De uitdaging: Hoegaat uop een efficiënte en betrouwbare manier om met internationale communicatie?

De vele succesvolle gametitels van SQUARE ENIX, zoals Dragon Quest en Final Fantasy, hebben voor miljoenen mensen over de hele wereld voor plezier en verwondering gezorgd. Omdat de populaire games worden ondersteund door verschillende buitenlandse vestigingen, verliep de internationale communicatie echter niet altijd soepel.

Dit kwam doordat het bedrijf niet beschikte over standaard vertaalplatform. De afdelingen gebruikten verschillende betaalde tools, wat resulteerde in inconsistente werkwijzen, hogere kosten en veiligheidsrisico's. De medewerkers waren terughoudend om niet-goedgekeurde AI-vertaaltools (ook wel schaduw-IT genoemd) te gebruiken om te voorkomen dat vertrouwelijke gegevens zouden worden blootgesteld of worden gebruikt voor AI-trainingen. Dit leidde tot een dringende noodzaak om een AI-vertaaltool voor het hele bedrijf te selecteren.

“De internationale IT-afdeling ontving een duidelijk verzoek van het management om een standaard vertaaltool voor het hele bedrijf te introduceren”,

aldus Felix Abraham, Afdeling Informatiesystemen voor enterprise-infrastructuur bij SQUARE ENIX. Dit heeft ons ertoe aangezet om de verschillende tools binnen de organisatie te consolideren.

De oplossing: Een uniform vertaalplatform voor bedrijven dat alle afdelingen en vestigingen ondersteunt

SQUARE ENIX heeft DeepL voor Enterprise geïmplementeerd om deze uitdagingen aan te pakken. Dankzij de beveiliging op bedrijfsniveau en uitgebreide klantenondersteuning voor alle afdelingen, waaronder Ontwikkeling, Publicatie, HR en Juridische Zaken, was dit de ideale oplossing om schaduw-IT te vervangen en konden medewerkers in alle vestigingen wereldwijd efficiënt en met vertrouwen samenwerken.

De beveiliging op bedrijfsniveau en de kwaliteit van de vertalingen waren de belangrijkste redenen om voor DeepL voor Enterprise te kiezen. Dankzij de garantie dat bedrijfsgegevens niet worden gebruikt voor AI-trainingen en dat DeepL volledig voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU, was SQUARE ENIX ervan overtuigd dat het kon voldoen aan de kritieke vereisten die gelden voor de omgang met vertrouwelijke informatie binnen een internationale organisatie.

Een robuust ondersteuningssysteem

Een andere belangrijke factor die heeft bijgedragen aan de keuze voor DeepL voor Enterprise was het robuuste ondersteuningssysteem, dat volledige assistentie biedt vanaf de implementatie tot en met de acceptatie. Een speciaal onboardingsteam, dat losstaat van de gebruikelijke klantenondersteuning, heeft SQUARE ENIX bij elke stap ondersteund, van het opzetten van de service tot de volledige interne implementatie. Felix geeft hierover het volgende aan:

“Het team heeft ons stap voor stap zorgvuldig ondersteund bij de implementatie, bijvoorbeeld bij het integreren van accounts van medewerkers die DeepL al persoonlijk gebruikten met DeepL voor Enterprise en het instellen van eenmalige aanmelding (SSO), waardoor we met vertrouwen verder konden werken.”

DeepL heeft ook help-pagina's en veelgestelde vragen beschikbaar gesteld om gebruikers na de implementatie te ondersteunen, zodat zij zelfstandig vragen kunnen oplossen. De meertalige help-pagina's gaven medewerkers eenvoudig toegang tot informatie via een gebruiksvriendelijke interface. Daarnaast zorgde Premium Support, die exclusief beschikbaar is voor klanten van DeepL voor Enterprise, voor een meer betrouwbare en naadloze implementatie-ervaring.

Sterke merkbekendheid

Felix wees er ook op dat de uitstekende reputatie van DeepL een belangrijke rol heeft gespeeld bij de keuze. Veel teams waren al bekend met de tool en sommige afdelingen beschikten zelfs al over betaalde abonnementen. Door deze voorkennis was het eenvoudiger om DeepL als standaardtool voor het hele bedrijf in te voeren, waardoor de leercurve werd verkort en medewerkers het met vertrouwen konden gaan gebruiken.

De resultaten: Naadloze implementatie en geoptimaliseerde workflows

Nadat de beslissing was genomen om DeepL voor Enterprise te implementeren, heeft de afdeling Informatiesystemen een volledige uitrol uitgevoerd en accounts toegekend aan medewerkers die om toegang hadden verzocht.

“We hadden een mix van medewerkers die gebruik maakten van zowel de betaalde als de gratis versie van DeepL, maar ook een aantal medewerkers die helemaal niet bekend waren met DeepL. De implementatie binnen het hele bedrijf verliep echter soepeler dan we hadden verwacht. Wij zijn het onboarding-ondersteuningsteam zeer dankbaar. Medewerkers die al een DeepL-account hadden, moesten we integreren in het nieuwe systeem. Zij gaven gedetailleerde instructies over hoe dat moest, wat ons enorm veel heeft geholpen. Het onboarding-ondersteuningsteam heeft ons uitgebreid geholpen tijdens de implementatie." 

Felix Abraham, Afdeling Informatiesystemen voor enterprise-infrastructuur.

Van kennisdeling tot directe documentvertaling

Momenteel wordt DeepL gebruikt door verschillende afdelingen bij SQUARE ENIX, waaronder Ontwikkeling, Informatiesystemen, Publicatie, Human Resources en Juridische Zaken. Binnen de afdeling Informatiesystemen heeft de mogelijkheid om DeepL te gebruiken in de desktopapplicatie, browser en Office-extensies ervoor gezorgd dat de vertalingen veel gemakkelijker kunnen worden uitgevoerd. Met deze tools worden eenvoudige maar stressvolle taken overbodig, zoals het kopiëren en plakken van grote hoeveelheden tekst of het voortdurend schakelen tussen schermen. Gebruikers kunnen met deze functies hun content direct in meerdere talen vertalen en merken dat de bedrijfsprocessen een stuk efficiënter verlopen.

Op de hoogte blijven

Om iedereen na de implementatie op één lijn te houden, heeft SQUARE ENIX een geautomatiseerd systeem opgezet waarmee alle medewerkers met DeepL-toegang worden toegevoegd aan een speciaal Slack-kanaal. Dit kanaal deelt realtime updates, waaronder nieuwe functies en meldingen over de systeemstatus, zodat iedereen op de hoogte blijft en in contact met elkaar kan komen. Felix merkte op: "We kunnen het met een gerust hart gebruiken, aangezien we de benodigde informatie snel ontvangen", waarmee hij onderstreept hoe belangrijk het is om een omgeving te creëren waarin medewerkers DeepL dagelijks op een zelfverzekerde en actieve manier kunnen gebruiken.

Tekst in context lokaliseren

DeepL is ook uitgegroeid tot een waardevol hulpmiddel bij het verbeteren van de vertalingen van de content die wordt geproduceerd door SQUARE ENIX. De ontwikkelingsteams maken gebruik van DeepL Write om de lokalisatie voor een internationaal publiek te ondersteunen.

“Teksten binnen content vereisen meer dan alleen een letterlijke vertaling; ze vereisen nuances die aansluiten bij de taal en cultuur van verschillende regio's”, aldus Felix. “DeepL Write corrigeert niet alleen grammatica en spelling, maar helpt ook bij het verfijnen van de stijl en toon door natuurlijke, cultureel bewuste alternatieven aan te bieden. Die balans tussen nauwkeurigheid en expressie levert ons een groot voordeel op.”

Een nieuwe strategie voor internationale communicatie

SQUARE ENIX wil in de komende tijd de internationale communicatie met DeepL verder stroomlijnen. Felix stelt dat zelfs het wegnemen van zelfs de kleinste taalbarrières een aanzienlijke impact kan hebben op de productiviteit binnen de organisatie.

“Als ik bijvoorbeeld een e-mail ontvang in een taal die ik niet begrijp, ontstaat er een psychologische barrière: ik aarzel dan om te antwoorden. Zulke kleine momenten van aarzeling stapelen zich op en zorgen voor vertragingen binnen het hele bedrijf”, legde hij uit. “Daarom hebben we behoefte aan een intuïtieve en veilige AI-vertaaltool die iedereen met vertrouwen kan gebruiken. DeepL blijft onze drijvende kracht die de communicatie soepeler maakt en onze internationale strategie versnelt.”

Terwijl SQUARE ENIX games blijft ontwikkelen die geliefd zijn bij gamers van over de hele wereld, blijft DeepL een belangrijke partner die de internationale groei van het bedrijf ondersteunt en de communicatiebarrières over de hele wereld wegneemt.