Le problème : Commentassurerune communication multilingue fiable et efficace ?

Les grands succès de Square Enix, tels que Dragon Quest et Final Fantasy, ont suscité l’enthousiasme et l’émerveillement de millions de joueurs dans le monde. Ces jeux mondialement reconnus mobilisent de nombreux bureaux à l’étranger, et les communications entre ceux-ci n’ont pas toujours été simples.

Ces difficultés étaient causées par l’absence d’une plateforme de traduction unifiée. Les services utilisaient différents outils payants, ce qui entraînait des pratiques inégales, des coûts élevés et des risques pour la sécurité. Les employés étaient réticents à utiliser des outils de traduction IA non approuvés, par crainte que des données confidentielles soient exposées ou utilisées pour entraîner l’IA. Trouver un outil de traduction IA pour l’ensemble de l’entreprise est donc devenu une priorité absolue.

« La direction a explicitement demandé au service informatique international de déployer un outil de traduction standardisé à l’échelle de l’entreprise,

explique Felix Abraham, au service des infrastructures et des systèmes informatiques d’entreprise chez Square Enix. Nous avons donc centralisé les outils utilisés un peu partout dans l’entreprise. »

La solution : Une plateforme de traduction pour entreprise unifiée, répondant aux besoins de tous les services et bureaux.

Pour Square Enix, la solution a été d’adopter DeepL for Enterprise. Cette solution adaptée au traitement des demandes de tous les services (développement, édition, RH, ou encore juridique) offrait une sécurité des données exceptionnelle, l’idéal pour remplacer les outils non conformes et aider les employés des bureaux internationaux à collaborer efficacement et en toute confiance.

Les principales raisons qui ont motivé le choix de DeepL for Enterprise sont la sécurité et la qualité de traduction. DeepL respecte le règlement général sur la protection des données (RGPD) européen et n’utilise pas les données de l’entreprise pour entraîner son IA, des critères rassurants pour Square Enix quant à la capacité de DeepL à traiter des informations confidentielles à l’échelle mondiale.

Système de soutien complet

Un autre facteur important a contribué au choix de cette solution : le soutien efficace offert à chaque étape, de l’implémentation à l’adoption. Une équipe indépendante de l’assistance client est dédiée à l’intégration, et guide l’entreprise dès la mise en place du service jusqu’à son adoption complète. Felix souligne :

« L’équipe nous a accompagnés pas à pas pour nous aider à relever les défis liés à la mise en œuvre, comme l’intégration des comptes des employés qui utilisaient déjà DeepL à titre personnel et la configuration de l’authentification unique, ce qui nous a permis d’adopter le service en toute confiance. »

DeepL a aussi fourni des pages d’aide et des FAQ pour la suite des activités, afin que les utilisateurs puissent trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions. Les employés accédaient ainsi facilement aux informations utiles sur des pages d’aide multilingues à l’interface conviviale. Et grâce à l’assistance premium, réservée aux clients de DeepL pour entreprises, la mise en œuvre s’est avérée aussi fiable que fluide.

Notoriété de la marque

Felix souligne également que la réputation de DeepL a pesé lourd dans la balance. Beaucoup d’équipes connaissaient déjà l’outil et certains services avaient même des abonnements payants. C’est ce qui a facilité le déploiement de la solution à l’échelle de l’entreprise ; les employés l’ont adopté en toute confiance et l’apprentissage s’est fait rapidement.

Les résultats : Déploiement fluide et processus optimisés

Une fois le choix arrêté sur DeepL pour entreprises, le service des systèmes informatiques a lancé son déploiement complet, et des comptes ont été attribués aux employés qui en faisaient la demande.

« Il y avait à la fois des personnes qui utilisaient une version gratuite ou payante de DeepL, et d’autres qui ne connaissaient pas du tout le service. Le déploiement s’est toutefois mieux passé que prévu. Nous sommes particulièrement reconnaissants envers l’équipe d’intégration. Certains employés avaient déjà un compte DeepL, que nous devions intégrer au nouveau système. Les consignes détaillées fournies par l’équipe ont été d’une aide précieuse. L’équipe d’intégration nous a beaucoup aidés pendant la mise en œuvre. » 

Felix Abraham, Service des infrastructures et des systèmes informatiques d’entreprise chez Square Enix.

Partage de connaissances et traduction de documents instantanée

Aujourd’hui, la solution DeepL est utilisée dans plusieurs services de Square Enix : développement, systèmes informatiques, édition, juridique et ressources humaines. Au sein du service informatique, la possibilité de l’utiliser dans les applications de bureau, les navigateurs et les extensions Office a considérablement amélioré la commodité de la traduction. Disposer de ces outils élimine les tâches simples mais stressantes, telles que copier-coller de grandes quantités de texte ou passer constamment d’une plateforme à l’autre. Grâce à ces fonctionnalités, les utilisateurs peuvent traduire instantanément du contenu dans plusieurs langues et ont constaté une nette amélioration de leur efficacité opérationnelle.

Rester à jour

Pour assurer la cohésion après la mise en œuvre, Square Enix a configuré un système automatisé qui ajoute les employés ayant accès à DeepL à un canal Slack dédié. Des mises à jour en temps réel sont partagées sur ce canal, notamment les nouvelles fonctionnalités et les notifications relatives à l’état du système. Chacun reste ainsi informé. Felix précise « Nous avons l’esprit tranquille, puisque les informations nécessaires nous sont transmises rapidement. » Preuve de l’importance de maintenir un environnement dans lequel les employés peuvent utiliser DeepL au quotidien en toute confiance.

Textes en contexte

DeepL est aussi devenu un outil indispensable pour améliorer la qualité des traductions du contenu de Square Enix. Les équipes de développement utilisent DeepL Write pour la localisation de contenu destiné à un public international.

« Le contenu textuel ne peut être traduit mot à mot, il doit être nuancé en fonction de la langue et de la culture de chaque région, explique Felix. DeepL Write ne fait pas que corriger la grammaire et l’orthographe ; il améliore le style et le ton pour proposer des options naturelles et culturellement adaptées. Cet équilibre entre précision et expression constitue un avantage majeur. »

Stratégie de communication internationale sans obstacles

Square Enix prévoit de simplifier davantage ses communications internationales grâce à DeepL. Felix constate que le moindre obstacle linguistique levé peut avoir des retombées importantes sur la productivité de l’entreprise.

« Par exemple, lorsque je reçois un e-mail dans une langue que je ne comprends pas, il y a une barrière psychologique. Je peux hésiter à répondre. Ces courts moments d’hésitation s’accumulent et ralentissent toute l’entreprise, explique-t-il. C’est pourquoi nous avons besoin d’un outil de traduction IA sûr et intuitif que chacun peut utiliser avec confiance. DeepL continue d’être un levier qui facilite les communications et contribue à notre stratégie internationale. »

Square Enix continue de créer des jeux appréciés des joueurs du monde entier, et DeepL demeure un partenaire clé de l’entreprise, dont il favorise le développement international en facilitant la communication multilingue.