Como a Cybozu possibilita a comunicação internacional com a IA linguística

Você poderia nos contar um pouco sobre você e a Cybozu?

Sou gerente geral do Departamento de Sistemas de Informação da Divisão de Operações da Cybozu Inc. As principais funções do Departamento de Sistemas de Informação incluem o projeto, a construção e as operações de sistemas internos. Especificamente, o Departamento de Sistemas de Informação é composto por três equipes: 

• A equipe responsável pela configuração de computadores e smartphones, pela gestão de equipamentos e pelo atendimento às solicitações dos usuários
• A equipe responsável pela introdução de serviços em nuvem, como o DeepL, e pela gestão de contas
• A equipe que é a principal responsável pelo desenvolvimento

Minha função é organizar as três equipes.

A Cybozu conta com duas áreas de negócios: produtos de groupware e soluções para melhorar o trabalho em equipe. Para groupware, desenvolvemos, comercializamos e operamos quatro produtos: Kintone, Garoon, Cybozu Office e Mailwise. Como desenvolvedores de software colaborativo usado para compartilhar informações entre equipes e organizações, estamos comprometidos com nosso propósito: “Construindo uma sociedade repleta de trabalho em equipe”.

Você poderia nos contar sobre sua recente expansão no mercado internacional?

Estamos desenvolvendo o Kintone para mercados internacionais em vários países e regiões, incluindo os Estados Unidos, Austrália, China, Taiwan, Malásia e Vietnã.

Também estamos contratando pessoas independentemente de nacionalidade ou língua materna, incluindo profissionais estrangeiros no Japão. Isso se baseia na ideia de que, se pretendemos criar um produto que será usado em diversos mercados, precisamos compreendê-los. Para algumas equipes de desenvolvimento, não importa mais se um candidato é japonês ou fala japonês.

Em quais áreas você considerou necessário o uso de tradução por IA e tradução automática?

Temos presença internacional, com escritórios no Vietnã, China e Estados Unidos.

Em cada local, há mais membros de cada país do que membros que falam japonês. Portanto, o idioma de comunicação difere dependendo da localização.

No Vietnã, a comunicação é em vietnamita; nos Estados Unidos, é em inglês; na China, é principalmente em chinês; no Japão, é em japonês. No entanto, quando analisado como um todo, a proporção de membros falantes de japonês é inevitavelmente alta. Portanto, grande parte da comunicação no groupware é conduzida em japonês.

Assim, muitos membros da equipe não japoneses não conseguiam ler os documentos e tinham dificuldade em participar das discussões. Foi por isso que começamos a considerar ferramentas de tradução, pois sentimos a necessidade de oferecer suporte que eliminasse as barreiras linguísticas.

Havia muitas opções disponíveis, incluindo ferramentas de tradução por IA e tradução automática. O que o levou a escolher o DeepL?

O mais importante era que sabíamos, a partir de dados disponíveis publicamente, que os padrões de segurança do DeepL seriam elevados. Consideramos pela primeira vez a introdução de uma ferramenta de tradução há mais de quatro ou cinco anos. No entanto, na época, a maioria das ferramentas usava os dados enviados para aprimorar seus sistemas de tradução.

Por outro lado, o DeepL sempre afirmou que exclui prontamente os dados inseridos e os trata com segurança. Como Departamento de Sistemas de Informação, estamos mais preocupados com a segurança e a facilidade de operação do que com a usabilidade. Começamos a considerar o DeepL como a ferramenta que parecia ser a melhor em termos de segurança.

Como os seus usuários avaliam o DeepL?

Muitos usuários afirmam que os resultados de tradução do DeepL são mais naturais do que os de outras empresas.

Outras ferramentas de tradução são conhecidas por fornecer traduções que parecem pouco naturais ou frases que soam como exemplos de frases. Outro problema era que os usuários não conseguiam avaliar se podiam usar os resultados da tradução sem editar, e precisavam agir com cautela. 

Por exemplo, tinham de retraduzir o texto ou verificar cada palavra. O DeepL tem uma excelente reputação pela precisão de suas traduções, e os resultados podem ser usados diretamente. Como resultado, muitos de nossos funcionários agora usam o DeepL. Outro aspecto frequentemente mencionado é que o aplicativo para desktop é muito fácil de usar. Parece que todo mundo usa as teclas de atalho para iniciar imediatamente uma tradução.

Temos muitos engenheiros envolvidos no desenvolvimento, portanto, é importante que existam atalhos e que o uso seja fácil para os desenvolvedores.

O que você costuma traduzir e quais são as situações mais comuns em que a tradução é necessária?

Uso o DeepL para traduzir especificações e consultas por e-mail.
No momento, como estamos oferecendo suporte para produtos destinados aos mercados internacionais, também usamos o serviço para algumas dessas traduções.

Em nossa empresa, toda a comunicação interna é realizada basicamente no Kintone.
Também usamos o DeepL para traduzir para o inglês manuais e perguntas frequentes criados no Kintone.

Além disso, usamos a extensão para navegador para traduzir páginas inteiras.

Muitas pessoas já usavam o DeepL na Cybozu. Que desafios você enfrentou durante o processo de implementação?

Antes da implementação em toda a empresa, tínhamos várias equipes usando assinaturas pagas do DeepL. Além disso, quase todos sabiam o que era o DeepL, portanto, não houve muitos desafios significativos em relação à implementação.

Nossas regras internas exigiam que a assinatura paga do DeepL fosse usada por motivos de segurança, mas deixamos o gerenciamento de contas e contratos a cargo dos usuários. Desta vez, o Departamento de Sistemas de Informação organizou uma implementação em toda a empresa com uma política de concessão de licenças aos membros que desejassem usá-las.

Em termos de gestão, conseguimos introduzir o sistema de forma a reduzir a carga sobre o Departamento de Sistemas de Informação, proporcionando simultaneamente benefícios significativos aos usuários. Este foi um ponto importante do projeto.

Por exemplo, o SSO (Single Sign-On) permite que os usuários assinem e criem suas próprias contas, e quando o limite de contas é atingido, o sistema desativa automaticamente as contas não usadas. 

Às vezes, ouvimos dizer que é difícil usar ferramentas que não medem o ROI, mas a Cybozu considerou o ROI ao implementar o DeepL em toda a empresa?

Em vez do ROI, o DeepL está sendo apresentado desta vez como uma solução para um desafio visível.

Neste caso, a barreira do idioma é uma questão que está se tornando cada vez mais evidente dentro da Cybozu. Com o aumento do número de membros cujo idioma nativo não é o japonês, há pessoas que não conseguem compreender a mensagem a menos que ela seja escrita em inglês e japonês quando publicada para toda a empresa. 

Além disso, há casos nas comunicações cotidianas em que as discussões não podem ser conduzidas a menos que sejam em inglês. O Departamento de Sistemas de Informação está introduzindo ferramentas para fornecer suporte, de modo que todos possam compreender as comunicações.

Em termos de ROI, acredito que não seja inviável demonstrar a redução do tempo dedicado à tradução e à comunicação. Certamente sinto os efeitos.

No entanto, o que percebo é que outro efeito da introdução do DeepL é que ficou mais fácil para os membros da equipe no exterior entrarem em contato comigo. Quando meus comentários são redigidos no idioma nativo do membro, o conteúdo é compreensível e as nuances podem ser transmitidas. 

Isso facilita para que todos me procurem, e muitas vezes sinto que a chamada barreira linguística diminuiu. É difícil saber se isso é verdade ou não, mas acho que o DeepL proporciona um impacto positivo em nossa comunicação que não pode ser quantificado.

Quais são os resultados da remoção das barreiras relacionadas aos idiomas e à comunicação, e qual é a sua visão para o futuro?

Do ponto de vista da tecnologia da informação, pretendemos reduzir ao máximo as disparidades de informação e localização. Quando uma empresa está buscando competir internacionalmente, costuma-se afirmar que é importante poder trabalhar a qualquer hora e em qualquer lugar. No entanto, o que tenho percebido recentemente é que “com qualquer pessoa” também está se tornando mais importante para nossa empresa.

Após a Covid-19, muitas empresas começaram a adotar o trabalho remoto, e não é mais fora do comum poder trabalhar em qualquer lugar, a qualquer hora. Portanto, o próximo item em importância na Cybozu é “com qualquer pessoa”. O primeiro desafio que surge ao trabalhar com um grupo diversificado com diferentes formas de pensar é a barreira do idioma. Considero que, se essa barreira for eliminada, uma nova forma de trabalhar se tornará visível.

Ao compartilhar informações e nos comunicarmos internacionalmente, podemos desenvolver novas ideias que não seriam possíveis se nos comunicássemos apenas em japonês. A Cybozu está entrando na fase de “a qualquer hora, em qualquer lugar, com qualquer pessoa”. Considero que o primeiro passo para promover essa configuração é possibilitar que pessoas com idiomas diferentes possam se comunicar entre si.