O desafio: Comovocêlida com a comunicação transfronteiriça de forma eficiente e confiável?

Os diversos títulos de jogos de grande sucesso da SQUARE ENIX, como Dragon Quest e Final Fantasy, proporcionaram emoção e encanto a milhões de pessoas em todo o mundo. No entanto, com inúmeros escritórios no exterior que são compatíveis com os seus jogos populares internacionais, a comunicação transfronteiriça sem interrupções nem sempre foi tão simples.

Isso ocorreu porque a empresa não possuía uma plataforma de tradução padrão. Os departamentos utilizavam diferentes ferramentas pagas, resultando em práticas inconsistentes, custos mais elevados e riscos de segurança. Os funcionários estavam relutantes em utilizar ferramentas de tradução de IA não aprovadas (conhecidas como shadow IT) por receio de que dados confidenciais pudessem ser expostos ou utilizados para o treinamento de IA. Isso tornou a escolha de uma ferramenta de tradução por IA para toda a empresa uma prioridade urgente.

O departamento internacional de TI recebeu um pedido claro da administração para introduzir uma ferramenta de tradução padrão em toda a empresa.

explica Felix Abraham, Departamento de Sistemas de Informação de Infraestrutura Empresarial da SQUARE ENIX. “Isso nos levou a consolidar as ferramentas dispersas pela organização.”

A solução: Uma plataforma de tradução unificada e compatível com o ambiente empresarial, que oferece suporte a todos os departamentos e escritórios.

Para enfrentar esses desafios, a SQUARE ENIX adotou o DeepL para empresas. Com segurança de nível empresarial e atendimento ao cliente abrangente em todos os departamentos — incluindo Desenvolvimento, Publicação, RH e Jurídico —, essa foi a solução perfeita para substituir a “TI paralela” e permitiu que os funcionários em escritórios internacionais colaborassem de forma eficiente e confiante.

As principais razões para selecionar o DeepL para empresas foram a segurança de nível empresarial e a qualidade da tradução. Sabendo que os dados da empresa não seriam utilizados para o treinamento de IA e que a DeepL cumpre integralmente o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da UE, a SQUARE ENIX ficou segura de que poderia atender aos requisitos críticos para o tratamento de informações confidenciais em uma organização internacional.

Um sistema de suporte robusto

Outro fator determinante na decisão de adotar o DeepL para empresas foi o seu robusto sistema de suporte, que oferece assistência completa, desde a implementação até a adoção. Existe uma equipa dedicada à integração, separada do atendimento ao cliente padrão, que orienta a organização em todas as etapas, desde a configuração do serviço até a adoção interna completa. Felix reflete:

A equipa apoiou-nos cuidadosamente, passo a passo, nos desafios de implementação, tais como integrar as contas dos funcionários que já utilizavam o DeepL pessoalmente com o DeepL para empresas e configurar o SSO (início de sessão único), permitindo-nos prosseguir com confiança.

A DeepL também disponibilizou páginas de ajuda e perguntas frequentes para ser compatível com as operações pós-implementação, permitindo que os utilizadores resolvam as suas dúvidas de forma independente. As páginas de ajuda multilingues proporcionaram aos funcionários acesso fácil às informações por meio de uma interface amigável. Além disso, o suporte premium — exclusivo para clientes DeepL para empresas — garantiu uma experiência de implementação mais confiável e integrada.

Forte reconhecimento da marca

Felix também destacou que a forte reputação da DeepL desempenhou um papel importante na escolha. Muitas equipas já estavam familiarizadas com a ferramenta e alguns departamentos até tinham assinaturas pagas. Essa consciência prévia facilitou a implementação do DeepL como padrão em toda a empresa, reduzindo a curva de aprendizagem e auxiliando os funcionários a adotá-lo com confiança.

Os resultados: Implementação perfeita, fluxos de trabalho otimizados

Após a decisão de implementar o DeepL para empresas, o Departamento de Sistemas de Informação iniciou uma implementação em grande escala, e foram atribuídas contas aos funcionários que solicitaram acesso.

Tínhamos um grupo diversificado de pessoas que utilizavam as versões paga e gratuita do DeepL, e algumas que não estavam familiarizadas com o DeepL. No entanto, a implementação em toda a empresa ocorreu de forma mais tranquila do que imaginávamos. Estamos especialmente gratos à equipa de apoio à integração. Para os funcionários que já possuíam contas DeepL, foi necessário integrá-las ao novo sistema, e eles forneceram orientações detalhadas sobre como fazer isso, o que foi de grande ajuda. A equipa de apoio à integração prestou assistência abrangente durante a implementação. 

Felix Abraham, Departamento de Sistemas de Informação de Infraestrutura Empresarial.

Da partilha de conhecimento à tradução instantânea de documentos

Atualmente, o DeepL é utilizado em vários departamentos da SQUARE ENIX, incluindo Desenvolvimento, Sistemas de Informação, Publicação, Recursos Humanos e Jurídico. Dentro dos Sistemas de Informação, a capacidade de utilizá-lo em aplicações de desktop, browsers e extensões do Office aperfeiçoou significativamente a conveniência da tradução. Ter essas ferramentas à mão elimina tarefas simples, mas estressantes, como copiar e colar grandes quantidades de texto ou alternar constantemente entre telas. Ao aproveitar essas funções, os utilizadores podem traduzir conteúdo para vários idiomas instantaneamente e têm experimentado uma clara melhoria na eficiência operacional.

Manter-se atualizado

Para manter todos alinhados após a implementação, a SQUARE ENIX configurou um sistema automatizado que adiciona funcionários com acesso ao DeepL a um canal dedicado no Slack. Este canal partilha atualizações em tempo real, incluindo lançamentos de novas funções e notificações sobre o estado do sistema, garantindo que todos se mantenham informados e conectados. Felix observou: «Podemos utilizá-lo com tranquilidade, pois as informações necessárias chegam até nós prontamente», ressaltando a importância de manter um ambiente em que os funcionários possam utilizar o DeepL de forma confiante e ativa no dia a dia.

Localização de texto no contexto

O DeepL também se tornou uma ferramenta valiosa para aperfeiçoar a qualidade da tradução do conteúdo da SQUARE ENIX. As equipas de desenvolvimento utilizam o DeepL Write para ser compatível com a localização para públicos internacionais.

“O texto dentro do conteúdo requer mais do que apenas tradução literal — ele necessita de nuances que se adaptem ao idioma e à cultura de cada região”, explicou Felix. O DeepL Write não se limita a corrigir a gramática ou a ortografia; ele auxilia a refinar o estilo e o tom, oferecendo alternativas naturais e culturalmente adequadas. Esse equilíbrio entre precisão e expressão é uma grande vantagem.

Uma estratégia de comunicação internacional, implementada

Olhando para o futuro, a SQUARE ENIX planeia simplificar ainda mais a comunicação internacional com a DeepL. Felix observa que eliminar até mesmo as menores barreiras de idioma pode ter um impacto significativo na produtividade em toda a organização.

Por exemplo, quando recebo um e-mail em um idioma que não compreendo, existe uma barreira psicológica — posso hesitar em responder. Esses pequenos momentos de hesitação são adicionados e atrasam toda a empresa”, explicou ele. É por isso que necessitamos de uma ferramenta de tradução por IA intuitiva e segura que todos possam utilizar com confiança. A DeepL continua a ser essa força motriz, facilitando a comunicação e contribuindo para acelerar a nossa estratégia internacional.

À medida que a SQUARE ENIX continua a criar jogos apreciados por jogadores em todo o mundo, a DeepL permanece um parceiro fundamental, impulsionando a expansão internacional da empresa e eliminando as barreiras de comunicação em todo o mundo.