Comment Cybozu facilite la communication internationale grâce à l'IA linguistique

Pourriez-vous nous parler de vous et de Cybozu ?

Je suis directeur général du département des systèmes d'information de la division Opérations chez Cybozu Inc. Les principales responsabilités du département des systèmes d'information comprennent la conception, la construction et l'opération des systèmes internes. Plus précisément, le département des systèmes d'information se compose de trois équipes : 

• L'équipe chargée de la gestion des ordinateurs et des smartphones, de l'organisation du matériel et de la réponse aux demandes des utilisateurs.
• L'équipe qui met en place les services cloud, tels que DeepL, et gère l’administration de leurs comptes
• L'équipe principalement responsable du développement

Mon rôle consiste à coordonner les trois équipes.

Cybozu propose deux types de produits : des produits de groupware et des solutions d'amélioration du travail d'équipe. En matière de logiciels collaboratifs, nous développons, commercialisons et exploitons quatre produits : Kintone, Garoon, Cybozu Office et Mailwise. En tant que développeur de logiciels collaboratifs utilisés pour le partage d'informations entre équipes et organisations, nous nous engageons à respecter notre objectif : construire une société où règne l'esprit d'équipe.

Pourriez-vous nous parler de votre récente expansion sur le marché international ?

Nous développons actuellement Kintone pour les marchés internationaux dans divers pays et régions, notamment aux États-Unis, en Australie, en Chine, à Taïwan, en Malaisie et au Vietnam.

Nous recrutons également des personnes indépendamment de leur nationalité ou de leur langue maternelle, notamment des employés étrangers au Japon. Cela repose sur l'idée que, si nous souhaitons créer un produit destiné à être utilisé sur divers marchés, nous devons les comprendre. Pour certaines équipes de développement, le fait qu'un candidat soit de nationalité japonaise ou parle japonais n'a plus d'importance.

Dans quels domaines avez-vous estimé nécessaire d'utiliser la traduction par IA et la traduction automatique ?

Nous sommes présents à l'échelle internationale, avec des bureaux au Vietnam, en Chine et aux États-Unis.

Dans chaque bureau, il y a plus de membres provenant des pays en question que de membres parlant japonais. Par conséquent, la langue utilisée pour communiquer varie en fonction du lieu.

Au Vietnam, la communication se fait en vietnamien ; aux États-Unis, c'est en anglais ; en Chine, principalement en chinois ; au Japon, c'est en japonais. Cependant, dans l'ensemble, la proportion de membres parlant le japonais est toujours élevée. Par conséquent, la plupart des communications sur le logiciel de travail collaboratif se font en japonais.

Par conséquent, de nombreux membres d’équipe non japonais n'étaient pas en mesure de lire les documents et ont éprouvé des difficultés à participer aux discussions. C'est pourquoi nous avons envisagé l'utilisation d'outils de traduction, car nous estimions nécessaire d’aider à lever les barrières linguistiques.

Il existait de nombreuses options, notamment des outils de traduction basés sur l'IA et la traduction automatique. Qu'est-ce qui vous a incité à choisir DeepL ?

Le plus important était que nous savions, grâce aux données accessibles au public, que les normes de sécurité de DeepL seraient élevées. Je pense que cela remonte à plus de quatre ou cinq ans que nous avons envisagé pour la première fois d'introduire un outil de traduction. Cependant, la plupart des outils de l'époque utilisaient les données saisies pour améliorer leurs systèmes de traduction.

DeepL, en revanche, a toujours déclaré supprimer rapidement les données saisies et les traiter de manière sécurisée. En tant que département des systèmes d'information, nous accordons davantage d'importance à la sécurité et à la facilité d'utilisation qu'à la convivialité. Nous avons commencé à envisager DeepL comme l'outil qui semblait le plus performant en matière de sécurité.

Quelle est l'évaluation de DeepL par vos utilisateurs ?

De nombreux utilisateurs indiquent que les traductions fournies par DeepL sont plus naturelles que celles proposées par d'autres entreprises.

D'autres outils de traduction sont réputés fournir des traductions qui semblent peu nuancées ou des phrases qui ressemblent à des exemples types. Un autre problème était que les utilisateurs ne pouvaient pas déterminer s'ils pouvaient utiliser les résultats de la traduction sans les modifier, et devaient donc faire preuve de prudence. 

Par exemple, ils devaient traduire ou rechercher chaque mot. DeepL jouit d'une excellente réputation en matière de précision de traduction, et les résultats de traduction peuvent être utilisés tels quels. Par conséquent, un grand nombre de nos employés utilisent désormais DeepL. Une autre remarque fréquente est que l'application de bureau est très conviviale. Il semble que tout le monde utilise les raccourcis clavier pour démarrer immédiatement une traduction.

Nous avons de nombreux ingénieurs impliqués dans le développement, il est donc également appréciable qu'il existe des raccourcis et que le logiciel soit facile à utiliser pour les développeurs.

Quels types de textes traduisez-vous habituellement et dans quelles situations avez-vous le plus souvent besoin de traduction ?

J'utilise DeepL pour traduire des spécifications et des demandes par e-mail.
À l'heure actuelle, nous fournissons de l’assistance pour des produits destinés aux marchés étrangers, nous l'utilisons donc également pour certaines de ces traductions.

Au sein de notre entreprise, toutes les communications internes sont essentiellement effectuées via Kintone.
Nous utilisons également DeepL pour traduire en anglais les manuels et les FAQ créés dans Kintone.

De plus, nous utilisons l'extension de navigateur pour traduire des pages entières.

De nombreux collaborateurs utilisaient déjà DeepL au sein de Cybozu. Quels défis avez-vous rencontrés au cours du processus de mise en œuvre ?

Avant la mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise, plusieurs équipes utilisaient des abonnements DeepL payants. De plus, presque tout le monde connaissait DeepL, il n'y a donc pas eu de difficultés majeures concernant la mise en œuvre.

Nos règles internes nous imposaient d'utiliser l'abonnement payant de DeepL pour des raisons de sécurité, mais nous avons laissé la gestion des comptes et les contrats à la charge des utilisateurs. Cette fois-ci, le département des systèmes d'information a organisé un déploiement à l'échelle de l'entreprise avec une politique d'octroi de licences aux membres qui souhaitaient les utiliser.

En termes de gestion, nous avons réussi à mettre en place le système de manière à réduire la charge de travail du service des systèmes d'information tout en offrant des avantages significatifs aux utilisateurs. Il s'agissait d'un élément essentiel du projet.

Par exemple, l’authentification unique permet aux utilisateurs de s’abonner eux-mêmes et de créer leurs propres comptes. Lorsque la limite de comptes est atteinte, le système désactive automatiquement les comptes inutilisés. 

Nous entendons parfois dire qu'il est difficile d'utiliser des outils qui ne mesurent pas le ROI, mais Cybozu a-t-il pris en compte le ROI lors de la mise en œuvre de DeepL à l'échelle de l'entreprise ?

Plutôt que le ROI, DeepL est présenté cette fois-ci comme une solution à un défi visible.

Dans ce contexte, la barrière de la langue est un problème de plus en plus ressenti au sein de Cybozu. Étant donné que le nombre de membres dont la langue maternelle n'est pas le japonais a augmenté, certaines personnes ne peuvent comprendre le message que s'il est rédigé à la fois en anglais et en japonais lorsqu'il est diffusé à l'ensemble de l'entreprise. 

De plus, dans les communications quotidiennes, il existe des situations où les discussions ne peuvent être menées qu'en anglais. Le département des systèmes d'information met en place des outils destinés à permettre à chacun de comprendre les communications.

En termes de ROI, je pense qu'il est tout à fait possible de démontrer la réduction du temps consacré à la traduction et à la communication. Je ressens effectivement les effets.

Cependant, je considère que l'autre effet de l'introduction de DeepL est qu'il est désormais plus facile pour les membres d’équipe à l'étranger de communiquer avec moi. Lorsque mes commentaires sont rédigés dans la langue maternelle du membre, le contenu est compréhensible et les nuances peuvent être transmises. 

Cela facilite les consultations avec moi et j'ai souvent l'impression que la barrière de la langue s'est atténuée. Il est difficile de déterminer si cela est exact ou non, mais je pense que DeepL a un impact positif sur notre communication qui ne peut être quantifié.

Quels sont les résultats de la suppression des barrières liées aux langues et à la communication, et quelle est votre vision pour l'avenir ?

Du point de vue informatique, nous souhaitons réduire autant que possible les disparités en matière d'informations et de localisation. Lorsqu'une entreprise cherche à être compétitive à l'échelle internationale, il est souvent mentionné qu'il est essentiel de pouvoir travailler à tout moment et en tout lieu. Cependant, ce que je ressens récemment, c'est que « avec n'importe qui » devient également plus important pour notre entreprise.

Après la pandémie de Covid-19, de nombreuses entreprises ont adopté le télétravail, et il n'est plus inhabituel de pouvoir travailler n'importe où et n'importe quand. La priorité suivante chez Cybozu est donc « avec n'importe qui ». Le premier défi qui se présente lorsque l'on travaille avec un groupe diversifié de personnes ayant des façons de penser différentes est la barrière de la langue. Je pense que si cet obstacle est éliminé, une nouvelle façon de travailler apparaîtra.

En partageant des informations et en communiquant à l'échelle internationale, nous pouvons développer de nouvelles idées auxquelles nous n'aurions pas pensé si nous avions communiqué uniquement en japonais. Cybozu entre dans la phase « à tout moment, n'importe où, avec n'importe qui ». Je considère que la première étape pour promouvoir cette configuration consiste à permettre aux personnes parlant différentes langues de communiquer entre elles.