Как Cybozu обеспечивает глобальную коммуникацию с помощью языкового ИИ

Не могли бы вы рассказать немного о себе и Cybozu?

Я генеральный менеджер отдела информационных систем операционного подразделения Cybozu Inc. Основные обязанности отдела информационных систем включают проектирование, создание и эксплуатацию внутренних систем. В частности, отдел информационных систем состоит из трех команд: 

• Команда, которая занимается настройкой компьютеров, смартфонов и оборудования и отвечает на запросы пользователей
• Команда, которая внедряет облачные услуги, такие как DeepL, и управляет их учетными записями
• Команда, которая в основном отвечает за разработку

Моя роль заключается в организации работы всех трех команд.

У Cybozu два направления бизнеса: продукты для совместной работы и решения для повышения эффективности командной работы. В области группового программного обеспечения мы разрабатываем, продаем и обслуживаем четыре продукта: Kintone, Garoon, Cybozu Office и Mailwise. Как разработчик группового программного обеспечения, используемого для обмена информацией между командами и организациями, мы привержены нашей цели: «Создание общества, основанного на командной работе».

Не могли бы вы рассказать о недавнем выходе на мировой рынок?

Мы разрабатываем Kintone для зарубежных рынков в различных странах и регионах, включая США, Австралию, Китай, Тайвань, Малайзию и Вьетнам.

Мы также принимаем на работу людей независимо от их национальности и родного языка, включая иностранных специалистов в Японии. Это основано на идее, что, если мы собираемся создать продукт, который будет использоваться на различных рынках, нам необходимо их понимать. Для некоторых команд разработчиков уже не имеет значения, является ли кандидат гражданином Японии или владеет ли он японским языком.

В каких областях, по вашему мнению, было необходимо использовать ИИ и машинный перевод?

Мы имеем представительства по всему миру, включая офисы во Вьетнаме, Китае и США.

В каждом филиале иностранных сотрудников больше, чем сотрудников, говорящих по-японски. Таким образом, язык общения различается в зависимости от местоположения.

Во Вьетнаме общение ведется на вьетнамском языке, в США — на английском, в Китае — в основном на китайском, в Японии — на японском. Однако в целом сотрудники, говорящие на японском языке, составляют большинство. Поэтому общение о групповом программном обеспечении в основном ведется на японском.

В результате многие сотрудники, не говорящие по-японски, не могли читать документы и участвовать в обсуждениях. Именно поэтому мы начали рассматривать возможность использования инструментов перевода: мы поняли, что необходимо обеспечить поддержку, устраняющую языковые барьеры.

Почему вы выбрали DeepL из множества доступных вариантов, включая ИИ и машинный перевод?

Наиболее важным было то, что мы знали из общедоступных данных, что у DeepL высокие стандарты безопасности. Думаю, что мы впервые рассмотрели возможность внедрения инструмента перевода 4–5 лет назад. Однако большинство инструментов в то время использовали входные данные для улучшения своих систем перевода.

DeepL же всегда заявлял, что незамедлительно удаляет входные данные и обрабатывает их в соответствии с требованиями безопасности. Для отдела информационных систем безопасность и простота эксплуатации важнее, чем удобство использования. Мы начали рассматривать DeepL как инструмент, который, по нашему мнению, является наиболее надежным с точки зрения безопасности.

Как ваши пользователи оценивают DeepL?

Многие пользователи отмечают, что переводы DeepL звучат более естественно по сравнению с переводами других сервисов.

Говорят, что другие инструменты выдают переводы, которые кажутся натянутыми, с предложениями, похожими на примеры из учебников. Еще одной проблемой было то, что пользователи не могли определить, можно ли использовать перевод без изменения, и им приходилось проявлять осторожность. 

Например, им приходилось переводить обратно на исходный язык или искать значение каждого слова. DeepL славится точностью переводов, и их можно использовать без дополнительной обработки. В результате многие из наших сотрудников в настоящее время используют DeepL. И еще, что отмечают пользователи, — это простота использования настольного приложения. Похоже, что все используют сочетания клавиш, чтобы сразу начать перевод.

У нас много инженеров, занимающихся разработкой, поэтому хорошо, что есть сочетания клавиш и что разработчикам легко ими пользоваться.

Что вы обычно переводите и в каких ситуациях чаще всего нужен перевод?

Я использую DeepL для перевода технических спецификаций и запросов по электронной почте.
В настоящее время мы предоставляем поддержку для продуктов на зарубежных рынках, поэтому мы также используем его для некоторых из этих переводов.

В нашей компании вся внутренняя коммуникация в основном осуществляется через Kintone.
Мы также используем DeepL для перевода руководств и часто задаваемых вопросов, созданных в Kintone, на английский язык.

Кроме того, мы используем расширение для браузера для перевода целых страниц.

Многие сотрудники Cybozu уже используют DeepL. С какими трудностями вы столкнулись в процессе внедрения?

До внедрения в масштабах всей компании у нас было несколько команд, которые использовали платные подписки DeepL. Кроме того, практически все знали, что такое DeepL, поэтому при внедрении не возникло значительных сложностей.

В соответствии с нашими внутренними правилами, мы были обязаны использовать платную подписку DeepL в целях безопасности, однако управление учетными записями и договорами мы оставили за пользователями. В этот раз отдел информационных систем организовал внедрение по всей компании с политикой предоставления лицензий сотрудникам, желающим их использовать.

С точки зрения управления, нам удалось внедрить систему таким образом, что это снизило нагрузку на отдел информационных систем и одновременно принесло значительные преимущества пользователям. Это было одним из основных моментов проекта.

Например, SSO позволяет пользователям самостоятельно зарегистрироваться и создать учетную запись, а когда достигается лимит учетных записей, система автоматически деактивирует неиспользуемые учетные записи. 

Учитывалась ли окупаемость инвестиций при внедрении DeepL в масштабах всей компании?

Вместо окупаемости инвестиций, DeepL на этот раз представляется как решение для видимой проблемы.

В этом случае языковой барьер представляет собой проблему, которая все чаще ощущается в Cybozu. В связи с увеличением числа сотрудников, для которых японский язык не является родным, некоторые могут понять сообщение, публикуемое для всей компании, только если оно написано одновременно на английском и японском языках. 

Кроме того, в повседневном общении бывают ситуации, когда обсуждение невозможно без использования английского языка. Отдел информационных систем внедряет инструменты,чтобы обеспечить поддержку и сделать коммуникацию понятной для всех.

С точки зрения окупаемости инвестиций, я считаю, что вполне возможно продемонстрировать, насколько сократилось время, затрачиваемое на перевод и коммуникацию. Я определенно ощущаю эффект.

Однако, по моему мнению, еще одним результатом внедрения DeepL является то, что в настоящее время зарубежным участникам команды стало проще связываться со мной. Когда мои комментарии написаны на родном языке сотрудника, контент становится понятным, и можно передать все нюансы. 

Теперь всем легче обращаться ко мне за консультацией, и я часто ощущаю, что так называемый языковой барьер уменьшился. Трудно сказать, верно ли это, но я считаю, что DeepL оказывает положительное влияние на нашу коммуникацию, которое невозможно оценить количественно.

Каковы результаты устранения языковых и коммуникационных барьеров и каково ваше видение будущего?

С точки зрения информационных технологий, мы стремимся максимально сократить информационные и географические различия. Когда компания стремится конкурировать на мировом рынке, часто отмечается, что важно иметь возможность работать когда и где угодно. Однако в последнее время я ощущаю, что для нашей компании все большее значение приобретает понятие «с кем угодно».

После пандемии Covid-19 многие компании перешли на удаленную работу, и теперь возможность работать в любом месте и в любое время не является чем-то необычным. Следующим по значимости для Cybozu является принцип «с кем угодно». Первая проблема, которая возникает при работе с разнообразной группой людей с различными способами мышления, — это языковой барьер. Я полагаю, что если этот барьер будет устранен, то станет возможным увидеть новый подход к работе.

Благодаря обмену информацией и глобальному общению мы можем разрабатывать новые идеи, которые были бы недоступны, если бы мы общались только на японском языке. В Cybozu начинается эпоха «где, когда и с кем угодно». Я полагаю, что первым шагом к продвижению этого подхода является обеспечение возможности общения между людьми, говорящими на разных языках.