24 Millionen Zeichen lokalisiert: der automatisierte DeepL‑Workflow bei Haufe X360

Die Herausforderung: Millionen von Wörtern und ein komplexes Datenformat

Haufe X360, eine Marke der Haufe-Group, lokalisierte das amerikanische Acumatica ERP‑System für den DACH‑Markt.

Haufe X360 sollte die gesamte Benutzeroberfläche und Dokumentation für den DACH‑Markt anpassen und dies später auf weitere Märkte ausweiten.

Die Lokalisierung eines solch umfangreichen und ständig aktualisierten Systems stellte das Team vor große Herausforderungen. Dies galt insbesondere für die Dokumentation: Diese umfasst die gesamte Systemhilfe, alle Trainingsunterlagen und Benutzerhandbücher für das ERP.

Manuelle Übersetzung ist nicht skalierbar

Das Projekt umfasste die Übersetzung von über 60.000 Textelementen in der Benutzeroberfläche. Hinzu kam die Dokumentation mit 24 Millionen Zeichen (ca. 4 Millionen Wörter) .

Die Textelemente wurden zunächst komplett manuell lokalisiert. Anschließend versuchte das Team, die immense Dokumentation über Agenturen abzuwickeln. Der Versuch scheiterte an Kommunikationsschwierigkeiten und der fehlenden Erfahrung des Teams mit Übersetzungsagenturen.

Als Notlösung musste das Team die Texte in einem mühsamen manuellen Prozess im System überprüfen und anpassen. Diese Vorgehensweise war jedoch aufgrund der enormen Menge nicht skalierbar.

Technische Hürden und fehlender Kontext

Die Dokumentation liegt im komplexen, referenzierten DITA‑XML‑Format vor. Dieses spezielle Format für technische Dokumentation erschwert die Übersetzung massiv. Es nutzt eine baumartige Struktur, was bei der Übergabe an Standard-Übersetzungstools zu Formatierungsfehlern und Datenverlusten führen kann.

Die Integration von DeepL in ein traditionelles CAT‑System scheiterte aufgrund der komplexen, angepassten Struktur des Haufe X360 ERP‑Systems. Zudem gab es Herausforderungen mit fehlendem Kontext im Ausgangstext. Dies führte zu gravierenden Fehlern, zum Beispiel „Arbeitslager“ im Produktionsumfeld oder „Kabeljau“ anstelle von „Zahlung per Nachnahme“ bei der Abkürzung „COD“.

Die Lösung: die DeepL API, ein Glossar und ein automatisierter Workflow

Der Durchbruch gelang Haufe X360 durch die Kombination aus der DeepL API, der Verwendung der Glossarfunktionen von DeepL und der engen Zusammenarbeit mit einem Automatisierungspartner.

DeepL überzeugt durch hohe Qualität

Die Entscheidung für DeepL war vor allem qualitativer Natur. Die Haufe-Group nutzte DeepL bereits seit Jahren intern und das Tool bot konstant die besten Ergebnisse. Die sehr gute DeepL-Qualität ermöglichte es dem Team, die maschinellen Übersetzungen so weit zu optimieren, dass eine manuelle linguistische Abnahme weitgehend überflüssig wurde.

Der automatisierte DeepL-Workflow

Zusammen mit einem Transformations-Experten wurde ein automatisierter Prozess für die Übersetzungen entwickelt:

Konvertierung von DITA nach XLIFF und Segmentierung

Die DITA‑Dateien werden in das XLIFF‑Format umgewandelt und segmentiert.

Datenübertragung über die DeepL API

Das System überspielt die Daten per DeepL API.

Glossarintegration für Konsistenz

Parallel wird ein modulspezifisches Glossar (Terminologiedatenbank) generiert. Dieses Glossar wird direkt zusammen mit dem Text an die DeepL API übermittelt, um Konsistenz zu gewährleisten.

Automatisierte Qualitätssicherung

Nach der Übersetzung erfolgt eine automatisierte Qualitätssicherung und das Ersetzen nicht korrekter Begriffe.

Endergebnis

Die finale deutsche DITA‑Datei bildet die Basis des Wikis.

Das Ergebnis: hohe Effizienz und die Basis für globale Skalierung

Der auf DeepL basierende Prozess ermöglicht es Haufe X360, die gesamte Lokalisierung von Millionen von Wörtern mit kontinuierlicher Qualitätssteigerung und auf kosteneffiziente Weise zu bewältigen.

Entlastung des Produktmanagements und Kosteneffizienz

Durch die Automatisierung wird kein großes Übersetzungsteam mehr benötigt, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Die Mitarbeitenden können ihre Kapazitäten optimal nutzen, indem sie sich primär auf die wichtige Terminologiearbeit konzentrieren. Dank dieser Qualitätssicherung erreichte der Bereich das strategische Ziel, die Übersetzungen ohne manuelle linguistische Abnahme direkt in Produktion zu geben.

Basis für die Unternehmensgruppe

Die hohe Qualität der Übersetzungen führte dazu, dass DeepL nun von der gesamten Haufe-Group genutzt wird. Die API‑Lösung wird gruppenweit eingesetzt, unter anderem für:

• einen HR‑Roboter
• die Übersetzung von Support-Tickets
• eine webbasierte Übersetzungsanwendung

Ausblick

Der nächste große Schritt ist die weitere Optimierung der Glossare in enger Zusammenarbeit mit den DeepL-Experten. Ziel ist es, hochspezifische, zusammengesetzte Fachbegriffe und komplexe Systemfunktionen noch konsistenter abzubilden.

Diese technische Basis ist essentiell, um flexibel auf Marktanforderungen reagieren zu können: Haufe X360 nutzt den effizienten Glossar-Workflow, um auf gezielte Kundenanfragen hin neue Sprachpakete mit minimalem Aufwand bereitzustellen.

Aktuell werden so Sprachpakete für Niederländisch, Slowakisch und Tschechisch realisiert, wobei weitere Sprachen je nach Kundenbedarf jederzeit ergänzt werden können.