Como a Cybozu facilita a comunicação internacional graças à IA linguística

Poderia falar-nos um pouco sobre si e sobre a Cybozu?

Sou o diretor-geral do departamento de sistemas de informação da divisão de operações da Cybozu Inc. As principais funções do departamento de sistemas de informação incluem a conceção, a construção e a operação de sistemas internos. Especificamente, o departamento de sistemas de informação é composto por três equipas: 

• a equipa responsável pela organização de computadores, smartphones e equipamentos e pela resposta a pedidos dos utilizadores,
• a equipa responsável pela implementação de serviços em nuvem, como o DeepL, e pela gestão das respetivas contas,
• a equipa que é a principal responsável pelo desenvolvimento.

A minha função é organizar as três equipas.

A Cybozu opera em duas áreas de negócio: produtos de groupware e soluções para melhorar o trabalho em equipa. No que respeita ao groupware, desenvolvemos, comercializamos e operamos quatro produtos: Kintone, Garoon, Cybozu Office e Mailwise. Como programadores de groupware utilizado para partilha de informações entre equipas e organizações, estamos comprometidos com o nosso propósito: "Construir uma sociedade repleta de trabalho em equipa."

Poderia falar-nos sobre a recente expansão da sua empresa no mercado internacional?

Estamos a desenvolver o Kintone para mercados internacionais em vários países e regiões, incluindo os EUA, a Austrália, a China, Taiwan, a Malásia e o Vietname.

Estamos também a contratar pessoas independentemente da sua nacionalidade ou língua materna, recrutando membros estrangeiros no Japão. Isto baseia-se na ideia de que, se pretendemos criar um produto que será utilizado em diversos mercados, precisamos de compreendê-los. Para algumas equipas de desenvolvimento, já não é relevante se um candidato tem nacionalidade japonesa ou fala japonês.

Em que áreas considerou necessário o uso de tradução baseada em IA e tradução automática?

Temos presença internacional, com escritórios no Vietname, na China e nos EUA.

Em cada local, há mais membros de cada país do que membros que falam japonês. Portanto, o idioma de comunicação difere dependendo da localização.

No Vietname, a comunicação é em vietnamita; nos EUA, é em inglês; na China, é principalmente em chinês; no Japão, é em japonês. No entanto, quando analisado como um todo, a proporção de membros que falam japonês é inevitavelmente elevada. Portanto, grande parte da comunicação no groupware acontece em japonês.

Isto significa que muitos membros não japoneses da equipa não conseguiam ler os documentos e tinham dificuldade em participar nas discussões. É por isso que começámos a considerar ferramentas de tradução, pois sentimos a necessidade de oferecer suporte que eliminasse quaisquer barreiras linguísticas.

Havia muitas opções disponíveis, incluindo ferramentas de tradução baseada em IA e tradução automática. O que o levou a escolher o DeepL?

O mais importante era que sabíamos, a partir de dados disponíveis publicamente, que os padrões de segurança do DeepL seriam elevados. Penso que foi há mais de quatro ou cinco anos que consideramos, pela primeira vez, a introdução de uma ferramenta de tradução. Naquela época, a maioria das ferramentas utilizava os dados introduzidos para aperfeiçoar os seus sistemas de tradução.

Contudo, a DeepL sempre afirmou que elimina prontamente os dados introduzidos e os trata de forma segura. Como departamento de sistemas de informação, estamos mais preocupados com a segurança e a facilidade de operação do que com a usabilidade. Começámos a olhar para o DeepL como a ferramenta que parecia ser a melhor em termos de segurança.

Como é que os seus utilizadores avaliam o DeepL?

Muitos utilizadores afirmam que os resultados de tradução do DeepL são mais naturais do que os de outras empresas.

Outras ferramentas de tradução são conhecidas por fornecer traduções que parecem pouco naturais ou frases que soam como frases padrão. Outro problema era que os utilizadores não conseguiam avaliar se poderiam utilizar os resultados da tradução sem editar, e tinham de ser cuidadosos. 

Por exemplo, era necessário traduzir de volta para o idioma original ou pesquisar cada palavra. O DeepL tem uma reputação elevada no que respeita à precisão das suas traduções, e os resultados podem ser utilizados tal como estão. Como resultado, muitos dos nossos funcionários utilizam agora o DeepL. Outro aspeto que as pessoas mencionam é que a aplicação para computador é muito fácil de utilizar. Ao que parece, todos utilizam o atalho de teclado para iniciar imediatamente uma tradução.

Temos muitos engenheiros envolvidos no desenvolvimento, por isso é positivo que existam atalhos e que seja fácil para os programadores utilizarem-nos.

O que costuma traduzir e em que situações é mais comum ser necessária uma tradução?

Utilizo o DeepL para traduzir especificações e pedidos de informação por e-mail.
De momento, estamos a fornecer assistência para produtos destinados a mercados internacionais, portanto, também utilizamos o serviço para algumas dessas traduções.

Na nossa empresa, toda a comunicação interna é basicamente feita no Kintone.
Também utilizamos o DeepL para traduzir manuais e perguntas frequentes criados no Kintone para o inglês.

Além disso, utilizamos a extensão para navegador para traduzir páginas inteiras.

Já muitas pessoas usavam o DeepL na Cybozu. Que desafios enfrentou durante o processo de implementação?

Antes da implementação em toda a empresa, tínhamos várias equipas a utilizar assinaturas pagas do DeepL. Além disso, quase todos sabiam o que era o DeepL, portanto, não houve muitos desafios significativos em relação à implementação.

As nossas regras internas exigiam que utilizássemos a assinatura paga do DeepL por motivos de segurança, mas deixámos a gestão de contas e contratos a cargo dos utilizadores. Desta vez, o departamento de sistemas de informação organizou uma implementação em toda a empresa com uma política de concessão de licenças aos membros que desejassem utilizá-las.

Em termos de gestão, conseguimos implementar o sistema de uma forma que reduziu a carga de trabalho para o departamento de sistemas de informação, proporcionando simultaneamente vantagens significativas aos utilizadores. Este foi um ponto importante do projeto.

Por exemplo, o início de sessão único (SSO) permite que os utilizadores se registem e criem as suas próprias contas. Além disso, quando o limite de contas é atingido, o sistema desativa automaticamente as contas não utilizadas. 

Por vezes, ouvimos dizer que é difícil utilizar ferramentas que não medem o retorno sobre o investimento (ROI). A Cybozu considerou o ROI ao implementar o DeepL em toda a empresa?

Em vez do retorno sobre o investimento (ROI), o DeepL está a ser apresentado como uma solução para um desafio visível.

Neste caso, a barreira linguística é um problema que está a ter um impacto cada vez maior na Cybozu. Com o aumento do número de membros cujo idioma não é o japonês, há pessoas que não conseguem compreender a mensagem, a menos que seja escrita em inglês e japonês quando é publicada para toda a empresa. 

Além disso, há casos nas comunicações diárias em que as discussões não podem acontecer a menos que se utilize o inglês. O departamento de sistemas de informação está a introduzir ferramentas para fornecer suporte, de modo que todos possam compreender as comunicações.

Em termos de retorno sobre o investimento (ROI), acredito que não seja impossível demonstrar a redução do tempo gasto com tradução e comunicação. Sinto os efeitos, sem dúvida.

Outro dos efeitos da implementação do DeepL é que parece ter tornado mais fácil para os membros da equipa no estrangeiro entrarem em contacto comigo. Se os meus comentários forem redigidos no idioma do colaborador, o conteúdo é mais fácil de compreender e as nuances podem ser transmitidas eficazmente. 

Isto faz com que seja mais fácil para todos comunicarem comigo, pelo que sinto frequentemente que as barreiras linguísticas já não são tão significativas. É difícil saber se isso é verdade ou não, mas acredito que o DeepL proporciona um impacto positivo na nossa comunicação que não pode ser quantificado.

Quais são os resultados da remoção das barreiras linguísticas e dos desafios de comunicação, e qual é a sua visão para o futuro?

Do ponto de vista da tecnologia da informação, pretendemos reduzir ao máximo as disparidades de informação e localização. Quando uma empresa está a tentar competir internacionalmente, costuma-se dizer que é importante poder trabalhar a qualquer hora e em qualquer lugar. No entanto, o que tenho percebido recentemente é que "com qualquer pessoa" também está a tornar-se mais importante para a nossa empresa.

Após a pandemia de COVID-19, muitas empresas começaram a adotar o trabalho remoto, e já não é incomum poder trabalhar em qualquer lugar, a qualquer hora. Portanto, o próximo item em termos de importância para a Cybozu é "com qualquer pessoa". O primeiro desafio que surge ao trabalhar com um grupo diversificado de pessoas com diferentes formas de pensar é a barreira linguística. Considero que, se essa barreira for eliminada, uma nova forma de trabalhar tornar-se-á visível.

Ao partilhar informações e comunicar a nível internacional, podemos desenvolver novas ideias que não seriam possíveis se comunicássemos apenas em japonês. A Cybozu está a entrar na fase de "a qualquer hora, em qualquer lugar, com qualquer pessoa". Considero que o primeiro passo para promover esta configuração é facilitar a comunicação entre pessoas que falem idiomas diferentes.