Noggrann, säker kommunikation för branscher under starkt regelverk

Nagashima Ohno & Tsunematsu (NO&T), en av Japans ledande advokatbyråer, hanterar dagligen en stor mängd juridiska dokument på engelska, från internationella ärenden till kommunikation med utländska företag. I en miljö där noggrannhet, sekretess och effektivitet är avgörande har företaget vänt sig till DeepL för att effektivisera översättningsarbetsprocessen och till support för jurister på alla nivåer. 

Vi träffade Hiroto Inoue, partner, Naotaka Yamamoto, biträdande kontorschef, och Fuminori Noda, informationshantering, för att lära dig mer om hur DeepL förändrar deras arbete.

Vilka är några av de utmaningar som NO&T står inför och hur har DeepL hjälpt till?

Herr Inoue: Vårt företag har kontor över hela världen – Tokyo, New York, Singapore – och vi använder DeepL varje dag för att kommunicera mellan dem.

I internationella ärenden måste advokater ofta hantera enorma mängder engelska dokument. Med DeepL kan vi leverera översättningar snabbare och mer exakt än vi skulle kunna göra manuellt. Ofta börjar vi med en DeepL-översättning när vi snabbt vill förstå något, och förfinar sedan översättningen till japanska när vi behöver något ännu mer exakt. Vi översätter också regelbundet dokument från japanska till andra språk och vice versa när vi kommunicerar med utländska klienter eller inom företaget.

Advokater måste vara särskilt noggranna när de skriver e-postmeddelanden för att säkerställa tydlighet och undvika missförstånd. DeepL:s exakta översättningar gör det mycket enklare och snabbare att skriva tillförlitliga e-post på engelska som fångar nyanserna i det ursprungliga japanska utkastet. För intern kommunikation, där snabbhet är viktigare än precision, kan vi till och med skicka översättningar som de är, och det räcker för att få jobbet gjort.

Några av våra jurister som redan är bekväma med engelska använder också DeepL Write för att korrekturläsa och förfina sina egna engelska texter.  DeepL fungerar för alla genom att anpassa sig till olika kunskapsnivåer och behov, och det har gjort en stor skillnad i vårt dagliga arbete.

Naotaka Yamamoto, Deputy Office Manager

Vad var den viktigaste faktorn som påverkade ditt beslut att införa DeepL för verksamheter?

Mr. Yamamoto: Den avgörande faktorn var DeepL:s robusta säkerhet. Vårt företag har totalt över 1000 anställda, varav cirka 600 är jurister, så vi behövde en lösning som DeepL för verksamheter som enkelt kunde implementeras och hanteras av ledare i hela företaget. Funktion för översättning av dokument uppskattades särskilt för sin förmåga att översätta olika filformat i batcher med en enkel dra-och-släpp-ladda upp.

Vi hade redan fått positiv feedback från teammedlemmarna om tjänsten, så användbarhet och översättningsnoggrannhet var inga problem. Men eftersom vi hanterar mycket konfidentiell information har dataskydd alltid varit vår högsta prioritet. Vi hade tittat på andra generativa AI-alternativ, men kunde inte helt utesluta möjligheten att inmatade data skulle kunna användas för maskininlärning. 

DeepL:s strikta efterlevnad av de högsta standarderna för dataskydd och regelefterlevnad gav oss förtroendet och tryggheten att införa de senaste verktygen.

Läs mer om DeepL:s säkerhet på företagsnivå här.

Vad drev övergången från individs användning till företagsomfattande införande?

Mr. Yamamoto: Vi hade fått många förfrågningar från hela företaget om att införa en Språk-AI-plattform som underlättar arbetet.  Många anställda hade redan använt dessa tjänster individuellt – men alltid med försiktighet för att inte äventyra konfidentiell information.

Trots detta blev det snabbt uppenbart att detta inte var en idealisk situation. Vi behövde en lösning som kunde godkännas officiellt för företag. För att göra rätt val samarbetade vi med informationshanteringskommittén och studiegruppen för juridisk teknik för att utvärdera potentiella tjänster. Det var så vi beslutade att officiellt börja använda DeepL.

Vi valde Enterprise-abonnemanget eftersom det är lätt att leda. IT-avdelningen kan administrera det med minimal ansträngning, samtidigt som medarbetarna får en smidig upplevelse. Nästan alla på NO&T – från jurister och backofficepersonal till IT-personal – arbetar i en flerspråkig miljö. Genom att införa DeepL i hela företaget kunde vi öka den operativa effektiviteten och minska förvaltningskostnaderna.　　　

Hiroto Inoue, partner

Kan du berätta mer om den förändring du har sett?

Herr Inoue: Jag har funnit det särskilt effektivt när jag ska förstå och bearbeta engelska dokument. För jurister som inte har engelska som modersmål är det en stor utmaning att läsa och förstå stora mängder engelskt material på kort tid. Att försöka göra en korrekt översättning kan ta flera timmar för en enda sida. Översättningsuppgifterna sköts ofta av junioradvokater, men detta var en stor börda – ofta tog det en hel dag bara för att göra ett utkast. Att förfina formuleringen kan lägga till ännu mer tid.

DeepL-översättningar reducerade en hel dags arbete till bara några minuter. Tack vare appens användarvänlighet har vanan att översätta alla engelska filer som tas emot blivit fast etablerad. Den psykologiska barriären för att hantera stora mängder engelska dokument har sänkts, vilket har bidragit till att arbetseffektiviteten förbättras dramatiskt. 

Mr. Noda: För IT- och helpdesk-uppgifter går det nu mycket snabbare att skapa översatta manualer eller hantera brådskande kommunikation med utlandet – det som tidigare tog 10 timmar kan ofta göras på halva tiden. Även när du får brådskande aviserings som "systemfel att rapportera" från utländska kontor behöver du inte längre lägga tid på engelska översättningar. Du kan med förtroende skicka innehållet som översatts av DeepL, precis som det är.

Mr. Yamamoto: Tack vare DeepL som bryter ner språkbarriärer känner nu ett större antal teammedlemmar sig kapabla att svara på gränsöverskridande förfrågningar, vilket möjliggör ett smidigare samarbete mellan kontoren.

Herr Inoue: Det har förbättrat teamarbetet i allmänhet i vår flerspråkiga miljö, eftersom språk inte längre är ett hinder för expertis. Nu kan alla få tillgång till ärendematerial på sitt eget språk, vilket för människor närmare varandra och gör samarbetet och kommunikationen mellan team och kontor smidigare.

Vilka funktioner har du funnit användbara för juridik och IT-verksamhet?

Herr Inoue: I juridiskt arbete är ordboksfunktionen en viktig funktion för att upprätthålla konsekventa översättningar av definierade termer i kontrakt. Detta bidrar till att förebygga missförstånd och säkerställer noggrannhet i alla dokument. Vi uppskattar också DeepL:s förmåga att förstå sammanhanget och producera naturligt klingande översättningar, vilket gör det mycket snabbare att skriva och granska engelska dokument.

Å andra sidan är ett problem som är unikt för juridisk praxis att DeepL:s styrka när det gäller att förstå sammanhang och förmedla nyanser ibland kan slå tillbaka i juridiska dokument där tvetydigheter avsiktligt bevaras. I sådana situationer använder vi medvetet en alternativ tjänst som levererar en mer bokstavlig översättning.

Naturligtvis är det fortfarande en mänsklig uppgift att förfina uttryck och slutföra formuleringarna, även med Språk-AI. Med det sagt känns DeepL fortfarande som en oerhört praktisk tjänst för att utarbeta dokument eller snabbt förstå innehållet i engelska texter. Dess enkla användning är också tilltalande, vilket gör den tillgänglig för alla oavsett deras kunskapsnivå inom AI.

Mr. Noda: Ur ett IT-perspektiv har vårt fokus varit att underlätta införandet och kunskapsdelningen. Vi har till exempel delat tips på kontorsportalen och hållit webbseminarier för att hjälpa personalen att använda DeepL på ett effektivt sätt. Dessa initiativ gör det enkelt för alla att integrera DeepL i sina dagliga arbetsprocesser, vilket förbättrar den totala produktiviteten.

Fuminori Noda, information

Vad vill du se från DeepL i framtiden?

Herr Inoue: Helst skulle vi vilja ha en funktion som låter oss växla till en "bokstavlig översättning" som fångar alla nyanser, egenheter och fel i originaltexten. I kontraktsarbete är varje ord och fras viktigt, och ibland undviker vi medvetet alltför restriktiva översättningar. 

DeepL stöder redan vår verksamhet mycket väl, men vi ser fram emot framtida branschspecifika funktioner som kan göra det till ett ännu starkare och mer oumbärligt verktyg för vårt arbete.

Vad händer härnäst för Nagashima Ohno & Tsunematsu? 

Herr Inoue: Vi utökar för närvarande vår personal på utlandskontoren och vill ytterligare förbättra kommunikationen och samarbetet mellan alla kontor. Genom att utnyttja DeepL för att bryta ner språkbarriärer förväntar vi oss att ytterligare stärka känslan av enighet och sammanhållning inom hela företaget.