24 milioni di caratteri localizzati: ecco come Haufe X360 conquista nuovi mercati grazie ai flussi automatizzati

La sfida: milioni di parole e un formato di dati complesso

Haufe X360, un marchio del Gruppo Haufe, voleva introdurre una versione localizzata del sistema americano di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) Acumatica nel mercato DACH (che comprende Germania, Austria e Svizzera).

Per farlo, il team ha dovuto adattare l’intera interfaccia utente (UI) e tutta la documentazione per questa regione in più di quattro lingue, con un piano per espandersi in seguito in altri mercati internazionali.

La localizzazione di un sistema così completo e in continua evoluzione ha comportato sfide non da poco. Questo valeva in particolare per la documentazione, che comprendeva tutto il materiale formativo e i manuali d’uso della piattaforma ERP.

La traduzione manuale non è scalabile

Il progetto richiederebbe la traduzione di oltre 60 000 stringhe dell’interfaccia utente, oltre a 24 milioni di caratteri (ovvero circa 4 milioni di parole) di documentazione.

All’inizio tutte le stringhe dell’interfaccia utente venivano localizzate a mano. Ma quando il team ha cercato di affidare l’ampia documentazione ad agenzie di traduzione esterne, questo approccio si è rivelato fallimentare a causa delle difficoltà di comunicazione e della scarsa familiarità con i flussi di lavoro delle agenzie.

Come soluzione provvisoria, il team controllava e adattava i testi direttamente nel sistema: un processo che richiedeva molto tempo e che, alla fine, non era scalabile dato l’enorme volume di contenuti.

Ostacoli tecnici e mancanza di contesto

La documentazione era archiviata in DITA-XML, un formato complesso e basato su riferimenti, progettato specificamente per i contenuti tecnici. La sua struttura ad albero rende la traduzione particolarmente impegnativa perché il trasferimento verso strumenti di traduzione standard causa spesso errori di formattazione o perdita di dati.

I tentativi di integrare DeepL Traduttore in un CAT tool tradizionale non hanno avuto successo a causa della struttura personalizzata del sistema ERP Haufe X360. A complicare le cose c’era anche la mancanza di contesto nei testi di partenza, con errori significativi come la traduzione di “COD” come “cod” (merluzzo) invece dell’abbreviazione voluta per “Cash on Delivery”.

La soluzione: un flusso di lavoro di localizzazione automatizzato, integrato e accurato

Haufe X360 ha superato le sfide legate alla localizzazione collaborando strettamente con un partner specializzato in automazione e sfruttando l’API di DeepL Traduttore insieme a glossari DeepL personalizzati. Questa combinazione ha permesso di ottenere un flusso di lavoro completamente automatizzato in grado di gestire grandi volumi di contenuti mantenendo accuratezza, coerenza ed efficienza.

DeepL convince per la sua alta qualità

La decisione di usare DeepL Traduttore è stata dettata soprattutto dalla sua eccezionale qualità di traduzione. Il Gruppo Haufe si affidava a DeepL internamente già da anni e otteneva sempre risultati eccellenti. L’alta qualità dei risultati ha permesso al team di ottimizzare le traduzioni automatiche al punto da rendere quasi superflua la revisione linguistica manuale, accelerando molto il processo di localizzazione.

Il flusso di lavoro automatizzato di DeepL

È stato sviluppato un processo di traduzione automatizzato in collaborazione con un esperto di trasformazione. Il flusso di lavoro comprende queste fasi:

Conversione da DITA a XLIFF e segmentazione

I file DITA di partenza vengono convertiti in formato XLIFF e segmentati per la traduzione.

Trasferimento dei dati tramite l’API di DeepL

Il contenuto segmentato viene inviato all’API di DeepL per la traduzione

Integrazione del glossario per garantire la coerenza

Viene generato in automatico un glossario specifico per il modulo (database terminologico) e inviato insieme al testo all’API di DeepL per garantire la coerenza terminologica in tutte le traduzioni.

Controllo qualità automatizzato

Dopo la traduzione, dei controlli automatici individuano i termini errati, che vengono poi sostituiti in automatico.

Risultato finale

I file DITA in tedesco così ottenuti costituiscono la base per la wiki aggiornata, pronta per essere usata dagli utenti finali.

Il risultato: massima efficienza e le basi per una scalabilità globale

Il flusso di lavoro basato su DeepL permette a Haufe X360 di gestire la localizzazione di milioni di parole in modo efficiente, economico e con un miglioramento continuo della qualità.

Migliore gestione dei prodotti e risparmio

Grazie all'automazione non c’è più bisogno di un grande team di traduzione, il che ha portato a un notevole risparmio sui costi. I dipendenti possono ora concentrarsi sul lavoro terminologico più importante, usando al meglio il loro tempo e le loro competenze.

Nuove basi per l’intero Gruppo Haufe

L’elevata qualità delle traduzioni di DeepL ha portato all’adozione della soluzione in tutto il Gruppo Haufe. Ora viene usata in diversi ambiti, tra cui:

• Un robot per l’automazione delle risorse umane.
• Traduzione dei ticket di assistenza.
• Un’applicazione di traduzione basata sul web.

Prospettive e impatto strategico

Il prossimo passo per Haufe X360 è ottimizzare ancora di più i propri glossari in stretta collaborazione con gli esperti di DeepL. L’obiettivo è mappare in modo ancora più coerente termini tecnici composti altamente specifici e funzioni di sistema complesse.

È proprio questa base tecnica a consentire risposte flessibili alle esigenze del mercato. Grazie all’implementazione di un flusso di lavoro più efficiente per i glossari, Haufe X360 può fornire nuovi pacchetti linguistici con il minimo sforzo in risposta alle richieste dei clienti.

Olandese, slovacco e ceco sono attualmente in fase di implementazione, e altre seguiranno secondo necessità, ponendo le basi per una crescita futura ancora maggiore.