Come Cybozu favorisce la comunicazione globale con l’IA linguistica

Potrebbe raccontarci qualcosa di lei e di Cybozu?

Sono il direttore generale del reparto Information Systems della divisione Operations di Cybozu Inc. Le principali responsabilità del reparto Information Systems comprendono la progettazione, la realizzazione e la gestione dei sistemi interni. In particolare, il reparto Information Systems è composto da tre team: 

• Il team che si occupa della configurazione di PC e smartphone, dell’organizzazione delle attrezzature e della risposta alle richieste degli utenti.
• Il team che introduce servizi cloud, come DeepL, e gestisce la loro amministrazione degli account.
• Il team che si occupa principalmente dello sviluppo.

Il mio ruolo consiste nell’organizzare tutti e tre i team.

Cybozu opera in due settori: prodotti groupware e soluzioni per il miglioramento del lavoro di squadra. Per quanto riguarda il groupware, sviluppiamo, commercializziamo e gestiamo quattro prodotti: Kintone, Garoon, Cybozu Office e Mailwise. Come sviluppatori di un groupware utilizzato per la condivisione di informazioni tra team e organizzazioni, ci impegniamo a perseguire il nostro obiettivo: “Costruire una società improntata al lavoro di squadra”.

Potrebbe parlarci della sua recente espansione nel mercato globale?

Stiamo sviluppando Kintone per i mercati esteri in vari Paesi e regioni, tra cui Stati Uniti, Australia, Cina, Taiwan, Malesia e Vietnam.

Assumiamo anche persone indipendentemente dalla loro nazionalità o lingua madre, tra cui dipendenti stranieri in Giappone. L’idea di fondo è che, se intendiamo creare un prodotto che sarà utilizzato in mercati diversi, è necessario capire questi mercati. Per alcuni team di sviluppo non importa più se un candidato sia di nazionalità giapponese o parli giapponese.

In quali ambiti avete ritenuto necessario l’utilizzo della traduzione basata sull’IA e della traduzione automatica?

Abbiamo una presenza globale, con uffici in Vietnam, Cina e Stati Uniti.

In ogni sede il personale che parla giapponese è inferiore al numero di dipendenti del posto. La lingua impiegata per comunicare varia perciò a seconda dell’area.

In Vietnam, la comunicazione avviene in vietnamita; negli Stati Uniti, in inglese; in Cina, principalmente in cinese; in Giappone, in giapponese. Tuttavia, se si considera il quadro complessivo, la percentuale di dipendenti di lingua giapponese risulta inevitabilmente elevata. Perciò gran parte della comunicazione sul groupware avviene in giapponese.

Di conseguenza, molti membri del team non giapponesi non erano in grado di leggere i documenti e trovavano difficile partecipare alle discussioni. Per questo motivo abbiamo iniziato a valutare l’utilizzo di strumenti di traduzione, poiché ritenevamo necessario fornire un supporto che eliminasse qualsiasi barriera linguistica.

Erano disponibili diverse opzioni, tra cui strumenti di traduzione basati sull’IA e traduzione automatica. Cosa vi ha spinto a scegliere DeepL?

L’aspetto più rilevante era che, sulla base dei dati disponibili pubblicamente, sapevamo che gli standard di sicurezza di DeepL sarebbero stati elevati. Saranno trascorsi più di quattro o cinque anni da quando abbiamo inizialmente valutato l’introduzione di uno strumento di traduzione. Tuttavia, la maggior parte degli strumenti dell’epoca utilizzava i dati inseriti per migliorare i propri sistemi di traduzione.

DeepL, invece, ha sempre affermato di eliminare subito i dati inseriti e di gestirli in modo sicuro. In qualità di reparto Information Systems, siamo più interessati alla sicurezza e alla facilità di implementazione che all’usabilità. Abbiamo iniziato a pensare che DeepL fosse lo strumento migliore in termini di sicurezza.

Come valutano DeepL i suoi colleghi?

Molti ritengono che le traduzioni di DeepL siano più naturali rispetto a quelle di altre aziende.

Altri strumenti di traduzione sono noti per traduzioni che suonano poco naturali o frasi che sembrano uscite da libri di testo. Un altro problema era che gli utenti non sapevano se potevano usare le traduzioni senza modificarle e dovevano essere attenti. 

Per esempio, dovevano ritradurle nella propria lingua o cercare parola per parola. DeepL gode di un’ottima reputazione per l’accuratezza e le sue traduzioni possono essere utilizzate così come sono. Ecco perché molti dei nostri dipendenti ora si avvalgono di DeepL. Un altro aspetto che sottolineano è quanto sia facile usare l’applicazione desktop. A quanto pare tutti utilizzano le combinazioni di tasti per tradurre al volo.

Abbiamo molti programmatori nel team di sviluppo, quindi apprezziamo che ci siano combinazioni di tasti pratiche per gli sviluppatori.

Di solito lei cosa traduce e quali sono le situazioni più comuni in cui è necessaria una traduzione?

Utilizzo DeepL per tradurre specifiche e richieste via e-mail.
Al momento forniamo supporto per prodotti destinati ai mercati esteri, perciò lo utilizziamo anche per alcune di quelle traduzioni.

Nella nostra azienda tutte le comunicazioni interne avvengono principalmente tramite Kintone.
Utilizziamo DeepL anche per tradurre i manuali e le pagine con le domande frequenti creati su Kintone in inglese.

Usiamo anche l’estensione per browser per tradurre intere pagine.

Molte persone all’interno di Cybozu già utilizzavano DeepL. Quali difficoltà avete incontrato durante il processo di implementazione?

Prima dell’implementazione a livello aziendale, diversi team avevano abbonamenti DeepL a pagamento. Inoltre, quasi tutti conoscevano DeepL, quindi non ci sono state particolari difficoltà nell’implementazione.

Le nostre norme interne ci imponevano di sottoscrivere un abbonamento a pagamento di DeepL per motivi di sicurezza, ma abbiamo lasciato la gestione degli account e dei contratti agli utenti. Il reparto Information Systems ha implementato DeepL a livello aziendale con una politica di concessione delle licenze ai membri che le volevano.

In termini di gestione, siamo riusciti a introdurre il sistema in modo tale da ridurre il carico di lavoro del reparto Information Systems, offrendo al contempo vantaggi significativi agli utenti. Questo era un punto fondamentale del progetto.

Per esempio, l’SSO consente agli utenti di iscriversi da soli e creare i propri account; quando viene raggiunto il limite di account, il sistema disattiva in automatico quelli inutilizzati. 

A volte sentiamo dire che è difficile impiegare strumenti che non misurano il ROI, ma Cybozu ha considerato il ROI quando ha implementato DeepL a livello aziendale?

Piuttosto che in termini di ROI, DeepL viene presentato come una soluzione a una sfida evidente.

In questo caso, la barriera linguistica rappresenta una questione sempre più sentita all’interno di Cybozu. Essendo aumentato il numero di dipendenti la cui lingua madre non è il giapponese, c’è chi non riesce a capire le comunicazioni aziendali se non sono scritte sia in inglese che in giapponese. 

Inoltre, nella comunicazione quotidiana, ci sono casi in cui le conversazioni possono essere svolte solo in inglese. Il reparto Information Systems sta introducendo strumenti di supporto per garantire che tutti possano capire le comunicazioni.

In termini di ROI, penso che sia possibile dimostrare quanto tempo è stato risparmiato nella traduzione e nella comunicazione. Ne sento sicuramente gli effetti.

A mio avviso, però, l’altro effetto dell’introduzione di DeepL è che al momento è più facile per i membri del mio team basati all’estero comunicare con me. Quando leggono i miei commenti nella propria lingua madre, capiscono meglio il contenuto e colgono le sfumature di significato. 

Così è più facile per tutti consultarmi e spesso sento che si è ridotta la cosiddetta barriera linguistica. Difficile sapere se è vero o meno, ma per quanto mi riguarda DeepL ha un impatto positivo sulla nostra comunicazione che non può essere quantificato.

A quali risultati porta eliminare le barriere linguistiche e comunicative, e qual è la sua visione per il futuro?

Dal punto di vista informatico, vogliamo ridurre il più possibile le disparità di informazioni e di area geografica. Quando un’azienda cerca di competere a livello globale, spesso si sottolinea l’importanza di poter lavorare in qualsiasi momento e ovunque. Ma di recente ho notato che anche la possibilità di lavorare “con chiunque” sta diventando sempre più importante per la nostra azienda.

Dopo la pandemia di Covid-19, molte aziende hanno adottato lo smart working e al giorno d’oggi non è più insolito poter lavorare ovunque e in qualsiasi momento. Ecco perché la prossima priorità di Cybozu è poter lavorare “con chiunque”. Il primo ostacolo che si presenta quando si lavora con un gruppo eterogeneo di persone con modi di pensare diversi è la barriera linguistica. Se eliminiamo questo ostacolo, emergerà un nuovo modo di lavorare.

Condividendo informazioni e comunicando a livello globale, possiamo sviluppare nuove idee che non ci verrebbero mai in mente se comunicassimo solo in giapponese. Cybozu sta entrando in una fase all’insegna del lavoro “in qualsiasi momento, ovunque e con chiunque”. Il primo passo per promuovere questo sistema dovrebbe essere di consentire a persone che parlano lingue diverse di comunicare tra loro.