Hur Cybozu möjliggör global kommunikation med språk-AI

Kan du berätta lite om dig själv och Cybozu?

Jag är ansvarig chef för informationssystemavdelningen inom driftdivisionen på Cybozu Inc. Informationssystemavdelningens huvudsakliga uppgifter omfattar intern systemdesign, konstruktion och drift. Informationssystemavdelningen består av tre team: 

• Teamet som ordnar med datorer och smartphones, ordnar utrustning och svarar på förfrågningar från användare.
• Teamet som introducerar molntjänster, såsom DeepL, och sköter deras kontohantering.
• Det team som huvudsakligen ansvarar för utvecklingen.

Min roll är att organisera alla tre teamen.

Cybozu har två affärsområden: grupprogramvaror och lösningar för förbättrat teamarbete. För grupprogramvara utvecklar, säljer och driver vi fyra produkter: Kintone, Garoon, Cybozu Office och Mailwise. Som utvecklare av grupprogramvara som används för informationsdelning mellan team och organisationer är vi engagerade i vårt syfte: "Bygga ett samhälle som präglas av lagarbete."

Kan du berätta om er senaste globala marknadsexpansion?

Vi utvecklar Kintone för utländska marknader i olika länder och regioner, inklusive USA, Australien, Kina, Taiwan, Malaysia och Vietnam.

Vi anställer också personer oavsett nationalitet eller modersmål – vi rekryterar utländska medarbetare i Japan. Detta bygger på tanken att om vi ska skapa en produkt som kommer att användas på olika marknader, måste vi förstå dem. För vissa utvecklingsteam spelar det ingen roll längre om en kandidat är japansk medborgare eller talar japanska.

I vilka områden ansåg du att det var nödvändigt att använda AI-översättning och maskinöversättning?

Vi har en global närvaro med kontor i Vietnam, Kina och USA.

På varje kontor finns det fler medlemmar från varje land än japansktalande medlemmar. Så kommunikationsspråket skiljer sig åt beroende på platsen.

I Vietnam sker kommunikationen på vietnamesiska, i USA på engelska, i Kina huvudsakligen på kinesiska och i Japan på japanska. Men när man ser till helheten är andelen japanska medlemmar oundvikligen hög. Därför sker mycket av kommunikationen i grupprogramvaran på Japanska.

Många icke-japanska teammedlemmar kunde inte läsa dokumenten och hade svårt att delta i diskussionerna. Därför började vi överväga översättningsverktyg, eftersom vi kände att vi behövde erbjuda support som skulle undanröja alla språkbarriärer.

Det fanns många alternativ att välja mellan, bland annat AI-översättningsverktyg och maskinöversättning. Vad fick er att välja DeepL?

Det viktigaste var att vi visste från offentligt tillgängliga uppgifter att DeepL:s säkerhetsstandarder skulle vara höga. Jag tror att det var mer än fyra eller fem år sedan vi först övervägde att införa ett översättningsverktyg. De flesta verktyg vid den tiden använde dock indata för att förbättra sina översättningssystem.

DeepL har däremot alltid deklarerat att man omedelbart raderar inmatade data och hanterar dem på ett säkert sätt. Som informationssystemavdelning är vi mer intresserade av säkerhet och användarvänlighet än av användbarhet. Vi började överväga DeepL som det verktyg som verkade vara bäst när det gäller säkerhet.

Hur betygsätter dina användare DeepL?

Många användare säger att översättningsresultaten från DeepL ser mer naturliga ut än de från andra företag.

Andra översättningsverktyg sägs ge översättningar som upplevs klumpiga eller meningar som låter som exempelmeningar. Ett annat problem var att användarna inte kunde avgöra om de kunde använda översättningsresultaten utan att redigera dem, och de var tvungna att vara försiktiga. 

De behövde till exempel översätta tillbaka eller slå upp alla ord. DeepL har ett gott rykte för sina korrekta översättningar, och översättningsresultaten kan användas som de är. Därför använder många av våra anställda nu DeepL. En annan sak som folk säger är att desktop-applikationen är mycket enkel att använda. Det verkar som att alla använder kortkommandon för att omedelbart starta en översättning.

Vi har många ingenjörer som arbetar med utveckling, så det är också bra att det finns kortkommandon och att det är enkelt för utvecklare att använda.

Vad översätter ni vanligtvis och i vilka situationer behövs översättning oftast?

Jag använder DeepL för att översätta specifikationer och e-postförfrågningar.
För närvarande tillhandahåller vi support för produkter för utländska marknader, så vi använder det även för vissa av dessa översättningar.

I vårt företag sker all intern kommunikation i princip via Kintone.
Vi använder också DeepL för att översätta manualer och "Vanliga frågor" som skapats i Kintone till Engelska.

Dessutom använder vi webbläsartillägget för att översätta hela sidor.

Ni hade redan många användare av DeepL inom Cybozu. Vilka utmaningar stötte ni på under implementeringsprocessen?

Innan implementeringen i hela företaget hade vi flera team som använde betalda DeepL-prenumerationer. Dessutom visste nästan alla vad DeepL var, så det fanns inte många större utmaningar när det gällde implementeringen.

Våra interna regler krävde att vi använde den betalda prenumerationsversionen av DeepL av säkerhetsskäl, men vi lämnade kontohantering och kontrakt till användarna. Den här gången organiserade informationssystemavdelningen en företagsomfattande lansering med en policy om att bevilja licenser till medlemmar som önskade använda dem.

När det gäller förvaltningen kunde vi införa systemet på ett sätt som minskar belastningen på IT-avdelningen och samtidigt ger användarna betydande fördelar. Detta var en viktig punkt i projektet.

SSO gör det till exempel möjligt för användare att registrera sig själva och skapa egna konton, och när kontogränsen nås inaktiverar systemet automatiskt oanvända konton. 

Vi hör ibland att det är svårt att använda verktyg som inte mäter avkastningen, men tog Cybozu hänsyn till avkastningen när man implementerade DeepL i hela företaget?

I stället för direkt avkastning introduceras DeepL denna gång som en lösning på en synlig utmaning.

I detta fall är språkbarriären ett problem som blir alltmer påtagligt inom Cybozu. Eftersom antalet medlemmar vars modersmål inte är japanska har ökat, finns det personer som inte kan förstå meddelandet om det inte skrivs på både engelska och japanska när det publiceras för hela företaget. 

Det finns också fall i den dagliga kommunikationen där diskussioner inte kan föras om inte engelska används. Informationssystemavdelningen inför verktyg för att ge support så att alla kan förstå kommunikationen.

När det gäller avkastningen tror jag att det inte är omöjligt att visa hur mycket tid som har sparas in på översättning och kommunikation. Jag känner i alla fall av effekterna.

Men jag upplever att en annan effekt av införandet av DeepL är att det för närvarande har blivit lättare för teammedlemmar utomlands att kontakta mig. När mina kommentarer skrivs på medlemmens språk blir innehållet begripligt och nyanserna kan förmedlas. 

Det gör det lättare för alla att rådfråga mig, och jag känner ofta att den så kallade språkbarriären har minskat. Det är svårt att veta om detta stämmer eller inte, men jag tror att DeepL har en positiv inverkan på vår kommunikation som inte går att kvantifiera.

Vilka är resultaten av att undanröja språk- och kommunikationsbarriärer, och vad är din vision för framtiden?

Ur ett IT-perspektiv vill vi minska skillnaderna i information på olika platser så mycket som möjligt. När ett företag försöker konkurrera globalt sägs det ofta att det är viktigt att kunna arbeta när som helst och var som helst. Men vad jag känner nyligen är att "med vem som helst" också blir allt viktigare för vårt företag.

Efter Covid-19 började många företag arbeta hemifrån, och det är inte längre ovanligt att kunna arbeta var som helst och när som helst. Så det som blir näst viktigast hos Cybozu är ”med vem som helst”. Det första problemet som uppstår när man arbetar med en mångfaldig grupp människor med olika sätt att tänka är språkbarriären. Jag tror att om den barriären elimineras kommer ett nytt sätt att arbeta bli synligt.

Genom att dela information och kommunicera globalt kan vi utveckla nya idéer som vi inte skulle kunna komma på om vi bara kommunicerade på japanska. Cybozu går in i fasen "när som helst, var som helst, med vem som helst". Jag tror att det första steget för att främja denna lösning är att göra det möjligt för människor med olika språk att kommunicera med varandra.