24 milhões de caracteres de localização: como os fluxos de trabalho automatizados levaram o Haufe X360 a novos mercados

O desafio: milhões de palavras e um formato de dados complexo

A Haufe X360, uma marca do Grupo Haufe, pretendia introduzir uma versão de localização do sistema americano de planeamento de recursos empresariais (ERP) Acumatica no mercado DACH (que abrange a Alemanha, a Áustria e a Suíça).

Para tal, a equipa teve de adaptar toda a interface do utilizador (UI) e toda a documentação para esta região em mais de quatro idiomas, com planos de expansão para outros mercados internacionais numa fase posterior.

A localização de um sistema tão abrangente e em constante evolução colocou desafios significativos. Isto era especialmente verdade no que diz respeito à documentação, que incluía todos os materiais de formação e manuais dos utilizadores para a plataforma ERP.

A tradução manual não é escalável

O projeto implicaria a tradução de mais de 60 000 cadeias de texto da interface do utilizador, bem como de 24 milhões de caracteres (ou aproximadamente 4 milhões de palavras) de documentação.

Inicialmente, todas as cadeias de texto da interface do utilizador foram localizadas manualmente. No entanto, quando a equipa tentou entregar a extensa documentação a agências de tradução externas, essa abordagem fracassou devido a dificuldades de comunicação e à experiência limitada com os fluxos de trabalho das agências.

Como solução temporária, a equipa verificou e adaptou manualmente os textos diretamente no sistema — um processo demorado que, em última análise, não era escalável, dado o enorme volume de conteúdo.

Obstáculos técnicos e falta de contexto

A documentação foi armazenada em DITA-XML, um formato complexo e referenciado, concebido especificamente para conteúdos técnicos. A sua estrutura em árvore torna a tradução particularmente complexa, uma vez que a sua transferência para ferramentas de tradução convencionais provoca frequentemente erros de formatação ou perda de dados.

As tentativas de integrar o Tradutor DeepL num sistema CAT tradicional não tiveram sucesso devido à estrutura personalizada do sistema ERP Haufe X360. Surgiram desafios adicionais devido à falta de contexto nos textos originais, o que levou a erros significativos, como a tradução de «COD» como «bacalhau», em vez da abreviatura pretendida para «pagamento na entrega».

A solução: um fluxo de trabalho de localização automatizado, integrado e preciso

A Haufe X360 superou os seus desafios de localização através de uma estreita colaboração com um parceiro de automação e da utilização da API do Tradutor DeepL, juntamente com glossários personalizados do DeepL. Esta combinação permitiu um fluxo de trabalho totalmente automatizado, capaz de processar grandes volumes de conteúdo, mantendo a precisão, a consistência e a eficiência.

DeepL impressiona pela sua elevada qualidade

A decisão de utilizar o Tradutor DeepL deveu-se principalmente à sua excepcional qualidade de tradução. O Grupo Haufe utilizava o DeepL internamente há anos, e este proporcionava sempre resultados de excelência. A qualidade elevada dos resultados permitiu à equipa otimizar as traduções automáticas a tal ponto que a revisão linguística manual se tornou praticamente desnecessária, acelerando significativamente o processo de localização.

O fluxo de trabalho automatizado do DeepL

Foi desenvolvido um processo de tradução automatizado em colaboração com um especialista em transformação. O fluxo de trabalho inclui as seguintes etapas:

Conversão e segmentação de DITA para XLIFF

Os ficheiros DITA de origem são convertidos para o formato XLIFF e segmentados para tradução.

Transferência de dados através da API do DeepL

O conteúdo segmentado é enviado para a API do DeepL para tradução

Integração dos glossários para garantir a coerência

É gerado automaticamente um glossário específico do módulo (base de dados terminológica), que é enviado juntamente com o texto para a API do DeepL, a fim de garantir a coerência terminológica em todas as traduções.

Garantia de qualidade automatizada

Após a tradução, as verificações automatizadas identificam termos incorretos, que são então substituídos automaticamente.

Resultado final

Os ficheiros DITA em alemão assim obtidos constituem a base para a wiki atualizada, pronta a ser utilizada pelos utilizadores finais.

O resultado: elevada eficiência e uma base para a expansão internacional

O fluxo de trabalho baseado no DeepL permite à Haufe X360 gerir a localização de milhões de palavras de forma eficiente, económica e com uma melhoria contínua da qualidade.

Alívio na gestão de produtos e eficiência de custos

A automatização eliminou a necessidade de uma grande equipa de tradução, gerando uma redução significativa de custos. Os colaboradores podem agora concentrar-se no trabalho de terminologia essencial, tirando o máximo partido do seu tempo e dos seus conhecimentos especializados.

Uma nova base para todo o Grupo Haufe

A elevada qualidade das traduções do Tradutor DeepL levou à adoção da solução em todo o Grupo Haufe. Atualmente, é utilizado em diversas áreas, incluindo:

• Um robô de automação de RH
• Tradução de tickets de atendimento ao cliente
• Uma aplicação de tradução baseada na Web

Perspetivas e impacto estratégico

O próximo passo para o Haufe X360 consiste em otimizar ainda mais os seus glossários, em estreita colaboração com os especialistas da DeepL. O objetivo é definir de forma ainda mais coerente termos técnicos compostos altamente específicos e funções complexas do sistema.

É esta base técnica que permite dar respostas flexíveis às exigências do mercado. Ao implementar um fluxo de trabalho de glossários mais eficiente, o Haufe X360 consegue disponibilizar novos pacotes de idiomas com o mínimo de esforço, em resposta aos pedidos dos clientes.

O holandês, o eslovaco e o checo estão atualmente a ser implementados, com mais idiomas a serem adicionados conforme necessário, definindo o terreno para um crescimento ainda maior no futuro.