Jak Cybozu umožňuje globální komunikaci pomocí jazykové AI

Můžete nám něco říct o sobě a společnosti Cybozu?

Jsem manažer oddělení informačních systémů provozní divize společnosti Cybozu Inc. Mezi hlavní povinnosti oddělení informačních systémů patří návrh, výstavba a provoz interních systémů. Konkrétně se oddělení informačních systémů skládá ze tří týmů: 

• tým, který zajišťuje počítače a smartphony, připravuje vybavení a reaguje na požadavky uživatelů,
• tým, který zavádí cloudové služby, jako je DeepL, a spravuje jejich účty,
• tým, který má na starosti především vývoj.

Moje role je organizovat všechny tři týmy.

Cybozu má dvě oblasti obchodu: produkty pro skupinovou spolupráci a řešení pro zlepšení týmové práce. V oblasti softwaru pro spolupráci vyvíjíme, prodáváme a provozujeme čtyři produkty: Kintone, Garoon, Cybozu Office a Mailwise. Jako vývojáři softwaru pro spolupráci používaného ke sdílení informací mezi týmy a organizacemi se zavazujeme k naplňování našeho poslání: „budování společnosti plné týmové práce“.

Můžete nám říct něco o vaší nedávné expanzi na globální trh?

Vyvíjíme Kintone pro zahraniční trhy v různých zemích a regionech, včetně USA, Austrálie, Číny, Tchaj-wanu, Malajsie a Vietnamu.

Najímáme také lidi bez ohledu na jejich národnost nebo mateřský jazyk – přijímáme zahraniční členy v Japonsku. Vychází to z myšlenky, že pokud chceme vytvořit produkt, který bude použit na různých trzích, musíme je nejprve pochopit. Pro některé vývojové týmy již není důležité, zda je uchazeč japonským státním příslušníkem nebo zda mluví japonsky.

V jakých oblastech jste považovali použití překladu pomocí AI a strojového překladu za nezbytné?

Máme globální působnost a pobočky ve Vietnamu, Číně a USA.

Na každém místě je více členů z jednotlivých zemí než členů hovořících v japonštině. Jazyk komunikace se tedy liší v závislosti na lokalitě.

Ve Vietnamu se komunikuje vietnamštinou, v USA angličtinou, v Číně hlavně čínštinou a v Japonsku japonštinou. Celkově však podíl členů hovořících v japonštině nevyhnutelně převládá. Proto je velká část komunikace v rámci softwaru pro spolupráci vedena v japonštině.

Mnoho členů týmu, kteří nebyli Japonci, proto nebylo schopno číst dokumenty a mělo potíže účastnit se diskusí. Proto jsme začali uvažovat o překladatelských nástrojích, protože jsme cítili, že potřebujeme poskytovat podporu, která odstraní jakékoli jazykové bariéry.

K dispozici bylo mnoho možností, včetně nástrojů pro překlad pomocí AI a strojového překladu. Proč jste si vybrali DeepL?

Nejdůležitější bylo, že jsme z veřejně dostupných údajů věděli, že bezpečnostní standardy DeepL budou vysoké. Myslím, že to bylo před více než čtyřmi nebo pěti lety, kdy jsme poprvé uvažovali o zavedení překladatelského nástroje. Většina nástrojů v té době však využívala vstupní data ke zlepšení svých překladových systémů.

DeepL naopak vždy prohlašoval, že vstupní data okamžitě smazává a zachází s nimi bezpečně. Jako oddělení informačních systémů se více zajímáme o bezpečnost a snadnost ovládání než o použitelnost. Začali jsme uvažovat o DeepL jako o nástroji, který se nám jevil jako nejlepší z hlediska bezpečnosti.

Jak hodnotí DeepL vaši uživatelé?

Mnoho uživatelů tvrdí, že překlady od DeepL vypadají přirozeněji než překlady od jiných společností.

Ostatní překladatelské nástroje údajně poskytují překlady, které působí neohrabaně, nebo věty, které znějí jako příkladové věty. Dalším problémem bylo, že uživatelé nemohli posoudit, zda mohou výsledky překladu použít bez úprav, a museli být opatrní. 

Například museli překládat zpět nebo vyhledávat každé slovo. DeepL má vynikající pověst díky přesnosti překladů a výsledky překladu lze použít v nezměněné podobě. V důsledku toho nyní mnoho našich zaměstnanců používá DeepL. Další věc, kterou lidé říkají, je, že desktopová aplikace je velmi snadno použitelná. Zdá se, že všichni používají klávesové zkratky, aby mohli okamžitě zahájit překlad.

Na vývoji se podílí mnoho inženýrů, takže je také dobré, že existují klávesové zkratky a že je pro vývojáře snadné je používat.

Co obvykle překládáte a v jakých situacích je překlad nejčastěji potřebný?

DeepL používám k překladu specifikací a e-mailových dotazů.
V současné době podporujeme produkty určené pro zahraniční trhy, takže jej používáme také pro některé z těchto překladů.

V naší společnosti probíhá veškerá interní komunikace v zásadě prostřednictvím aplikace Kintone.
DeepL také používáme k překladu manuálů a často kladených dotazů vytvořených v Kintone do angličtiny.

Kromě toho používáme rozšíření prohlížeče k překladu celých stránek.

DeepL již používalo mnoho lidí v rámci společnosti Cybozu. S jakými výzvami jste se setkali během implementačního procesu?

Před celopodnikovým zavedením jsme měli několik týmů, které využívaly placené předplatné DeepL. Navíc téměř všichni věděli, co je DeepL, takže při implementaci nevzniklo mnoho větších problémů.

Naše interní pravidla nám z bezpečnostních důvodů ukládala povinnost používat placené předplatné DeepL, ale správu účtů a smlouvy jsme nechali na uživatelích. Tentokrát oddělení informačních systémů připravilo celofiremní zavedení s politikou udělování licencí členům, kteří je chtěli používat.

Z hlediska řízení se nám podařilo zavést systém tak, aby se snížilo zatížení oddělení informačních systémů a zároveň se uživatelům poskytly významné výhody. To byl hlavní bod projektu.

Například SSO umožňuje uživatelům samostatně vytvořit účet a vytvářet si vlastní účty. Po dosažení limitu účtů systém automaticky deaktivuje nepoužívané účty. 

Někdy slýcháme, že je obtížné používat nástroje, které neměří návratnost investic (ROI), ale zohlednila společnost Cybozu návratnost investic (ROI) při zavádění DeepL v celé firmě?

DeepL se tentokrát představuje spíše jako řešení viditelného problému než jako návratnost investic (ROI).

V tomto případě je jazyková bariéra problémem, který je v rámci společnosti Cybozu stále více pociťován. Vzhledem k tomu, že se zvýšil počet zaměstnanců, jejichž mateřským jazykem není japonština, jsou lidé, kteří nerozumí sdělení, pokud není napsáno v angličtině i japonštině, když je zveřejněno pro celou společnost. 

Také v každodenní komunikaci existují případy, kdy diskuse nelze vést, pokud se nepoužívá angličtina. Oddělení informačních systémů zavádí nástroje, které mají podporovat porozumění komunikaci, aby všichni mohli porozumět informacím.

Pokud jde o návratnost investic (ROI), myslím si, že není nemožné ukázat, o kolik se zkrátil čas strávený překlady a komunikací. Určitě pociťuji účinky.

Nicméně, co podle mě představuje další efekt zavedení DeepL, je to, že v současné době usnadňuje zahraničním členům týmu kontaktovat mě. Když jsou moje komentáře napsány v rodném jazyku člena, je obsah srozumitelný a lze vyjádřit i jemné nuance. 

Díky tomu je pro všechny snazší se mnou konzultovat a často mám pocit, že se takzvaná jazyková bariéra zmenšila. Je těžké říct, zda je to pravda, ale myslím si, že DeepL má pozitivní vliv na naši komunikaci, který nelze kvantifikovat.

Jaké jsou výsledky odstranění jazykových a komunikačních bariér a jaká je vaše vize do budoucna?

Z pohledu IT chceme co nejvíce snížit rozdíly v informacích a lokalitách. Když se společnost snaží konkurovat na globálním trhu, často se říká, že je důležité být schopen pracovat kdykoli a kdekoli. V poslední době však mám pocit, že pro naši společnost je stále důležitější i „s kýmkoli“.

Po Covid-19 začalo mnoho společností pracovat z domova a již není neobvyklé, že lze pracovat kdekoli a kdykoli. Další důležitou věcí v Cybozu je tedy „s kýmkoli“. Prvním problémem, který vzniká při práci s různorodou skupinou lidí s odlišným způsobem uvažování, je jazyková bariéra. Myslím si, že pokud bude tato překážka odstraněna, objeví se nový způsob práce.

Díky sdílení informací a globální komunikaci můžeme rozvíjet nové nápady, které by nás nenapadly, kdybychom komunikovali pouze v japonštině. Cybozu vstupuje do fáze „kdykoli, kdekoli, s kýmkoli“. Myslím si, že prvním krokem k podpoře tohoto nastavení je umožnit lidem s různými jazyky vzájemně komunikovat.