24 juta karakter telah dilokalkan: bagaimana alur kerja otomatis membawa Haufe X360 ke pasar-pasar baru

Tantangannya: jutaan Word dan format data yang rumit

Haufe X360, sebuah merek dari Haufe Group, ingin memperkenalkan versi yang telah dilokalisasi untuk pasar DACH (yang terdiri dari Jerman, Austria, dan Swiss) dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) asal Amerika Serikat, Acumatica.

Untuk itu, tim perlu menyesuaikan seluruh antarmuka pengguna (UI) dan seluruh dokumentasi untuk wilayah ini ke dalam lebih dari 4 bahasa, dengan rencana untuk kemudian memperluas jangkauan ke pasar internasional lainnya.

Pelokalan sistem yang begitu komprehensif dan terus berkembang ini menimbulkan tantangan yang cukup besar. Hal ini terutama berlaku untuk dokumentasi, yang mencakup semua materi pelatihan dan panduan pengguna untuk platform ERP.

Penerjemahan manual tidak terukur

Proyek ini akan membutuhkan penerjemahan lebih dari 60.000 string antarmuka pengguna, serta 24 juta karakter (atau sekitar 4 juta kata) dalam dokumentasi.

Awalnya, semua string antarmuka pengguna dilokalkan secara manual. Namun, ketika tim tersebut kemudian mencoba menyerahkan dokumentasi yang sangat banyak itu kepada biro terjemahan eksternal, upaya tersebut gagal karena kendala komunikasi dan pengalaman yang terbatas dalam hal alur kerja biro terjemahan.

Sebagai solusi sementara, tim memeriksa dan menyesuaikan teks secara manual langsung di dalam sistem—suatu proses yang memakan waktu dan pada akhirnya tidak dapat diterapkan secara luas mengingat volume konten yang sangat besar.

Kendala teknis dan kurangnya konteks

Dokumentasi tersebut disimpan dalam format DITA-XML, sebuah format yang kompleks dan saling merujuk yang dirancang khusus untuk konten teknis. Strukturnya yang menyerupai pohon membuat proses penerjemahan menjadi sangat sulit, karena pemindahan ke alat penerjemahan standar sering kali menyebabkan kesalahan format atau hilangnya data.

Upaya untuk mengintegrasikan DeepL Translator ke dalam sistem CAT konvensional tidak berhasil karena struktur sistem ERP Haufe X360 yang telah disesuaikan. Tantangan tambahan muncul akibat kurangnya konteks dalam teks sumber, yang mengakibatkan kesalahan signifikan seperti penerjemahan “COD” menjadi “cod” alih-alih singkatan yang dimaksud, yaitu ‘Cash on Delivery’.

Solusinya: alur kerja pelokalan yang otomatis, terintegrasi, dan akurat

Haufe X360 berhasil mengatasi tantangan pelokalan dengan bekerja sama erat bersama mitra otomatisasi serta memanfaatkan API DeepL Translator bersama dengan glosarium DeepL yang disesuaikan. Kombinasi ini memungkinkan alur kerja yang sepenuhnya otomatis untuk menangani volume konten yang besar sambil tetap menjaga akurasi, konsistensi, dan efisiensi.

DeepL memukau dengan kualitasnya yang tinggi

Keputusan untuk menggunakan DeepL Translator terutama didorong oleh kualitas terjemahannya yang luar biasa. Haufe Group telah mengandalkan DeepL secara internal selama bertahun-tahun, dan layanan tersebut secara konsisten memberikan hasil yang sangat baik. Hasil terjemahan berkualitas tinggi tersebut memungkinkan tim untuk mengoptimalkan terjemahan mesin hingga tahap di mana peninjauan linguistik manual menjadi tidak lagi diperlukan, sehingga proses pelokalan pun menjadi jauh lebih cepat.

Alur kerja otomatis DeepL

Proses terjemahan otomatis ini dikembangkan bekerja sama dengan seorang pakar transformasi. Alur kerja ini mencakup langkah-langkah berikut:

Konversi dan segmentasi DITA ke XLIFF

Berkas DITA sumber dikonversi ke format XLIFF dan dipisahkan menjadi segmen-segmen untuk diterjemahkan.

Transfer data melalui DeepL API

Konten yang telah dipisahkan dikirim ke API DeepL untuk diterjemahkan

Integrasi glosarium demi konsistensi

Glosarium khusus modul (basis data terminologi) dihasilkan secara otomatis dan dikirim bersama teks ke DeepL API untuk memastikan konsistensi terminologi di seluruh terjemahan.

Jaminan kualitas otomatis

Setelah proses terjemahan, pemeriksaan otomatis mendeteksi istilah yang salah, yang kemudian diganti secara otomatis.

Hasil akhir

Berkas-berkas DITA berbahasa Jerman yang dihasilkan menjadi dasar untuk wiki yang telah diperbarui, dan siap digunakan oleh pengguna akhir.

Hasilnya: efisiensi tinggi dan landasan untuk ekspansi global

Alur kerja berbasis DeepL memungkinkan Haufe X360 mengelola pelokalan jutaan kata secara efisien, hemat biaya, dan dengan peningkatan kualitas yang berkelanjutan.

Bantuan dalam manajemen produk dan efisiensi biaya

Otomatisasi telah menghilangkan kebutuhan akan tim penerjemah yang besar, sehingga menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Kini, para karyawan dapat fokus pada pekerjaan terkait terminologi yang penting, sehingga dapat memanfaatkan waktu dan keahlian mereka secara optimal.

Landasan baru bagi seluruh Grup Haufe

Kualitas terjemahan DeepL yang tinggi telah mendorong penerapan solusi ini di seluruh Haufe Group. Saat ini, teknologi ini digunakan di berbagai bidang, antara lain:

• Robot otomatisasi SDM
• Penerjemahan tiket dukungan
• Aplikasi terjemahan berbasis web

Prospek dan dampak strategis

Langkah selanjutnya bagi Haufe X360 adalah mengoptimalkan lebih lanjut glosariumnya melalui kerja sama erat dengan para ahli DeepL. Tujuannya adalah untuk memetakan istilah-istilah teknis yang sangat spesifik dan fungsi-fungsi sistem yang kompleks dengan cara yang lebih konsisten.

Landasan teknis inilah yang memungkinkan respons yang fleksibel terhadap kebutuhan pasar. Dengan menerapkan alur kerja glosarium yang lebih efisien, Haufe X360 dapat menyediakan paket bahasa baru dengan mudah sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan.

Bahasa Belanda, Slowakia, dan Ceko saat ini sedang diimplementasikan, dan bahasa-bahasa lain akan menyusul sesuai kebutuhan, yang membuka jalan bagi pertumbuhan yang lebih besar di masa depan.