Hoe Cybozu internationale communicatie mogelijk maakt met Language AI

Kunt u meer vertellen over uzelf en Cybozu?

Ik ben algemeen directeur van de afdeling Informatiesystemen van de divisie Processen bij Cybozu Inc. Tot de belangrijkste taken van de afdeling Informatiesystemen behoren het ontwerpen, bouwen en beheren van interne systemen. De afdeling Informatiesystemen bestaat uit drie teams: 

• Er is een team dat verantwoordelijk is voor het beheren van pc's, smartphones en apparatuur en het reageren op verzoeken van gebruikers.
• Er is een team dat clouddiensten zoals DeepL introduceert en het accountbeheer ervan uitvoert.
• En er is een team dat voornamelijk verantwoordelijk is voor het ontwikkelen.

Het is mijn taak om alle drie de teams te coördineren.

Cybozu heeft uit twee bedrijfsactiviteiten: groupware-producten en oplossingen voor betere samenwerking in teams. Voor groupware ontwikkelen, verkopen en beheren wij vier producten: Kintone, Garoon, Cybozu Office en Mailwise. Wij zijn ontwikkelaar van groupware die wordt gebruikt voor het delen van informatie tussen teams en organisaties. We hebben een duidelijk doel voor ogen: “Een samenleving creëren waarin samenwerken centraal staat.”

Kunt u ons iets vertellen over uw recente internationale marktuitbreiding?

We ontwikkelen Kintone voor buitenlandse markten in verschillende landen en regio's, waaronder de Verenigde Staten, Australië, China, Taiwan, Maleisië en Vietnam.

We werven ook mensen aan ongeacht hun nationaliteit of moedertaal. We werven bijvoorbeeld buitenlandse medewerkers in Japan. Het idee hierachter is dat als wij een product willen ontwikkelen dat in diverse markten zal worden gebruikt, wij deze markten goed moeten begrijpen. Voor sommige ontwikkelingsteams is het niet langer van belang of een kandidaat Japans is of Japans spreekt.

Voor welke onderdelen binnen het bedrijf vond u het noodzakelijk om AI-vertaling en automatische vertaling in te zetten?

Ons bedrijf is internationaal actief en heeft vestigingen in Vietnam, China en de Verenigde Staten.

Elke vestiging heeft meer niet-Japanse leden dan leden die Japans spreken. De taal van de communicatie verschilt dus per locatie.

In Vietnam verloopt de communicatie in het Vietnamees, in de VS in het Engels, in China voornamelijk in het Chinees en in Japan in het Japans. Als we echter naar het geheel kijken, zijn er onvermijdelijk meer medewerkers die Japans spreken. Daarom vindt een groot deel van de communicatie op de groupware plaats in het Japans.

Hierdoor konden veel niet-Japanse teamleden de documenten niet lezen en vonden zij het lastig om deel te nemen aan discussies. Daarom zijn we begonnen met het overwegen van vertaaltools, aangezien we vonden dat we ondersteuning moesten bieden om taalbarrières binnen het bedrijf weg te nemen.

Er waren diverse opties beschikbaar, waaronder AI-vertaaltools en automatische vertaling. Waarom heeft u voor DeepL gekozen?

Het belangrijkste was dat we op basis van openbare gegevens merkten dat de beveiligingsnormen van DeepL hoog zijn. Volgens mij is het meer dan vier of vijf jaar geleden dat we voor het eerst overwogen om een vertaaltool te introduceren. De meeste tools maakten toen echter gebruik van de ingevoerde gegevens om hun vertaalsystemen te verbeteren.

DeepL heeft daarentegen altijd verklaard dat het ingevoerde gegevens onmiddellijk verwijderd en veilig verwerkt. Vanuit de afdeling Informatiesystemen hechten wij meer belang aan veiligheid en gebruiksgemak dan aan gebruiksvriendelijkheid. Vanaf toen beschouwden we DeepL als de meest veilige tool.

Wat vinden uw gebruikers van DeepL?

Veel gebruikers geven aan dat de vertalingen van DeepL natuurlijker overkomen dan de vertalingen van andere vertaaltools.

Van andere vertaaltools wordt gezegd dat ze vertalingen leveren die bot overkomen of zinnen die klinken als voorbeeldzinnen. Een ander probleem was dat gebruikers niet goed wisten of ze de vertalingen konden gebruiken zonder deze verder te bewerken, waardoor ze altijd alles moesten controleren. 

Ze moesten bijvoorbeeld elk woord opnieuw vertalen of opzoeken. DeepL geniet een uitstekende reputatie op het gebied van vertaalnauwkeurigheid en de vertaalresultaten kunnen direct worden gebruikt. Hierdoor maken veel van onze medewerkers nu gebruik van DeepL. Ook wordt vaak opgemerkt dat de desktopapplicatie zeer gebruiksvriendelijk is. Het lijkt erop dat iedereen de sneltoetsen gebruikt om direct te vertalen.

Veel van onze ingenieurs zijn betrokken bij de ontwikkeling, dus het is fijn dat DeepL sneltoetsen mogelijk maakt en dat het gemakkelijk te gebruiken is voor ontwikkelaars.

Wat vertaalt u doorgaans en waarvoor worden vertalingen het meest gebruikt?

Ik maak gebruik van DeepL voor het vertalen van specificaties en e-mailverzoeken.
We bieden momenteel ondersteuning voor producten voor buitenlandse markten, dus we gebruiken het ook voor een aantal van die vertalingen.

Binnen ons bedrijf verloopt alle interne communicatie voornamelijk via Kintone.
We gebruiken DeepL ook om de handleidingen en veelgestelde vragen die in Kintone zijn opgesteld, naar het Engels te vertalen.

Daarnaast maken wij gebruik van de browser-extensie om volledige pagina's te vertalen.

Veel medewerkers van Cybozu maakten al gebruik van DeepL. Met welke uitdagingen werd u geconfronteerd tijdens het implementatieproces?

Voordat we DeepL binnen het hele bedrijf implementeerden, maakten verschillende teams gebruik van betaalde DeepL-abonnementen. Bovendien was DeepL bij vrijwel iedereen bekend, waardoor er geen grote uitdagingen waren met betrekking tot de implementatie.

Onze interne regels vereisten dat wij om veiligheidsredenen gebruik maakten van het betaalde DeepL-abonnement, maar wij lieten het accountbeheer en de contracten over aan de gebruikers. De afdeling Informatiesystemen heeft nu een implementatie voor het hele bedrijf opgezet, waarbij het beleid is dat licenties worden toegekend aan medewerkers die hiervan gebruik willen maken.

Qua beheer hebben we het systeem op een zodanige manier kunnen implementeren dat de belasting voor de afdeling Informatiesystemen wordt verminderd en dat het tegelijkertijd aanzienlijke voordelen biedt voor de gebruikers. Dit was een cruciaal onderdeel van het project.

Zo kunnen gebruikers zich met SSO zelf aanmelden en hun eigen accounts aanmaken. Wanneer het maximum aantal accounts is bereikt, worden ongebruikte accounts automatisch door het systeem gedeactiveerd. 

We horen soms dat het lastig is om tools te gebruiken die geen ROI meten. Heeft Cybozu bij de implementatie van DeepL binnen het hele bedrijf rekening gehouden met de ROI?

DeepL wordt in dit geval niet geïntroduceerd als een oplossing voor ROI, maar als een oplossing voor een zichtbare uitdaging.

De taalbarrière speelt op dit punt een steeds grotere rol binnen Cybozu. Aangezien er meer medewerkers zijn die geen Japans als moedertaal hebben, zijn er personen die boodschappen voor het hele bedrijf alleen kunnen begrijpen als deze zowel in het Engels als in het Japans worden opgesteld. 

Ook zijn er in de dagelijkse communicatie gevallen waarin discussies niet kunnen worden gevoerd zonder gebruik te maken van het Engels. De afdeling Informatiesystemen introduceert tools om de medewerkers te ondersteunen, zodat iedereen alle communicatie begrijpt.

Met betrekking tot de ROI denk ik dat het niet onmogelijk is om aan te tonen hoeveel tijd er is bespaard op vertalingen en communicatie. Ik ervaar de effecten zeker.

Ik merk echter dat de introductie van DeepL nog een ander effect heeft gehad, namelijk dat het voor buitenlandse teamleden nu gemakkelijker is om contact met mij op te nemen. Wanneer mijn opmerkingen in de moedertaal van het lid worden geschreven, is de content begrijpelijk en kunnen de nuances worden overgebracht. 

Zo kan iedereen gemakkelijker met mij overleggen en merk ik dat de zogenaamde taalbarrière is afgenomen. Het is moeilijk te bepalen of dit waar is, maar ik ben van mening dat DeepL een positieve maar niet meetbare invloed heeft op onze communicatie.

Welke resultaten zijn er geboekt door taal- en communicatiebarrières weg te nemen en wat is uw visie voor de toekomst?

Vanuit IT-perspectief streven wij ernaar om verschillen in informatie en locatie zoveel mogelijk te beperken. Als een bedrijf wereldwijd wil concurreren, wordt vaak gezegd dat het belangrijk is om altijd en overal te kunnen werken. Ik merk echter dat het voor ons bedrijf steeds belangrijker wordt dat iedereen met iedereen kan samenwerken.

Sinds de uitbraak van Covid-19 zijn veel bedrijven begonnen met thuiswerken, en het is niet langer ongebruikelijk om overal en altijd te kunnen werken. Het volgende dat bij Cybozu van belang is, is dat er met iedereen kan worden samengewerkt. De taalbarrière is het eerste probleem dat zich voordoet wanneer er met een diverse groep mensen met verschillende denkwijzen wordt gewerkt. Ik denk dat als die barrière wordt weggenomen, er een nieuwe manier van werken ontstaat.

Door informatie te delen en internationaal te communiceren, kunnen we nieuwe ideeën ontwikkelen die we niet zouden kunnen bedenken als we alleen in het Japans zouden communiceren. Cybozu betreedt de fase van "altijd, overal en met iedereen". De eerste stap om deze opzet te bevorderen is volgens mij om mensen met verschillende talen in staat te stellen met elkaar te communiceren.