Die Herausforderung: Wie lässt sich die internationale Kommunikation effizient und zuverlässig handhaben?

Die verschiedenen Blockbuster-Titel von SQUARE ENIX, darunter Dragon Quest und Final Fantasy, haben Millionen von Fans auf der Welt begeistert. Doch mit zahlreichen Büros im Ausland, die diese beliebten Games weltweit unterstützen, stellte die internationale Kommunikation eine echte Herausforderung dar.

Grund hierfür war, dass es dem Unternehmen an einer standardisierten Übersetzungsplattform mangelte. Abteilungen nutzten verschiedene kostenpflichtige Tools, was zu uneinheitlichen Übersetzungsprozessen, höheren Kosten und einem gesteigerten Sicherheitsrisiko führte. Mitarbeitende wollten sich nicht auf ungenehmigte KI‑Übersetzungstools verlassen (die als „Schatten‑IT“ bezeichnet werden), weil sie befürchteten, dass hierdurch vertrauliche Daten offengelegt oder für das Training der KI‑Modelle verwendet werden könnten. Entsprechend musste das Team dringend eine unternehmensweite KI‑Übersetzungslösung auswählen.

„Die globale IT‑Abteilung erhielt vom Management den klaren Auftrag, ein unternehmensweites Übersetzungstool einzuführen. Hiermit konnten wir die vielen fragmentierten Tools im gesamten Unternehmen konsolidieren.“

Felix Abraham, Enterprise Infrastructure Information System Department bei SQUARE ENIX

Die Lösung: eine einheitliche, leistungsstarke Übersetzungsplattform, die jede Abteilung und jedes Büro unterstützt

Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich SQUARE ENIX dazu, DeepL for Enterprise einzuführen. Mit höchster Sicherheit und einem umfassenden Kundensupport für alle Abteilungen – darunter Entwicklung, Publishing, Human Resources und Rechtsabteilung – war DeepL die perfekte Lösung, um die Schatten‑IT zu ersetzen und die effiziente und zuverlässige Zusammenarbeit zwischen globalen Büros zu unterstützen.

Die Sicherheit der Enterprise-Klasse und die Übersetzungsqualität waren ausschlaggebend für die Entscheidung, DeepL for Enterprise einzuführen. Auch die Tatsache, dass DeepL keine Kundendaten für das KI‑Training verwendet und alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhält, waren für SQUARE ENIX entscheidend: So kann sich das Unternehmen heute sicher sein, dass es im gesamten globalen Betrieb alle wichtigen Anforderungen für den Umgang mit vertraulichen Informationen erfüllt.

Ein leistungsstarkes Supportsystem

Ein weiterer wichtiger Faktor für die Entscheidung, DeepL for Enterprise einzuführen, war das leistungsstarke Supportsystem, das Kunden End‑to‑End-Unterstützung von der Implementierung bis zur Nutzung bietet. Das Paket beinhaltet ein spezielles Onboarding-Team – zusätzlich zum normalen Kundensupport –, das das Unternehmen durch jeden Schritt führt: von der Einrichtung des Service bis hin zur vollständigen internen Bereitstellung. Abraham erklärt:

„Das Team hat uns Schritt für Schritt durch die Implementierung begleitet. Es hat uns beispielsweise geholfen, Konten von Mitarbeitenden, die DeepL bereits privat nutzten, in DeepL for Enterprise zu integrieren und Single Sign‑on (SSO) einzurichten. So konnten wir die Einführung schnell und zuverlässig abschließen.“

DeepL hat außerdem Hilfeseiten und FAQs bereitgestellt, um den Betrieb nach der Implementierung zu unterstützen, indem Nutzer einfach selbst Antworten auf ihre Fragen finden können. Die mehrsprachigen Hilfeseiten bieten Mitarbeitenden eine intuitive Oberfläche, über die sie ganz einfach auf die benötigten Informationen zugreifen können. Darüber hinaus gewährleistete der Premium-Support – der exklusiv für Kunden von DeepL for Enterprise zur Verfügung steht – eine reibungs- und nahtlose Implementierungserfahrung.

Hohe Markenbekanntheit

Abraham betont außerdem, dass der gute Ruf von DeepL eine große Rolle für die Entscheidung des Unternehmens gespielt hat. Viele Teams waren bereits mit dem Tool vertraut, und einige Abteilungen nutzten sogar ein kostenpflichtiges Abonnement. Diese Bekanntheit erleichterte den Rollout von DeepL als unternehmensweite Standardlösung, reduzierte die Lernkurve und erleichterte Mitarbeitenden den Einstieg in die neue Lösung.

Das Ergebnis: nahtloser Rollout und optimierte Workflows

Nachdem die Entscheidung für DeepL for Enterprise gefallen war, startete die Abteilung für Informationssysteme einen umfassenden Rollout, und Mitarbeitende, die Zugriff anforderten, erhielten entsprechende Konten.

„Einige unserer Mitarbeitenden nutzten bereits kostenlose oder kostenpflichtige Versionen von DeepL, andere waren noch gar nicht mit der Lösung vertraut. Trotzdem lief der unternehmensweite Rollout besser, als wir es erwartet hatten. Hierfür danken wir insbesondere dem Onboarding-Team, das uns bei dem Projekt unterstützt hat. Bei Mitarbeitenden, die bereits ein DeepL‑Konto hatten, mussten wir diese Konten in das neue System integrieren. DeepL hat ihnen hierfür eine ausführliche Anleitung bereitgestellt, was wirklich eine große Hilfe war. Das Onboarding-Support-Team hat uns während der gesamten Implementierung umfassende Unterstützung bereitgestellt.“ 

Felix Abraham, Enterprise Infrastructure Information System Department bei SQUARE ENIX

Von Wissensaustausch zu sofortiger Dokumentübersetzung

Heute wird DeepL in allen Abteilungen von SQUARE ENIX eingesetzt, darunter Entwicklung, Informationssysteme, Publishing, Human Resources und Rechtsabteilung. In der Abteilung für Informationssysteme hat sich der Übersetzungsworkflow dank der Verwendung von DeepL als Desktop-App, Browsererweiterung oder Office-Erweiterung erheblich vereinfacht. Mit diesen Tools entfallen einfache, aber stressige Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen großer Textmengen oder das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Bildschirmen. Mithilfe dieser Funktionen können Nutzer Inhalte sofort in mehrere Sprachen übersetzen und profitieren so von einer deutlichen Verbesserung der betrieblichen Effizienz.

Immer auf dem Laufenden

Um nach der Implementierung alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, richtete SQUARE ENIX ein automatisiertes System ein, das Mitarbeitende mit DeepL-Zugriff zu einem speziellen Slack-Channel hinzufügt. Über diesen Channel werden Echtzeit-Updates, darunter neue Feature-Veröffentlichungen und Benachrichtigungen zum Systemstatus, geteilt, sodass alle auf dem Laufenden gehalten werden und in Verbindung bleiben. Abraham merkt an: „Wir können dieses System mit gutem Gewissen verwenden, da wir die erforderlichen Informationen umgehend erhalten.“ Dabei betont er, wie wichtig es ist, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeitenden DeepL täglich souverän und aktiv nutzen können.

Textlokalisierung in Inhalten

Mit DeepL konnte SQUARE ENIX außerdem die Übersetzungsqualität seiner Inhalte verbessern. Die Entwicklungsteams nutzen DeepL Write, um die Lokalisierung zu unterstützen, wenn sie Inhalte für ein internationales Publikum bereitstellen.

„Für die Texte in unseren Inhalten reichen wörtliche Übersetzungen nicht aus: Jeder Text muss genau zu den Gegebenheiten und Anforderungen der jeweiligen Region und Kultur passen“, erklärt Abraham. „DeepL Write korrigiert nicht nur Grammatik und Rechtschreibung, sondern optimiert auch den Stil und Tonfall, indem es natürlich klingende Alternativen vorschlägt, die perfekt zur jeweiligen Kultur passen. Dieses Gleichgewicht zwischen Genauigkeit und individuellem Ausdruck ist ein riesiger Vorteil.“

Eine globale Kommunikationsstrategie

SQUARE ENIX plant, die globale Kommunikation mit DeepL noch weiter zu verbessern. Abraham merkt an, dass selbst die Beseitigung kleinster Sprachbarrieren große Auswirkungen auf die Produktivität im gesamten Unternehmen haben kann.

„Wenn ich zum Beispiel eine E‑Mail in einer Sprache erhalte, die ich nicht verstehe, entsteht eine psychologische Barriere: Vielleicht traue ich mich nicht, auf die Mail zu antworten. Diese kleinen Momente des Zögerns läppern sich und halten letztlich das gesamte Unternehmen zurück“, erklärt er. „Deshalb brauchen wir ein intuitives, sicheres KI‑Übersetzungstool, das alle problemlos verwenden können. Und DeepL ermöglicht genau das: Es sorgt für eine nahtlose Kommunikation und hilft uns dabei, unsere globale Strategie schneller voranzutreiben.“

Während SQUARE ENIX weiterhin Spiele entwickelt, die Gamer auf der ganzen Welt begeistern, bleibt DeepL ein wichtiger Partner, der weltweite Sprachbarrieren beseitigt und so die globale Expansion des Unternehmens unterstützt.