Cara Cybozu memfasilitasi komunikasi global dengan AI bahasa

Bisakah Anda memperkenalkan diri Anda dan Cybozu?

Saya adalah Manajer Umum Departemen Sistem Informasi Divisi Operasional di Cybozu Inc. Tugas utama Departemen Sistem Informasi meliputi perancangan, penyusunan, dan pengoperasian sistem internal. Secara khusus, Departemen Sistem Informasi terdiri dari tiga tim: 

• Tim yang mengelola komputer dan smartphone, mengatur peralatan, dan menanggapi permintaan pengguna.
• Tim yang memperkenalkan layanan cloud, seperti DeepL, dan mengelola akun mereka.
• Tim yang terutama bertanggung jawab atas pengembangan

Peran saya adalah mengoordinasikan ketiga tim tersebut.

Cybozu memiliki dua lini bisnis: produk groupware dan solusi peningkatan kolaborasi tim. Untuk perangkat lunak kolaborasi, kami mengembangkan, menjual, dan mengoperasikan empat produk: Kintone, Garoon, Cybozu Office, dan Mailwise. Sebagai pengembang perangkat lunak kolaborasi yang digunakan untuk berbagi informasi di antara tim dan organisasi, kami berkomitmen pada tujuan kami: "Membangun masyarakat yang penuh kerja sama."

Bisakah Anda bercerita tentang ekspansi pasar global Anda yang terbaru?

Kami sedang mengembangkan Kintone untuk pasar internasional di berbagai negara dan wilayah, termasuk Amerika Serikat, Australia, Tiongkok, Taiwan, Malaysia, dan Vietnam.

Kami juga merekrut orang tanpa memandang kewarganegaraan atau bahasa ibu mereka—bahkan merekrut anggota dari luar negeri di Jepang. Keputusan ini didasarkan pada gagasan bahwa, jika ingin menciptakan produk yang akan digunakan di pasar yang beragam, kita perlu memahami pasar-pasar tersebut. Bagi beberapa tim pengembangan, status seorang kandidat warga negara Jepang atau dapat berbahasa Jepang sudah tidak penting lagi.

Menurut Anda terjemahan AI dan terjemahan mesin diperlukan di bidang mana saja?

Kami hadir global, dengan kantor di Vietnam, China, dan Amerika Serikat.

Di setiap lokasi, jumlah anggota dari setiap negara lebih banyak daripada anggota yang berbahasa Jepang. Bahasa yang digunakan dalam komunikasi berbeda-beda tergantung pada lokasi.

Di Vietnam, komunikasi dilakukan dalam bahasa Vietnam; di Amerika Serikat, dalam bahasa Inggris; di Tiongkok, sebagian besar dalam bahasa Mandarin; di Jepang, dalam bahasa Jepang. Namun, jika dilihat secara keseluruhan, proporsi anggota yang berbahasa Jepang tidak dapat dihindari untuk tetap tinggi. Oleh karena itu, sebagian besar komunikasi di sistem grupware dilakukan dalam bahasa Jepang.

Oleh karena itu, banyak anggota tim non-Jepang tidak dapat membaca dokumen dan kesulitan berpartisipasi dalam diskusi. Itulah alasan kami mulai mempertimbangkan alat terjemahan, karena kami merasa perlu menyediakan dukungan untuk menghilangkan hambatan bahasa.

Ada banyak opsi yang tersedia, termasuk alat terjemahan AI dan terjemahan mesin. Apa alasan Anda memilih DeepL?

Yang terpenting dari data yang tersedia secara publik kami mengetahui bahwa standar keamanan DeepL akan tinggi. Saya kira sudah lebih dari empat atau lima tahun yang lalu kami pertama kali mempertimbangkan untuk memperkenalkan alat terjemahan. Namun, sebagian besar alat pada saat itu menggunakan data masukan untuk memperbaiki sistem terjemahan mereka.

DeepL, di sisi lain, selalu menyatakan akan segera menghapus data masukan dan mengelolanya dengan aman. Sebagai Departemen Sistem Informasi, kami lebih memprioritaskan keamanan dan kemudahan operasional daripada kemudahan penggunaan. Kami mulai mempertimbangkan DeepL sebagai alat yang tampaknya paling baik dalam istilah keamanan.

Bagaimana pengguna Anda menilai DeepL?

Banyak pengguna mengatakan bahwa hasil terjemahan dari DeepL terlihat lebih alami dibandingkan dengan hasil terjemahan perusahaan lain.

Alat terjemahan lain dianggap menghasilkan terjemahan yang terdengar kaku atau kalimat yang terdengar seperti kalimat contoh. Masalah lain adalah pengguna tidak dapat menilai apakah mereka dapat menggunakan hasil terjemahan tanpa mengeditnya, dan mereka harus berhati-hati. 

Misalnya, mereka perlu menerjemahkan kembali atau mencari arti setiap kata. DeepL memiliki reputasi tinggi dalam akurasi terjemahan, dan hasil terjemahannya dapat digunakan langsung tanpa perlu diedit. Maka banyak karyawan kami kini menggunakan DeepL. Komentar lainnya adalah bahwa aplikasi desktop sangat mudah digunakan. Sepertinya semua orang menggunakan tombol pintasan untuk langsung memulai terjemahan.

Kami memiliki banyak insinyur yang terlibat dalam pengembangan, jadi bagus juga ada pintasan dan dapat digunakan para pengembang dengan mudah.

Apa yang biasanya Anda terjemahkan dan situasi apa saja yang paling sering membutuhkan terjemahan?

Saya menggunakan DeepL untuk menerjemahkan spesifikasi dan pertanyaan melalui email.
Saat ini, kami mendukung produk-produk yang ditujukan untuk pasar luar negeri, jadi kami juga menggunakannya untuk beberapa terjemahan tersebut.

Di perusahaan kami, semua komunikasi internal pada dasarnya dilakukan melalui Kintone.
Kami juga menggunakan DeepL untuk menerjemahkan manual dan FAQ yang dibuat di Kintone ke dalam bahasa Inggris.

Selain itu, kami menggunakan ekstensi browser untuk menerjemahkan seluruh halaman.

Anda sudah memiliki banyak pengguna DeepL di seluruh Cybozu. Tantangan apa saja yang Anda hadapi selama proses implementasi?

Sebelum implementasi secara perusahaan, kami memiliki beberapa tim yang menggunakan langganan DeepL berbayar. Selain itu, hampir semua orang tahu apa itu DeepL, jadi tidak banyak tantangan besar terkait implementasinya.

Aturan internal kami mengharuskan kami menggunakan langganan berbayar DeepL karena alasan keamanan, tetapi kami menyerahkan pengelolaan akun dan kontrak kepada pengguna. Kali ini, Departemen Sistem Informasi menyusun peluncuran secara menyeluruh di seluruh perusahaan dengan kebijakan memberikan lisensi kepada anggota yang ingin menggunakannya.

Dalam hal manajemen, kami berhasil menerapkan sistem ini dengan cara yang mengurangi beban kerja Departemen Sistem Informasi sekaligus memberikan manfaat yang signifikan bagi para pengguna. Ini merupakan poin utama dari proyek tersebut.

Misalnya, SSO memungkinkan pengguna untuk mendaftar sendiri dan membuat akun mereka sendiri, dan ketika batas akun tercapai, sistem secara otomatis menonaktifkan akun yang tidak digunakan. 

Kadang-kadang kita mendengar sulitnya menggunakan alat yang tidak mengukur ROI, tetapi apakah Cybozu mempertimbangkan ROI saat mengimplementasikan DeepL secara perusahaan?

Alih-alih ROI, DeepL kali ini diperkenalkan sebagai solusi untuk tantangan yang terlihat.

Dalam hal ini, hambatan bahasa merupakan masalah yang semakin dirasakan di dalam Cybozu. Seiring dengan meningkatnya jumlah anggota yang bahasa pertamanya bukan bahasa Jepang, ada orang-orang yang tidak dapat memahami pesan tersebut kecuali jika ditulis dalam bahasa Inggris dan Jepang saat diposting ke seluruh perusahaan. 

Selain itu, terdapat situasi dalam komunikasi sehari-hari di mana pembicaraan tidak dapat dilakukan kecuali menggunakan Inggris. Bagian Sistem Informasi sedang memperkenalkan alat-alat untuk mendukung pemahaman tentang komunikasi bagi semua orang.

Dalam hal ROI, saya pikir tidak mustahil untuk menunjukkan seberapa banyak waktu yang dihabiskan untuk terjemahan dan komunikasi telah berkurang. Saya sangat merasakan dampaknya.

Namun, yang saya rasakan adalah efek lain dari pengenalan DeepL, yaitu saat ini hal itu telah memudahkan anggota tim dari luar negeri untuk menghubungi saya. Ketika komentar saya ditulis dalam bahasa asli anggota, konten komentar tersebut dapat dipahami dan nuansanya dapat disampaikan dengan jelas. 

Hal ini memudahkan semua orang berkonsultasi dengan saya, dan saya sering merasa bahwa hambatan bahasa yang sering disebut telah berkurang. Sulit mengetahui apakah hal ini benar atau tidak, tetapi saya yakin DeepL memberikan dampak positif pada komunikasi yang tidak dapat diukur.

Apa hasil menghilangkan hambatan bahasa dan komunikasi, dan apa visi Anda untuk masa depan?

Dari sudut pandang IT, kami ingin mengurangi ketimpangan informasi dan lokasi sebanyak mungkin. Ketika sebuah perusahaan berusaha bersaing secara global, sering dikatakan bahwa penting untuk dapat bekerja kapan saja dan di mana saja. Namun, yang saya rasakan belakangan ini adalah bahwa "dengan siapa saja" juga semakin penting bagi perusahaan kami.

Setelah pandemi Covid-19, banyak perusahaan mulai menerapkan kerja dari rumah, dan kini sudah tidak lagi aneh untuk bisa bekerja di mana saja dan kapan saja. Jadi, hal yang paling penting berikutnya di Cybozu adalah "dengan siapa saja." Masalah pertama yang muncul saat bekerja dengan kelompok yang beragam dengan cara berpikir yang berbeda adalah hambatan bahasa. Menurut saya jika hambatan itu dihilangkan, cara kerja baru akan terlihat.

Dengan berbagi informasi dan berkomunikasi secara global, kita dapat mengembangkan ide-ide baru yang tidak akan dapat kita pikirkan jika kita hanya berkomunikasi dalam bahasa Jepang. Cybozu memasuki fase "kapan saja, di mana saja, dengan siapa saja." Menurut saya langkah pertama untuk mempromosikan sistem ini adalah memfasilitasi komunikasi antar orang yang menggunakan bahasa yang berbeda.