El reto: ¿cómoabordar la comunicación multilingüe de manera eficiente y fiable?

Los múltiples videojuegos superventas de SQUARE ENIX, como Dragon Quest o Final Fantasy, han emocionado y maravillado a millones de personas en todo el mundo. Pero la comunicación internacional entre todas las oficinas que tiene en el extranjero para dar soporte a sus videojuegos, populares en todo el planeta, no siempre ha sido tan sencilla.

Eso sucedía porque la empresa carecía de una plataforma de traducción estándar. Los departamentos utilizaban diferentes herramientas de pago, por lo que cada uno trabajaba de forma distinta y aumentaban los costes y los riesgos para la seguridad. Los empleados eran reacios a usar herramientas de traducción con IA no autorizadas (o «clandestinas») por miedo a que pudieran filtrarse datos confidenciales o utilizarse para entrenar IA. Por eso era urgente encontrar una herramienta de traducción con IA fiable para toda la empresa.

«El Departamento internacional de TI recibió instrucciones claras de la dirección para que implantara una herramienta de traducción estándar en toda la empresa»,

explica Felix Abraham, del Departamento de Sistemas de Información de la Infraestructura Empresarial (Enterprise Infrastructure Information System Department) de SQUARE ENIX. «Eso nos llevó a unificar las herramientas dispersas por toda la organización».

La solución: una plataforma de traducción para empresas unificada que da servicio a todos los departamentos y oficinas

Para hacer frente a estos retos, SQUARE ENIX adoptó DeepL for Enterprise. Con seguridad de nivel empresarial y atención al cliente para todos los Departamentos, incluidos Desarrollo, Edición, Recursos Humanos y Asuntos Legales, era la solución perfecta para sustituir a las herramientas «clandestinas» de forma que los empleados de las oficinas internacionales pudieran colaborar de forma eficiente y fiable.

La seguridad de nivel empresarial y la calidad de las traducciones fueron los principales motivos para elegir DeepL for Enterprise. Saber que los datos de la empresa no se utilizarán para entrenar IA y que DeepL cumple plenamente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE dio garantías a SQUARE ENIX de que cumplía los requisitos fundamentales a la hora de procesar información confidencial en una organización internacional.

Un sistema de asistencia sólido

Otro factor clave en la decisión de adoptar DeepL for Enterprise fue su sólido sistema de asistencia, que presta ayuda en todo el proceso, desde la implantación hasta la adopción. Hay un equipo, independiente del servicio estándar de atención al cliente, que se dedica específicamente a su puesta en marcha y guía a la organización en cada paso, desde la configuración del servicio hasta su plena adopción interna. Abraham afirma:

«El equipo nos ayudó meticulosamente paso a paso con los retos de la implantación, como la integración en DeepL for Enterprise en las cuentas de aquellos empleados que ya utilizaban DeepL a título personal o la configuración del SSO (inicio de sesión único), lo que nos permitió avanzar con confianza».

DeepL también puso a su disposición unas páginas de ayuda y preguntas frecuentes para facilitar las operaciones posteriores a la implantación, de modo que los usuarios pudieran resolver sus dudas de forma independiente. Gracias a esas páginas de ayuda multilingües, los empleados podían acceder sencillamente a la información a través de una interfaz fácil de usar. Además, la asistencia premium, exclusiva para los clientes de DeepL for Enterprise, les garantizó una experiencia más fiable y fácil en la puesta en marcha.

Identidad de marca muy reconocida

Abraham también destacó que la reputación de DeepL tuvo mucho que ver en la elección. Muchos equipos ya estaban familiarizados con la herramienta y algunos departamentos incluso tenían suscripciones de pago. El hecho de que ya lo conocieran facilitó la implantación de DeepL en toda la empresa, al reducir la curva de aprendizaje y ayudar a los empleados a adoptarlo con confianza.

Los resultados: una puesta en marcha sencilla y unos flujos de trabajo optimizados

Una vez tomada la decisión de adoptar DeepL for Enterprise, el departamento informático puso en marcha la implantación a gran escala y se crearon cuentas para todos los empleados que solicitaron acceso.

«Había una mezcla de gente que ya utilizaba las versiones de pago y la versión gratuita de DeepL y gente que no estaba familiarizada con DeepL en absoluto. Pero la implantación en toda la empresa fue más sencilla de lo que pensábamos. Estamos especialmente agradecidos al equipo de asistencia para la implantación. Teníamos que integrar en el nuevo sistema a los empleados que ya tenían cuentas de DeepL y nos dieron indicaciones detalladas sobre cómo hacerlo, lo cual fue de gran ayuda. El equipo de asistencia para la implantación nos ayudó muchísimo durante la puesta en marcha». 

Felix Abraham, Departamento de Sistemas de Información de la Infraestructura Empresarial de SQUARE ENIX.

Desde el intercambio de información hasta la traducción instantánea de documentos

Ahora, DeepL se utiliza en varios Departamentos de SQUARE ENIX, incluidos los Desarrollo, Sistemas Informáticos, Edición, Recursos Humanos y Asuntos Legales. Para el departamento de sistemas informáticos, la integración en aplicaciones de escritorio, navegadores y extensiones de Office ha hecho que traducir sea mucho más cómodo. Al tener las herramientas siempre a mano, se eliminan tareas sencillas pero estresantes, como copiar y pegar mucho texto o cambiar de una pantalla a otra sin parar. Gracias a estas funciones, los usuarios traducen contenido a varios idiomas al instante y trabajan de forma mucho más eficiente.

No perderse nada

Para que todo el mundo esté al día de las novedades tras la puesta en marcha, SQUARE ENIX ha configurado un sistema automatizado que añade a los empleados con acceso a DeepL a un canal especial de Slack. En este canal se comparte información en tiempo real, como lanzamientos de nuevas funciones y avisos sobre el estado del sistema, para que todos estén al día y conectados. Abraham destaca: «Lo usamos con total tranquilidad porque la información nos llega rápidamente», una idea que refuerza la necesidad de contar con un entorno en el que los empleados puedan recurrir a DeepL con confianza y de forma habitual.

Localizar texto fijándose en el contexto

DeepL también se ha convertido en una herramienta muy valiosa para mejorar la calidad de la traducción de los contenidos de SQUARE ENIX. Los equipos de desarrollo utilizan DeepL Write para mejorar la localización del contenido dirigido a un público internacional.

«En nuestro caso, la traducción de un texto requiere algo más que una traducción literal: necesita matices adaptados al idioma y la cultura de cada región», explicó Félix Abraham. «DeepL Write no solo corrige la gramática o la ortografía, sino que también ayuda a refinar el estilo y el tono, ofreciendo alternativas naturales y culturalmente adaptadas. Ese equilibrio entre precisión y expresión es una gran ventaja».

Una estrategia de comunicación internacional sin límites

De cara al futuro, SQUARE ENIX tiene previsto seguir optimizando la comunicación internacional con DeepL. Abraham destaca que eliminar incluso las barreras idiomáticas más pequeñas puede tener un gran impacto en la productividad de toda la organización.

«Por ejemplo, cuando recibo un correo electrónico en un idioma que no entiendo, hay una barrera psicológica y puede que dude en responder. Esos instantes de duda se acumulan y ralentizan a toda la empresa», explicó. «Por eso necesitamos una herramienta de traducción con IA intuitiva y segura que podamos utilizar todos con confianza. DeepL sigue siendo esa fuerza motriz que facilita la comunicación y nos ayuda a acelerar nuestra estrategia internacional».

Mientras SQUARE ENIX sigue creando videojuegos que conquistan a jugadores de todo el mundo, DeepL continúa siendo un socio clave que potencia la expansión internacional de la empresa y derriba las barreras comunicativas que se dan entre fronteras.