24 miljoner tecken i översättning: hur automatiserade arbetsprocesser hjälpte Haufe X360 att nå nya marknader

Utmaningen: miljontals ord och ett komplext dataformat

Haufe X360, ett varumärke inom Haufe Group, ville lansera en lokaliserad version av det amerikanska affärssystemet (ERP) Acumatica på DACH-marknaden (som består av Tyskland, Österrike och Schweiz).

För att klara detta behövde teamet anpassa hela användargränssnittet (UI) och all dokumentation för denna region till mer än fyra språk, med planer på att senare expandera till ytterligare internationella marknader.

Att utföra översättningen av ett så omfattande och ständigt föränderligt system innebar stora utmaningar. Detta gällde särskilt dokumentationen, som omfattade allt utbildningsmaterial och alla handböcker för användare om ERP-plattformen.

Manuell översättning är inte skalbar

Projektet skulle innebära översättning av över 60 000 UI-strängar samt 24 miljoner tecken (eller cirka 4 miljoner ord) i dokumentation.

Inledningsvis utfördes översättningen av alla strängar i användargränssnittet manuellt. Men när teamet sedan försökte överlämna den omfattande dokumentationen till externa översättningsbyråer misslyckades detta på grund av kommunikationsproblem och bristande erfarenhet av byråernas arbetsprocesser.

Som en tillfällig lösning kontrollerade och anpassade teamet texterna manuellt direkt i systemet – en tidskrävande process som i slutändan inte var skalbar med tanke på den enorma mängden innehåll.

Tekniska hinder och brist på sammanhang

Dokumentationerna lagrades i DITA-XML, ett komplext referensbaserat format som är särskilt utformat för tekniskt innehåll. Dess trädliknande struktur gör översättningen särskilt utmanande, eftersom överföringen till vanliga översättningsverktyg ofta leder till formateringsfel eller dataförlust.

Försöken att integrera DeepL Translator i ett traditionellt CAT-system misslyckades på grund av den anpassade strukturen i ERP-systemet Haufe X360. Ytterligare utmaningar uppstod på grund av bristande sammanhang i källtexterna, vilket ledde till allvarliga fel, såsom att ”COD” översattes till ”torsk” istället för den avsedda förkortningen för ”Cash on Delivery”.

Lösningen: en automatiserad, integrerad och exakt arbetsprocess för översättning

Haufe X360 löste sina utmaningar när det kommer till översättning genom att samarbeta nära med en automatiseringspartner och utnyttja DeepL Translator API tillsammans med anpassade DeepL-ordlistor. Denna kombination möjliggjorde en helt automatiserad arbetsprocess som hanterar stora mängder innehåll samtidigt som noggrannhet, enhetlighet och effektivitet upprätthålls.

DeepL imponerar med sin höga kvalitet

Beslutet att använda DeepL Translator grundades främst på dess exceptionella översättningskvalitet. Haufe Group hade använt DeepL internt i flera år, och verktyget levererade genomgående utmärkta resultat. Tack vare det högkvalitativa resultatet kunde teamet optimera maskinöversättningarna så pass att manuell språklig granskning i stort sett blev överflödig, vilket avsevärt påskyndade processen för översättning.

Det automatiserade DeepL-arbetsflödet

En automatiserad översättningsprocess har tagits fram i samarbete med en expert på digital omställning. Arbetsprocessen omfattar följande steg:

Konvertering och segmentering från DITA till XLIFF

Källfilerna i DITA-format konverteras till XLIFF-format och delas upp i segment inför översättningen.

Dataöverföring via DeepL API

Det uppdelade innehållet skickas till DeepL API för översättning

Integrering av ordlistan för att säkerställa enhetlighet

En modulspecifik ordlista (terminologidatabas) skapas automatiskt och skickas tillsammans med texten till DeepL API för att säkerställa enhetlig terminologi i alla översättningar.

Automatiserad kvalitetssäkring

Efter översättningen identifierar automatiska kontroller felaktiga termer, som sedan ersätts automatiskt.

Slutresultat

De färdiga tyska DITA-filerna utgör grunden för den uppdaterade wikin, som nu är klar att användas av slutanvändarna.

Resultatet: hög effektivitet och en grund för global expansion

Tack vare arbetsprocessen som bygger på DeepL kan Haufe X360 hantera översättningen av miljontals ord på ett effektivt och kostnadseffektivt sätt, samtidigt som kvaliteten ständigt förbättras.

Avlastning för produktledningen och kostnadseffektivitet

Automatiseringen har gjort det onödigt med ett stort översättningsteam, vilket har genererat betydande kostnadsbesparingar. Medarbetarna kan nu ägna sig åt viktiga terminologiarbeten och på så sätt utnyttja sin tid och sin expertis på bästa sätt.

En ny grund för hela Haufe-koncernen

Den höga kvaliteten på DeepL:s översättningar har lett till att lösningen har införts inom hela Haufe-koncernen. Det används numera inom flera olika områden, bland annat:

• En robot för automatisering av HR-arbete
• Översättning av supportärenden
• Ett webbaserat översättningsprogram

Framtidsutsikter och strategiska konsekvenser

Nästa steg för Haufe X360 är att ytterligare optimera sina ordlistor i nära samarbete med DeepL:s experter. Målet är att kartlägga mycket specifika, sammansatta facktermer och komplexa systemfunktioner på ett ännu mer enhetligt sätt.

Det är denna tekniska grund som gör det möjligt att anpassa sig flexibelt efter marknadens krav. Genom att driftsätta en mer effektiv arbetsprocess för ordlistor kan Haufe X360 leverera nya språkpaket med minimal ansträngning som svar på kundernas önskemål.

Nederländska, slovakiska och tjeckiska håller för närvarande på att införas, och fler språk kommer att följa efter vid behov, vilket banar väg för ännu större tillväxt i framtiden.