사이보즈가 언어 AI로 글로벌 커뮤니케이션을 가능하게 하는 방법

자신과 사이보즈에 대해 소개해 주시겠어요?

저는 사이보즈 운영 부문 정보 시스템 부서의 총괄 관리자입니다. 정보 시스템 부서의 주요 업무에는 내부 시스템 설계, 구축 및 운영이 포함됩니다. 구체적으로 정보 시스템 부서는 세 팀으로 구성됩니다. 

• PC 및 스마트폰을 배치하고, 장비를 설치하며, 사용자의 요청에 대응하는 팀
• DeepL과 같은 클라우드 서비스를 도입하고 계정 관리를 운영하는 팀
• 개발을 주로 담당하는 팀

제 역할은 세 팀 모두를 관리하는 것입니다.

사이보즈는 그룹웨어 제품과 팀워크 향상 솔루션이라는 두 가지 비즈니스를 운영하고 있습니다. 그룹웨어 분야에서 당사는 킨톤, 가룬, 사이보즈 오피스, 메일와이즈 등 네 가지 제품을 개발, 판매 및 운영합니다. 팀과 조직 간 정보 공유를 위한 그룹웨어 개발사로서, 우리는 다음과 같은 사명에 전념합니다. "팀워크가 넘치는 사회를 건설합니다."

최근 글로벌 시장 진출에 대해 말씀해 주시겠습니까?

당사는 미국, 호주, 중국, 대만, 말레이시아, 베트남 등 다양한 국가 및 지역을 대상으로 해외 시장을 위한 킨톤을 개발하고 있습니다.

또한 국적이나 모국어에 관계없이 인재를 채용하고 있습니다. 일본에서도 해외 인재를 모집 중입니다. 이는 다양한 시장에서 사용될 제품을 만들려면 해당 시장을 이해해야 한다는 생각에 기반합니다. 일부 개발팀에게는 지원자가 일본 국적인지 일본어를 구사하는지가 더 이상 중요하지 않습니다.

어떤 분야에서 AI 번역 및 기계번역의 사용이 필요하다고 느끼셨나요?

당사는 베트남, 중국, 미국에 사무소를 두고 글로벌 사업을 운영하고 있습니다.

각 지역마다 일본어를 사용하는 직원보다 해당 국가 출신의 직원이 더 많습니다. 따라서 의사소통의 언어는 지역에 따라 다릅니다.

베트남에서는 베트남어로 소통하고, 미국에서는 영어로, 중국에서는 주로 중국어로, 일본에서는 일본어로 소통합니다. 그러나 전체적으로 볼 때 일본어를 사용하는 직원의 비율이 높을 수 밖에 없습니다. 따라서 그룹웨어에서의 의사소통 대부분은 일본어로 이루어집니다.

따라서 많은 비일본인 직원들이 문서를 읽을 수 없었고 논의에 참여하기 어렵다고 느꼈습니다. 이것이 바로 당사가 번역 도구를 고려하기 시작한 이유입니다. 언어 장벽을 제거할 수 있도록 지원해야 한다고 느꼈기 때문입니다.

AI 번역 도구와 기계번역 등 다양한 옵션이 존재했는데 그 중 DeepL을 선택하게 된 이유는 무엇인가요?

가장 중요한 점은 공개된 자료를 통해 DeepL의 보안 기준이 높을 것이라는 사실을 알고 있었다는 것이었습니다. 번역 도구 도입을 처음 고려한 게 아마도 4~5년 이상 전일 거라고 생각합니다. 그러나 당시 대부분의 도구는 입력 데이터를 활용해 번역 시스템을 개선하고 있었습니다.

반면 DeepL은 항상 입력 데이터를 즉시 삭제하고 안전하게 처리한다고 밝혀왔습니다. 정보 시스템 부서로서 저희는 사용성보다 보안과 운영 편의성을 더 중요하게 생각합니다. 이에 보안 측면에서 가장 우수한 도구로 보였던 DeepL을 고려하게 되었습니다.

귀사 사용자들은 DeepL을 어떻게 평가하나요?

많은 사용자들이 DeepL의 번역 결과가 타사보다 더 자연스럽게 보인다고 말합니다.

다른 번역 도구들은 직설적으로 느껴지는 번역이나 예문처럼 들리는 문장을 제공한다고 알려져 있습니다. 또 다른 문제는 사용자가 번역 결과를 교정 없이 사용할 수 있는지 판단할 수 없어 조심해야 했다는 점이었습니다. 

예를 들어, 각 단어를 역으로 번역하거나 찾아봐야 했습니다. DeepL은 번역 정확도로 높은 평판을 얻고 있으며, 번역 결과는 사후 교정 없이 그대로 사용할 수 있습니다. 그 결과, 현재 많은 직원들이 DeepL을 사용하고 있습니다. 사람들은 또 데스크톱 애플리케이션이 매우 사용하기 쉽다고 말합니다. 모두들 단축키를 사용해 곧바로 번역을 시작하는 것 같습니다.

개발 엔지니어가 많은 만큼, 단축키가 존재하고 개발자가 사용하기 쉽다는 점도 장점입니다.

주로 어떤 내용을 번역하시나요? 그리고 어떤 상황에 번역이 가장 필요하신가요?

저는 DeepL을 사용하여 사양서와 문의 이메일을 번역합니다.
현재 해외 시장용 제품에 대한 지원을 제공하고 있으므로, 해당 번역 작업에도 이를 활용하고 있습니다.

저희 회사에서는 기본적으로 모든 내부 커뮤니케이션이 킨톤에서 이루어집니다.
또한 킨톤에서 작성된 매뉴얼과 FAQ를 영어로 번역하기 위해 DeepL 번역기를 사용합니다.

또한, 전체 페이지를 번역하기 위해 브라우저 확장 프로그램을 사용합니다.

도입 전에도 사이보즈 전사적으로 이미 많은 사람들이 DeepL을 사용하고 있었습니다. 도입 과정에서 어떤 어려움을 겪으셨나요?

전사적 도입 전에는 여러 팀이 DeepL의 유료 구독 서비스를 사용했습니다. 또한 거의 모든 사람이 DeepL이 무엇인지 알고 있었기 때문에 도입과 관련하여 큰 어려움은 없었습니다.

내부 규정상 보안상의 이유로 DeepL 유료 구독 서비스를 사용해야 했지만, 계정 관리와 계약서는 사용자에게 맡겼습니다. 이번에는 정보 시스템 부서가 전사적 배포를 진행하며, 사용을 원하는 구성원에게 라이선스를 부여하는 정책을 시행했습니다.

관리 측면에서, 정보 시스템 부서의 부담을 줄이면서도 사용자에게 상당한 혜택을 제공하는 방식으로 시스템을 도입할 수 있었습니다. 이것이 프로젝트의 주요 포인트였습니다.

예를 들어, SSO를 통해 사용자는 스스로 회원가입하여 계정을 생성할 수 있으며, 계정 한도에 도달하면 시스템이 자동으로 미사용 계정을 비활성화합니다. 

ROI를 측정하지 않는 도구를 사용하기 어렵다는 말이 있는데, 사이보즈는 DeepL을 전사적으로 도입할 때 ROI를 고려했나요?

이번에 DeepL은 ROI보다는 가시적인 과제에 대한 해결책으로 소개되고 있습니다.

언어 장벽은 사이보즈 내에서 점점 더 크게 체감되고 있는 문제입니다. 일본어가 모국어가 아닌 구성원의 수가 증가함에 따라, 전사 공지가 게시될 때 영어와 일본어로 동시에 작성되지 않으면 내용을 이해하지 못하는 사람들이 있습니다. 

또한 일상적인 의사소통에서도 영어를 사용하지 않으면 논의가 이루어지지 않는 경우가 있습니다. 정보 시스템 부서는 모든 사람이 커뮤니케이션을 이해할 수 있도록 지원하는 도구를 도입하고 있습니다.

ROI 측면에서 볼 때, 번역과 커뮤니케이션에 소요된 시간이 얼마나 절감되었는지 보여주는 것이 불가능하지 않다고 생각합니다. 저는 확실히 그 영향을 느끼고 있습니다.

DeepL 도입의 또 다른 효과로, 현재 해외 팀원들이 저에게 연락하기가 더 쉬워졌다는 사실을 체감하고 있습니다. 제 댓글을 각 팀원의 모국어로 작성하면 내용을 이해하기 쉬워지고 미묘한 뉘앙스까지 전달할 수 있습니다. 

모두 더 쉽게 저와 상담할 수 있게 되었고, 소위 언어 장벽이 줄어든 것 같다는 느낌을 자주 받습니다. 이것이 사실인지 아닌지 알기는 어렵지만, DeepL이 우리의 의사소통에 정량화할 수 없는 긍정적인 영향을 미친다고 생각합니다.

언어 및 의사소통 장벽을 제거함으로써 얻는 결과는 무엇이며, 앞으로의 비전은 무엇입니까?

당사는 IT 관점에서 정보 및 지역 격차를 최대한 줄이고자 합니다. 기업이 글로벌 경쟁을 펼치려 할 때, 흔히 언제 어디서나 업무를 수행할 수 있는 능력이 중요하다고 말합니다. 그러나 최근 제가 느낀 것은 “누구와도” 소통할 수 있어야 한다는 부분도 당사에 점점 더 중요해지고 있다는 것입니다.

코로나19 이후 많은 기업들이 재택근무를 시작했으며, 이제 언제 어디서든 일할 수 있다는 사실이 더 이상 이상하게 느껴지지 않습니다. 사이보즈에서 그 다음으로 중요한 것은 "누구와도"입니다. 다양한 사고방식을 가진 여러 사람들과 함께 일할 때 발생하는 첫 번째 문제는 언어 장벽입니다. 그 장벽이 제거된다면 새로운 업무 방식이 나타날 것이라고 생각합니다.

정보를 공유하고 글로벌하게 소통함으로써, 일본어로만 소통할 때는 생각해낼 수 없었던 새로운 아이디어를 개발할 수 있습니다. 사이보즈는 "언제 어디서나 누구와도"라는 단계로 진입하고 있습니다. 이 환경을 촉진하기 위한 첫걸음은 서로 다른 언어를 사용하는 사람들이 상호 소통할 수 있도록 지원하는 것이라고 생각합니다.