W jaki sposób Cybozu umożliwia globalną komunikację dzięki technologii językowej AI

Czy może pan opowiedzieć nam o sobie i firmie Cybozu?

Jestem menedżerem generalnym Działu Systemów Informatycznych w Oddziale Operacyjnym firmy Cybozu Inc. Do głównych obowiązków Działu Systemów Informatycznych należy projektowanie, budowa i obsługa systemów wewnętrznych. Dział Systemów Informatycznych składa się z trzech zespołów: 

• Zespół, który zajmuje się konfiguracją komputerów i smartfonów, organizacją sprzętu oraz odpowiadaniem na prośby użytkowników.
• Zespół, który wprowadza usługi w chmurze, takie jak DeepL, i zarządza kontami.
• Zespół, który zajmuje się głównie rozwojem

Moja rola polega na organizowaniu pracy wszystkich trzech zespołów.

Cybozu prowadzi dwa biznesy: produkty typu groupware oraz rozwiązania usprawniające pracę zespołową. W zakresie oprogramowania do pracy grupowej opracowujemy, sprzedajemy i obsługujemy cztery produkty: Kintone, Garoon, Cybozu Office i Mailwise. Jako twórcy oprogramowania do pracy zespołowej służącego do wymiany informacji między zespołami i organizacjami, jesteśmy oddani naszemu celowi: „Budowanie społeczeństwa opartego na pracy zespołowej”.

Czy może pan opowiedzieć nam o ostatniej ekspansji firmy na rynku globalnym?

Rozwijamy Kintone na rynkach zagranicznych w różnych krajach i regionach, w tym w Stanach Zjednoczonych, Australii, Chinach, Tajwanie, Malezji i Wietnamie.

Zatrudniamy również osoby bez względu na ich narodowość lub język ojczysty – rekrutujemy pracowników zagranicznych w Japonii. Wynika to z założenia, że jeśli zamierzamy stworzyć produkt, który będzie wykorzystywany na różnych rynkach, musimy je dobrze zrozumieć. Dla niektórych zespołów programistycznych nie ma już znaczenia, czy kandydat jest obywatelem Japonii lub mówi po japońsku.

W jakich obszarach uznał pan, że konieczne jest stosowanie tłumaczenia opartego na sztucznej inteligencji i tłumaczenia maszynowego?

Jesteśmy firmą globalną, posiadamy biura w Wietnamie, Chinach i Stanach Zjednoczonych.

W każdej lokalizacji jest więcej członków z poszczególnych krajów niż członków mówiących po japońsku. Zatem język komunikacji różni się w zależności od lokalizacji.

W Wietnamie komunikacja odbywa się w języku wietnamskim, w Stanach Zjednoczonych w języku angielskim, w Chinach głównie w języku chińskim, a w Japonii w języku japońskim. Jednakże, patrząc całościowo, odsetek członków posługujących się językiem japońskim jest niewątpliwie wysoki. W związku z tym większość komunikacji w ramach oprogramowania do pracy grupowej odbywa się w języku japońskim.

Z tego względu wielu członków zespołu spoza Japonii nie było w stanie przeczytać dokumentów i miało trudności z uczestnictwem w dyskusjach. Dlatego zaczęliśmy rozważać wykorzystanie narzędzi tłumaczeniowych, ponieważ uznaliśmy, że musimy zapewnić wsparcie, które wyeliminuje wszelkie bariery językowe.

Dostępnych było wiele opcji, w tym narzędzia do tłumaczenia oparte na AI oraz tłumaczenie maszynowe. Co skłoniło pana do wyboru DeepL?

Najważniejsze było to, że z publicznie dostępnych danych wynikało, iż standardy bezpieczeństwa DeepL są wysokie. Myślę, że minęło już ponad cztery lub pięć lat, odkąd po raz pierwszy rozważaliśmy wprowadzenie narzędzia do tłumaczenia. Jednak większość narzędzi w tamtym czasie wykorzystywała dane wejściowe do poprawy swoich systemów tłumaczeniowych.

Z kolei firma DeepL zawsze twierdziła, że niezwłocznie usuwa dane wejściowe i przetwarza je w bezpieczny sposób. Jako Dział Systemów Informatycznych bardziej interesuje nas bezpieczeństwo i łatwość obsługi niż użyteczność. Zaczęliśmy rozważać DeepL jako narzędzie, które wydawało się najlepsze pod względem bezpieczeństwa.

Jak użytkownicy oceniają DeepL?

Wielu użytkowników twierdzi, że wyniki tłumaczeń DeepL są bardziej naturalne niż w przypadku innych firm.

Inne narzędzia tłumaczeniowe dostarczają tłumaczenia, które wydają się zbyt dosłowne lub zdania, które brzmią jak zdania przykładowe. Kolejnym problemem było to, że użytkownicy nie byli w stanie ocenić, czy mogą wykorzystać wyniki tłumaczenia bez edycji, i musieli zachować ostrożność. 

Na przykład musieli tłumaczyć w drugą stronę lub sprawdzać znaczenie każdego słowa. DeepL cieszy się doskonałą reputacją pod względem dokładności tłumaczeń, a wyniki tłumaczeń można wykorzystywać bez żadnych zmian. W rezultacie wielu z naszych pracowników korzysta obecnie z DeepL. Inną rzeczą, o której mówią użytkownicy, jest to, że aplikacja komputerowa jest bardzo łatwa w użyciu. Wygląda na to, że wszyscy używają skrótów klawiszowych, aby natychmiast rozpocząć tłumaczenie.

W procesie rozwoju uczestniczy wielu inżynierów, więc dobrze, że istnieją skróty klawiszowe i że program jest łatwy w obsłudze dla programistów.

Co zazwyczaj pan tłumaczy i w jakich sytuacjach najczęściej potrzebne jest tłumaczenie?

Używam DeepL do tłumaczenia specyfikacji i e-maili.
W tej chwili zapewniamy wsparcie dla produktów na rynkach zagranicznych, więc używamy DeepL również do niektórych z tych tłumaczeń.

W naszej firmie cała komunikacja wewnętrzna odbywa się zasadniczo za pośrednictwem Kintone.
Korzystamy również z Tłumacza DeepL do tłumaczenia instrukcji obsługi i często zadawanych pytań utworzonych w Kintone na język angielski.

Ponadto używamy rozszerzenia przeglądarki do tłumaczenia całych stron.

Wiele osób w firmie Cybozu już korzystało z DeepL. Z jakimi wyzwaniami spotkał się pan podczas procesu wdrażania?

Przed wdrożeniem w całej firmie mieliśmy kilka zespołów korzystających z płatnych abonamentów DeepL. Ponadto prawie wszyscy wiedzieli, czym jest DeepL, więc nie było wielu poważnych wyzwań związanych z wdrożeniem.

Nasze wewnętrzne zasady wymagały od nas korzystania z płatnego abonamentu DeepL ze względów bezpieczeństwa, ale zarządzanie kontami i umowami pozostawiliśmy użytkownikom. Tym razem Dział Systemów Informatycznych przygotował wdrożenie w całej firmie, wprowadzając politykę przyznawania licencji pracownikom, którzy chcieli z nich korzystać.

Jeśli chodzi o zarządzanie, udało nam się wdrożyć system w sposób, który zmniejsza obciążenie Działu Systemów Informatycznych, a jednocześnie zapewnia użytkownikom znaczne korzyści. Był to główny punkt projektu.

Na przykład SSO umożliwia użytkownikom samodzielne zarejestrowanie się i tworzenie własnych kont, a po osiągnięciu limitu kont system automatycznie dezaktywuje nieużywane konta. 

Czasami słyszymy, że trudno jest korzystać z narzędzi, które nie mierzą ROI, ale czy firma Cybozu brała pod uwagę ROI podczas wdrażania DeepL w całej firmie?

W tym przypadku DeepL nie jest przedstawiany jako narzędzie służące do zwiększenia ROI, ale jako rozwiązanie widocznego problemu.

W tym przypadku bariera językowa jest problemem, który staje się coraz bardziej odczuwalny w Cybozu. Wraz ze wzrostem liczby pracowników, dla których język japoński nie jest językiem ojczystym, pojawiają się osoby, które nie rozumieją treści wiadomości, jeśli nie są one napisane zarówno w języku angielskim, jak i japońskim, gdy są publikowane dla całej firmy. 

Ponadto w codziennej komunikacji zdarzają się sytuacje, w których nie można prowadzić rozmów bez użycia języka angielskiego. Dział Systemów Informatycznych wprowadza narzędzia zapewniające wsparcie, aby każdy mógł zrozumieć komunikaty.

Jeśli chodzi o ROI, uważam, że nie jest niemożliwe wykazanie, o ile skrócił się czas poświęcany na tłumaczenia i komunikację. Z pewnością odczuwam efekty.

Jednak moim zdaniem innym efektem wprowadzenia DeepL jest to, że obecnie członkowie zespołu z zagranicy mogą łatwiej się ze mną skontaktować. Kiedy moje komentarze są napisane w języku ojczystym danego członka, treść jest zrozumiała i można przekazać niuanse. 

Dzięki temu wszystkim łatwiej jest się ze mną konsultować i często mam wrażenie, że tak zwana bariera językowa uległa zmniejszeniu. Trudno stwierdzić, czy to prawda, ale uważam, że DeepL ma pozytywny wpływ na naszą komunikację, którego nie da się zmierzyć.

Jakie są skutki zniesienia barier związanych z językiem i komunikacją oraz jaka jest pana wizja przyszłości?

Z punktu widzenia IT pragniemy w jak największym stopniu zmniejszyć dysproporcje w zakresie informacji i lokalizacji. Kiedy firma stara się konkurować na rynku globalnym, często mówi się, że ważna jest możliwość pracy w dowolnym miejscu i czasie. Jednak ostatnio czuję, że dla naszej firmy coraz ważniejsze staje się również praca „z każdym”.

Po wybuchu pandemii COVID-19 wiele firm wprowadziło pracę zdalną z domu i obecnie możliwość pracy w dowolnym miejscu i czasie nie jest już niczym niezwykłym. Kolejnym ważnym aspektem w Cybozu jest więc praca „z każdym”. Pierwszym problemem, który pojawia się podczas pracy z różnorodną grupą ludzi o różnych sposobach myślenia, jest bariera językowa. Myślę, że jeśli uda się wyeliminować tę barierę, pojawi się nowy sposób pracy.

Dzięki globalnej wymianie informacji i komunikacji możemy opracowywać nowe pomysły, które nie powstałyby, gdybyśmy komunikowali się wyłącznie w języku japońskim. Cybozu wkracza w fazę „w dowolnym czasie, w dowolnym miejscu, z dowolną osobą”. Myślę, że pierwszym krokiem w kierunku promowania tego rozwiązania jest umożliwienie komunikacji między osobami posługującymi się różnymi językami.