24 miljoen gelokaliseerde tekens: hoe Haufe X360 nieuwe markten heeft aangeboord dankzij geautomatiseerde workflows

De uitdaging: miljoenen woorden en een complex gegevensformaat

Haufe X360 is een onderdeel van de Haufe Group en wilde een gelokaliseerde versie van het Amerikaanse ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) Acumatica introduceren op de DACH-markt (die bestaat uit Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland).

Hiervoor moest het team de volledige gebruikersinterface (UI) en alle documentatie voor deze regio vertalen naar meer dan vier talen,met plannen om later uit te breiden naar andere internationale markten.

Het lokaliseren van dit uitgebreide en continu veranderende systeem vormde een grote uitdaging. Dit gold met name voor de documentatie, die alle trainingsmaterialen en gebruikershandleidingen voor het ERP-platform omvatte.

Handmatige vertalingen zijn niet schaalbaar

Voor dit project moesten meer dan 60.000 strings voor de gebruikersinterface worden vertaald, evenals 24 miljoen tekens (of ongeveer 4 miljoen woorden) aan documentatie.

In het begin werden alle UI-strings handmatig gelokaliseerd. Toen het team de uitgebreide documentatie aan externe vertaalbureaus wilde overdragen, mislukte dit echter vanwege communicatieproblemen en een gebrek aan ervaring met de werkprocessen van die bureaus.

Het team controleerde en paste de teksten tijdelijk zelf in het systeem aan. Dit was erg tijdrovend en bleek uiteindelijk niet schaalbaar, aangezien het om een enorme hoeveelheid content ging.

Technische uitdagingen en gebrek aan context

De documentatie werd opgeslagen in het complexe DITA-XML-formaat, dat speciaal is ontworpen voor technische content. Door deze boomstructuur was het bijzonder moeilijk om het bestand, aangezien het gebruik van gebruikelijke vertaaltools vaak resulteerde in opmaakfouten of gegevensverlies.

Het lukte niet om DeepL Translator in een traditioneel CAT-systeem te integreren vanwege de aangepaste structuur van het Haufe X360 ERP-systeem. Er ontstonden nog meer problemen door het ontbreken van context in de bronteksten, wat leidde tot ernstige fouten, zoals de vertaling van “COD” als ”cod” in plaats van de bedoelde afkorting voor ‘Cash on Delivery’.

De oplossing: een geautomatiseerde, geïntegreerde en nauwkeurige lokalisatieworkflow

Haufe X360 wist de uitdagingen op het gebied van lokalisatie het hoofd te bieden door nauw samen te werken met een automatiseringspartner en gebruik te maken van de DeepL Translator API met aangepaste DeepL-woordenlijsten. Door deze combinatie is een volledig geautomatiseerde workflow ontwikkeld die grote hoeveelheden content verwerkt en tegelijkertijd de nauwkeurigheid, consistentie en efficiëntie behoudt.

DeepL onderscheidt zich dankzij de hoge kwaliteit

We hebben vooral voor DeepL Translator gekozen vanwege de uitzonderlijke vertaalkwaliteit. Binnen de Haufe Group gebruiken we DeepL al een aantal jaren en de resultaten zijn altijd uitstekend geweest. Het team kon de machinevertalingen optimaliseren dankzij de geleverde hoogwaardige vertalingen, wat handmatige beoordelingen van vertalingen grotendeels overbodig heeft gemaakt. Dit heeft het lokalisatieproces aanzienlijk versneld.

De geautomatiseerde DeepL-workflow

Haufe X360 heeft samen met een transformatie-expert een geautomatiseerd vertaalproces ontwikkeld. De workflow bestaat uit de volgende stappen:

Conversie en segmentatie van DITA naar XLIFF

De bronbestanden in DITA-formaat worden geconverteerd naar het XLIFF-formaat en opgedeeld in segmenten voor vertaling.

Gegevensoverdracht via de DeepL API

De content die in segmenten is opgedeeld, wordt naar de DeepL-API gestuurd om te worden vertaald

Consistente vertalingen met de Integratie van woordenlijsten

Er wordt automatisch een modulespecifieke woordenlijst (terminologiedatabase) gegenereerd en samen met de tekst naar de DeepL API verzonden, waardoor de terminologie in al uw vertalingen consistent blijft.

Geautomatiseerde kwaliteitsborging

Onjuiste termen worden na het vertalen opgespoord door automatische controles en vervolgens automatisch vervangen.

Eindresultaat

De uiteindelijke DITA-bestanden in het Duits vormen de basis voor de bijgewerkte wiki en kunnen direct door eindgebruikers worden geraadpleegd.

Het resultaat: een hoge efficiëntie en een basis voor internationale groei

Haufe X360 kan met de workflow op basis van DeepL miljoenen woorden efficiënt en kosteneffectief lokaliseren, waarbij de kwaliteit voortdurend wordt verbeterd.

Voordelen voor productmanagement en kostenbesparingen

Door de automatisering is een groot vertaalteam overbodig geworden, wat aanzienlijke kostenbesparingen oplevert. Medewerkers kunnen zich nu richten op belangrijke taken met betrekking tot terminologie en hun tijd en expertise optimaal benutten.

Een nieuwe basis voor de Haufe Group

De hoogwaardige vertalingen van DeepL hebben ertoe geleid dat DeepL door de hele Haufe Group wordt gebruikt. Haufe Group gebruikt DeepL op meerdere gebieden, waaronder:

• Een HR-automatiseringsrobot
• Vertaling van supporttickets
• Een webgebaseerde vertaalapplicatie

Vooruitzichten en strategische impact

De volgende stap voor Haufe X360 is het verder optimaliseren van de woordenlijsten. Hiervoor zal nauw worden samengewerkt met de experts van DeepL. Het doel is om zeer specifieke, samengestelde technische termen en complexe systeemfuncties nog consistenter in kaart te brengen.

Met deze technische basis kan Haufe Group flexibel inspelen op de behoeften van de markt. Met de implementatie van een efficiëntere workflow voor woordenlijsten kan Haufe X360 op verzoek van klanten snel nieuwe taalpakketten leveren.

De talen Nederlands, Slowaaks en Tsjechisch worden momenteel geïmplementeerd. Indien nodig zullen er meer volgen, wat een basis vormt voor nog grotere groei in de toekomst.