24 miliony zlokalizowanych znaków: jak zautomatyzowane cykle pracy pomogły wprowadzić Haufe X360 na nowe rynki

Wyzwanie: miliony słów i skomplikowany format danych

Haufe X360, marka należąca do Grupy Haufe, chciała wprowadzić na rynek DACH (obejmujący Niemcy, Austrię i Szwajcarię) lokalizowaną wersję amerykańskiego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) Acumatica.

Aby to zrobić, zespół musiał dostosować cały interfejs użytkownika (UI) i całą dokumentację dla tego regionu na ponad 4 języki, z planami późniejszej ekspansji na kolejne rynki międzynarodowe.

Lokalizacja tak rozbudowanego i nieustannie ewoluującego systemu stanowiła spore wyzwanie. Dotyczyło to zwłaszcza dokumentacji, która obejmowała wszystkie materiały szkoleniowe i instrukcje obsługi platformy ERP.

Tłumaczenie ręczne nie jest skalowalne

Projekt wymagałby przetłumaczenia ponad 60 000 ciągów znaków interfejsu użytkownika, a także 24 milionów znaków (czyli około 4 milionów słów) dokumentacji.

Początkowo wszystkie ciągi znaków interfejsu użytkownika były poddawane lokalizacji ręcznie. Kiedy jednak zespół próbował przekazać tę obszerną dokumentację zewnętrznym agencjom tłumaczeniowym, podejście to nie powiodło się z powodu problemów komunikacyjnych i ograniczonego doświadczenia w zakresie cykli pracy agencji.

W ramach tymczasowego rozwiązania zespół ręcznie sprawdzał i dostosowywał teksty bezpośrednio w systemie – był to czasochłonny proces, który ostatecznie nie był skalowalny ze względu na ogromną ilość treści.

Przeszkody techniczne i brak kontekstu

Dokumentacja została zapisana w formacie DITA-XML, złożonym formacie z odwołaniami, stworzonym specjalnie z myślą o treściach technicznych. Jego struktura przypominająca drzewo sprawia, że tłumaczenie jest szczególnie trudne, bo przeniesienie go do standardowych narzędzi tłumaczeniowych często powoduje błędy formatowania lub utratę danych.

Próby zintegrowania Tłumacza DeepL z tradycyjnym systemem CAT zakończyły się niepowodzeniem ze względu na specyficzną strukturę systemu ERP Haufe X360. Dodatkowe trudności wynikały z braku kontekstu w tekstach źródłowych, co doprowadziło do poważnych błędów, takich jak przetłumaczenie skrótu „COD” jako „dorsz” zamiast zamierzonego skrótu „Cash on Delivery” (płatność przy odbiorze).

Rozwiązanie: zautomatyzowany, zintegrowany i precyzyjny cykl pracy dotyczący lokalizacji

Firma Haufe X360 poradziła sobie z wyzwaniami związanymi z lokalizacją dzięki ścisłej współpracy z partnerem zajmującym się automatyzacją oraz wykorzystaniu API DeepL Translator wraz z niestandardowymi glosariuszami DeepL. To połączenie pozwoliło na stworzenie w pełni zautomatyzowanego cyklu pracy, który radzi sobie z dużymi ilościami treści, zachowując przy tym dokładność, spójność i wydajność.

DeepL zachwyca wysoką jakością

Decyzja o skorzystaniu z Tłumacza DeepL wynikała przede wszystkim z wyjątkowej jakości tłumaczeń. Grupa Haufe od lat korzystała z DeepL na potrzeby wewnętrzne i zawsze zapewniało to doskonałe wyniki. Dzięki wysokiej jakości wyników zespół mógł zoptymalizować tłumaczenia maszynowe do tego stopnia, że ręczna weryfikacja językowa stała się w dużej mierze zbędna, co znacznie przyspieszyło proces lokalizacji.

Zautomatyzowany cykl pracy w DeepL

Proces automatycznego tłumaczenia został opracowany we współpracy z ekspertem ds. transformacji. Cykl pracy obejmuje następujące etapy:

Konwersja plików DITA do formatu XLIFF i segmentacja

Pliki źródłowe DITA są konwertowane do formatu XLIFF i dzielone na segmenty w celu tłumaczenia.

Przesyłanie danych przez API DeepL

Podzielona na fragmenty treść jest wysyłana do API DeepL w celu przetłumaczenia

Włączenie glosariusza w celu zachowania spójności

Słownik terminów właściwych dla danego modułu (baza terminologiczna) jest generowany automatycznie i przesyłany wraz z tekstem do interfejsu API DeepL, aby zapewnić spójność terminologii we wszystkich tłumaczeniach.

Zautomatyzowana kontrola jakości

Po zakończeniu tłumaczenia automatyczne kontrole wykrywają nieprawidłowe terminy, które są następnie automatycznie zastępowane.

Wynik końcowy

Powstałe w ten sposób niemieckie pliki DITA stanowią podstawę zaktualizowanej wiki, gotową do użytku przez użytkowników końcowych.

Wynik: wysoka wydajność i podstawa do globalnej ekspansji

Dzięki cykli pracy opartemu na DeepL Haufe X360 może zarządzać lokalizacją milionów słów w sposób wydajny, ekonomiczny i przy ciągłym podnoszeniu jakości.

Ułatwienia dla menedżerów odpowiedzialnych za produkty i oszczędności

Dzięki automatyzacji nie ma już potrzeby zatrudniania dużego zespołu tłumaczy, co pozwala na znaczne oszczędności. Pracownicy mogą teraz skupić się na kluczowych zadaniach związanych z terminologią, optymalnie wykorzystując swój czas i wiedzę.

Nowe fundamenty dla całej Grupy Haufe

Wysoka jakość tłumaczeń DeepL sprawiła, że rozwiązanie to zostało wdrożone w całej grupie Haufe. Obecnie jest wykorzystywane w wielu dziedzinach, między innymi:

• Robot do automatyzacji zadań kadrowych
• Tłumaczenie zgłoszeń do Działu Obsługi Klienta
• Internetowa aplikacja do tłumaczenia

Perspektywy i wpływ strategiczny

Kolejnym krokiem dla Haufe X360 jest dalsza optymalizacja glosariuszów we współpracy z ekspertami z DeepL. Celem jest jeszcze bardziej spójne opisywanie bardzo specyficznych, złożonych terminów technicznych oraz skomplikowanych funkcji systemowych.

To właśnie te podstawy techniczne pozwalają nam elastycznie reagować na potrzeby rynku. Dzięki uruchomieniu bardziej wydajnego cyklu pracy nad glosariuszami Haufe X360 może z minimalnym wysiłkiem dostarczać nowe pakiety językowe w odpowiedzi na prośby klientów.

Obecnie wprowadzamy języki niderlandzki, słowacki i czeski, a w razie potrzeby do nich dołączą kolejne, co stworzy podstawy do jeszcze większego rozwoju w przyszłości.