Cómo Cybozu facilita la comunicación internacional con la IA lingüística

¿Puedes contarnos algo sobre ti y sobre Cybozu?

Soy el gestor del Departamento de Sistemas de Información de la División de Operaciones de Cybozu Inc. Las principales funciones del Departamento de Sistemas de Información incluyen el diseño, el desarrollo y la gestión de los sistemas internos. Concretamente, el Departamento de Sistemas de Información está formado por tres equipos: 

• El equipo que se encarga de organizar los ordenadores y los smartphones, preparar el equipamiento y responder a las solicitudes de los usuarios.
• El equipo que introduce servicios en la nube, como DeepL, y gestiona las cuentas en ellos.
• El equipo que se encarga principalmente del desarrollo.

Mi función es organizar los tres equipos.

Cybozu tiene dos líneas de negocio: productos de groupware y soluciones para mejorar el trabajo en equipo. En cuanto al software colaborativo, desarrollamos, vendemos y gestionamos cuatro productos: Kintone, Garoon, Cybozu Office y Mailwise. Como desarrolladores de software colaborativo utilizado para compartir información entre equipos y organizaciones, estamos comprometidos con nuestro objetivo: «Construir una sociedad llena de trabajo en equipo».

¿Puedes contarnos sobre tu reciente expansión en el mercado internacional?

Estamos desarrollando Kintone para mercados extranjeros en varios países y regiones, como Estados Unidos, Australia, China, Taiwán, Malasia y Vietnam.

También contratamos a personas independientemente de su nacionalidad o lengua materna, entre ellos compañeros extranjeros en Japón. Esto se basa en la idea de que, si vamos a crear un producto que se utilizará en mercados diversos, necesitamos comprenderlos. Para algunos equipos de desarrollo, ya no importa si un candidato es de nacionalidad japonesa o habla japonés.

¿En qué áreas consideraste necesario el uso de la traducción automática y basada en IA?

Tenemos presencia internacional, con oficinas en Vietnam, China y Estados Unidos.

En cada lugar, hay más personal del país en sí que de habla japonesa. Por lo tanto, el idioma de comunicación varía según la ubicación.

En Vietnam, la comunicación es en vietnamita; en Estados Unidos, en inglés; en China, principalmente en chino y en Japón, en japonés. Sin embargo, si se considera en su conjunto, la proporción de personal que habla japonés es inevitablemente alta. Por ello, gran parte de la comunicación en el software colaborativo se realiza en japonés.

Por lo tanto, muchos miembros del equipo que no eran japoneses no podían leer los documentos y les resultaba difícil participar en las discusiones. Por eso empezamos a considerar el uso de herramientas de traducción, ya que sentíamos que necesitábamos contribuir a eliminar esta barrera lingüística.

Había muchas opciones disponibles, entre ellas herramientas de traducción con IA y traducción automática. ¿Qué te llevó a elegir DeepL?

Lo más importante era que sabíamos, gracias a la información disponible públicamente, que los estándares de seguridad de DeepL serían elevados. Creo que fue hace más de cuatro o cinco años cuando consideramos por primera vez la posibilidad de introducir una herramienta de traducción. Sin embargo, la mayoría de las herramientas de entonces utilizaban los datos introducidos para mejorar sus sistemas de traducción.

DeepL, por otro lado, siempre ha afirmado que elimina rápidamente los datos introducidos y los procesa de forma segura. A nosotros, como Departamento de Sistemas de Información, nos preocupa más la seguridad y la operatividad que la usabilidad. Empezamos a considerar DeepL como la herramienta que parecía ser la mejor en cuanto a seguridad.

¿Cómo valoran tus compañeros DeepL?

Muchos usuarios afirman que los resultados de traducción de DeepL son más naturales que los de otras empresas.

Otras herramientas de traducción proporcionan traducciones que resultaban poco naturales o parecían salidas de un libro de texto. Otro problema era que los usuarios no podían juzgar si podían utilizar los resultados de la traducción sin editarlos, por lo que tenían que tener cuidado. 

Por ejemplo, solían tener que volver a traducir algo en su idioma o buscar cada palabra. DeepL goza de una gran reputación por la precisión de sus traducciones, y los resultados se pueden utilizar tal cual. Por eso muchos de nuestros empleados ahora usan DeepL. Otro aspecto muy comentado es que la aplicación de escritorio es muy fácil de usar. Parece que todo el mundo utiliza los atajos de teclado para traducir en segundos.

Tenemos muchos ingenieros dedicados al desarrollo, por lo que también es bueno que haya atajos de teclado y que sea fácil de usar para los desarrolladores.

¿Qué soléis traducir y cuáles son las situaciones más habituales en las que se necesita traducción?

Utilizo DeepL para traducir especificaciones y consultas por correo electrónico.
Por el momento, ofrecemos servicio de atención al cliente para los productos destinados a mercados extranjeros, por lo que también lo utilizamos para algunas de esas traducciones.

En nuestra empresa, toda la comunicación interna se realiza básicamente a través de Kintone.
También utilizamos DeepL para traducir al inglés los manuales y las preguntas frecuentes creados en Kintone.

Además, utilizamos la extensión de navegador para traducir páginas web completas.

Ya había mucha gente utilizando DeepL en Cybozu. ¿Qué retos tuvisteis durante el proceso de implementación?

Antes de implementarlo en toda la empresa, varios equipos utilizaban suscripciones de pago a DeepL. Además, casi todo el mundo sabía qué era DeepL, por lo que no hubo grandes dificultades en cuanto a la implementación.

Nuestras normas internas nos obligaban a utilizar la suscripción de pago DeepL por motivos de seguridad, pero dejábamos la gestión de las cuentas y los contratos en manos de los usuarios. En esta ocasión, el Departamento de Sistemas de Información organizó una implementación en toda la empresa con una política de concesión de licencias a los miembros que desearan utilizarlas.

En lo que respecta a la gestión, pudimos introducir el sistema de manera que se redujera la carga de trabajo del Departamento de Sistemas de Información y, al mismo tiempo, se proporcionaran importantes beneficios a los usuarios. Este era un punto importante del proyecto.

Por ejemplo, el inicio de sesión único permite a los usuarios registrarse sin ayuda y crear sus propias cuentas, y cuando se alcanza el límite de cuentas, el sistema desactiva automáticamente las cuentas que no se utilizan. 

Se suele decir que es difícil utilizar herramientas que no miden el ROI, pero ¿tuvo en cuenta Cybozu el ROI al implementar DeepL en toda la empresa?

Más que en términos de ROI, DeepL se presenta como una solución a un reto tangible.

En este caso, la barrera del idioma es un problema que cada vez se nota más dentro de Cybozu. El aumento del número de empleados cuya lengua materna no es el japonés ha supuesto que muchas personas no pueden entender un mensaje que se comparta con toda la empresa a menos que esté escrito en inglés además de japonés. 

Por eso, hay casos en las comunicaciones cotidianas en los que no es posible mantener conversaciones si no se utiliza el inglés. El Departamento de Sistemas de Información está introduciendo herramientas de apoyo para que todos puedan entender las comunicaciones.

En términos de ROI, creo que cabría la posibilidad de demostrar cuánto se ha reducido el tiempo que antes se perdía por problemas de traducción o comunicación. Yo, sin duda, noto los efectos.

Por ejemplo, lo que más noto desde la introducción de DeepL es que, por el momento, ha facilitado que los miembros extranjeros del equipo se comuniquen conmigo. Al poder leer mis comentarios en su propio idioma, el contenido es comprensible y se pueden transmitir los matices. 

Esto facilita que todos puedan consultar conmigo y, a menudo, siento que la llamada barrera del idioma ha disminuido. Es difícil saber si esto es cierto o no, pero creo que DeepL tiene un impacto positivo en nuestra comunicación que no se puede cuantificar.

¿Cuáles son los resultados de eliminar las barreras del idioma y la comunicación, y cuál es tu visión para el futuro?

Desde el punto de vista informático, queremos reducir al máximo las disparidades en materia de información y ubicación. Cuando una empresa intenta competir a nivel internacional, a menudo se dice que es importante poder trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar. Sin embargo, lo que siento últimamente es que «poder trabajar con cualquiera» también se está volviendo más importante para nuestra empresa.

Después del COVID-19, muchas empresas comenzaron a trabajar desde casa, y ya no es raro poder trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. Por lo tanto, el siguiente aspecto importante en Cybozu es el trabajar «con cualquiera». El primer problema que surge al trabajar con un grupo diverso de personas con diferentes formas de pensar es la barrera del idioma. Creo que si se elimina esa barrera, se crea una nueva forma de trabajar.

Al compartir información y comunicarnos a nivel internacional, podemos desarrollar nuevas ideas que no se nos ocurrirían si solo nos comunicáramos en japonés. Cybozu está entrando en la fase de «en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier persona». Creo que el primer paso para promover esta configuración es permitir que personas que hablan diferentes idiomas se comuniquen entre sí.