Як Cybozu забезпечує міжнародну комунікацію за допомогою мовного ШІ

Можете розповісти нам про себе та компанію Cybozu?

Я є генеральним менеджером відділу інформаційних систем операційного підрозділу компанії Cybozu Inc. Основні обов’язки відділу інформаційних систем включають проєктування, побудову та експлуатацію внутрішніх систем. Зокрема, відділ інформаційних систем складається з трьох команд: 

• команда, яка налаштовує ПК та смартфони, налаштовує обладнання та відповідає на запити користувачів;
• команда, яка впроваджує хмарні сервіси, такі як DeepL, та здійснює управління їхніми обліковими записами;
• команда, яка в основному відповідає за розробку.

Моя роль полягає в організації роботи всіх трьох команд.

Cybozu має два бізнеси: групове програмне забезпечення та рішення для підвищення ефективності командної роботи. У сфері групового програмного забезпечення ми розробляємо, продаємо та обслуговуємо чотири продукти: Kintone, Garoon, Cybozu Office та Mailwise. Як розробник групового програмного забезпечення, що використовується для обміну інформацією між командами та організаціями, ми віддані нашій меті: «Будуємо суспільство, сповнене командної роботи».

Можете розповісти нам про ваше нещодавнє розширення на міжнародному ринку?

Ми розробляємо Kintone для закордонних ринків у різних країнах і регіонах, у тому числі в США, Австралії, Китаї, Тайвані, Малайзії та В’єтнамі.

Ми також наймаємо людей незалежно від їхньої національності чи рідної мови — набір іноземних працівників відбувається в Японії. В основі цього лежить ідея, що, якщо ми збираємося створити продукт, який використовуватиметься на різних ринках, ми повинні розуміти їх. Для деяких команд розробників уже не має значення, чи є кандидат громадянином Японії або чи володіє він японською мовою.

У яких сферах, на вашу думку, необхідно використовувати переклад на основі ШІ та машинний переклад?

Ми присутні в різних регіонах світу, маємо офіси у В’єтнамі, Китаї та США.

У кожному з цих місць членів з інших країн більше, ніж членів, які розмовляють японською. Отже, мова спілкування відрізняється залежно від розташування.

У В’єтнамі спілкування відбувається в’єтнамською мовою, в США — англійською, в Китаї — переважно китайською, а в Японії — японською. Однак, якщо розглядати в цілому, відсоток членів, які розмовляють японською, неминуче є високим. Тому більша частина спілкування в груповому програмному забезпеченні ведеться японською мовою.

Таким чином, багато членів команди, які не були японцями, не могли читати документи й мали труднощі з участю в обговореннях. Саме тому ми почали розглядати інструменти для перекладу, оскільки відчували, що необхідно надати підтримку, яка усуне будь-які мовні бар’єри.

Було доступно багато варіантів, у тому числі інструменти для перекладу на основі ШІ та машинний переклад. Що спонукало вас вибрати DeepL?

Найважливішим було те, що з відкритих даних ми знали, що стандарти безпеки DeepL будуть високими. Думаю, вперше ми замислилися над впровадженням інструмента для перекладу більше чотирьох-п’яти років тому. Однак більшість інструментів на той час використовували вхідні дані для покращення своїх систем перекладу.

DeepL, з іншого боку, завжди заявляв, що негайно видаляє вхідні дані та обробляє їх у безпечний спосіб. Як відділ інформаційних систем, ми більше турбуємося про безпеку та зручність керування, ніж про простоту використання. Ми почали розглядати DeepL як інструмент, який здавався найкращим з точки зору безпеки.

Як ваші користувачі оцінюють DeepL?

Багато користувачів стверджують, що результати перекладу від DeepL мають більш природний вигляд, ніж результати від інших компаній.

За їхніми словами, переклади, зроблені за допомогою інших інструментів, здаються грубими, а речення звучать шаблонно. Ще однією проблемою було те, що користувачі не могли визначити, чи можна використовувати результати перекладу без редагування, і їм доводилося бути обережними. 

Наприклад, їм потрібно було робити зворотний переклад або шукати значення кожного слова. DeepL має високу репутацію завдяки точності перекладу, а результати перекладу можна використовувати без змін. Унаслідок цього багато наших працівників тепер використовують DeepL. Також зазначають, що настільна програма дуже проста у використанні. Схоже, що всі використовують комбінації клавіш, щоб одразу розпочати переклад.

У нас багато інженерів, які займаються розробкою, тому добре, що є комбінації клавіш і що розробникам легко ними користуватися.

Що ви зазвичай перекладаєте і в яких ситуаціях найчастіше виникає потреба в перекладі?

Я використовую DeepL для перекладу технічних характеристик і запитів, що надходять через електронну пошту.
Наразі ми підтримуємо продукти для закордонних ринків, тому використовуємо його також для відповідних перекладів.

У нашій компанії вся внутрішня комунікація в основному здійснюється через Kintone.
Ми також використовуємо DeepL для перекладу англійською мовою інструкцій та поширених запитань, створених у Kintone.

Крім того, ми використовуємо розширення для браузера для перекладу цілих сторінок.

У Cybozu вже багато людей користуються DeepL. З якими труднощами ви зіткнулися під час впровадження?

Перед впровадженням у всій компанії кілька команд користувалися платними підписками на DeepL. Крім того, майже всі знали, що таке DeepL, тому особливих проблем із впровадженням не було.

Наші внутрішні правила вимагали від нас використовувати платну підписку на DeepL з міркувань безпеки, але ми залишили управління обліковими записами та контрактами за користувачами. Цього разу відділ інформаційних систем організував впровадження в масштабах усієї компанії з політикою надання ліцензій членам, які бажали ними користуватися.

З точки зору менеджменту, нам вдалося впровадити систему таким чином, що це зменшило навантаження на відділ інформаційних систем, а також забезпечило значні переваги для користувачів. Це було головним пунктом проєкту.

Так, наприклад, SSO дозволяє користувачам самостійно реєструватись і створювати власні облікові записи, а коли дозволена кількість облікових записів вичерпується, система автоматично деактивує невикористані облікові записи. 

Іноді ми чуємо, що важко використовувати інструменти, які не вимірюють рентабельність інвестицій, але чи враховували в Cybozu рентабельність інвестицій під час впровадження DeepL у всій компанії?

На противагу рентабельності інвестицій, DeepL цього разу представлений як рішення видимої проблеми.

У цьому випадку мовний бар’єр є проблемою, яка дедалі більше відчувається в Cybozu. Оскільки кількість працівників, для яких японська мова не є рідною, зросла, є люди, які не можуть зрозуміти повідомлення, якщо воно не написане англійською та японською мовами, коли воно публікується для всієї компанії. 

Крім того, в повсякденному спілкуванні трапляються випадки, коли обговорення неможливо провести без використання англійської мови. Відділ інформаційних систем впроваджує інструменти для надання підтримки, щоб комунікація була зрозумілою для всіх.

З точки зору рентабельності інвестицій, я вважаю, цілком можливо продемонструвати, наскільки скоротився час, витрачений на переклад і комунікацію. Я, безумовно, відчуваю наслідки.

Однак, на мій погляд, ще одним ефектом від впровадження DeepL є те, що наразі це полегшило зв’язок зі мною для закордонних членів команди. Коли мої коментарі написані рідною мовою працівника, контент є зрозумілим, а нюанси можуть бути передані. 

Це полегшує всім спілкування зі мною, і я часто відчуваю, що так званий мовний бар’єр знизився. Важко сказати, чи це правда, але я вважаю, що DeepL має позитивний вплив на нашу комунікацію, який неможливо оцінити кількісно.

Які результати дає усунення мовних та комунікаційних бар’єрів, і яке ваше бачення майбутнього?

З точки зору ІТ, ми хочемо максимально зменшити розбіжності в інформації та розташуванні. Коли компанія прагне конкурувати на міжнародному ринку, часто кажуть, що важливо мати можливість працювати в будь-який час і в будь-якому місці. Проте останнім часом я відчуваю, що «з будь-ким» також стає дедалі важливішим для нашої компанії.

Після Covid-19 багато компаній почали працювати з дому, і тепер можливість працювати де завгодно й коли завгодно вже не є чимось незвичайним. Отже, наступним за важливістю пунктом для Cybozu є «з будь-ким». Перша проблема, яка виникає під час роботи з різноманітною групою людей з різними способами мислення, — це проблема мовного бар’єра. Я думаю, що якщо цю перешкоду усунути, з’явиться новий спосіб роботи.

Обмінюючись інформацією та спілкуючись на міжнародному рівні, ми можемо розвивати нові ідеї, які не змогли б придумати, спілкуючись лише японською мовою. Cybozu вступає у фазу «будь-коли, будь-де, з будь-ким». Я вважаю, що першим кроком до просування цієї системи є надання можливості людям, які говорять різними мовами, спілкуватися між собою.