La sfida: come coniugareefficienza e affidabilità nella comunicazione internazionale?

Grazie al successo strepitoso di giochi come Dragon Quest e Final Fantasy, SQUARE ENIX ha saputo conquistare i cuori di milioni di appassionati in tutto il mondo. Ma tutta questa popolarità passa attraverso una rete di uffici all’estero che lavorano dietro le quinte, per i quali la comunicazione multilingue non è sempre stata priva di intoppi.

Questo perché l’azienda non faceva affidamento su una piattaforma di traduzione standard. I vari reparti utilizzavano diversi strumenti a pagamento: una frammentazione che comportava mancanza di uniformità, costi più elevati e rischi per la sicurezza. I dipendenti erano restii a ricorrere a strumenti di traduzione basati sull’intelligenza artificiale non approvati (il cosiddetto “shadow IT”) per il timore che dati riservati potessero finire nelle mani sbagliate o essere usati per addestrare l’IA. Pertanto, la scelta di uno strumento di traduzione IA da adottare in tutta l’azienda era diventata una vera priorità.

“Al dipartimento IT è stato chiesto esplicitamente dai vertici aziendali di introdurre uno strumento di traduzione standard per tutti i reparti e tutte le sedi”

ha spiegato Felix Abraham, del reparto Enterprise Infrastructure Information System di SQUARE ENIX. “Ci siamo così adoperati per uniformare i diversi strumenti impiegati in azienda”.

La soluzione: un’unica piattaforma di traduzione pensata per le imprese a supporto di tutti i reparti e tutte le sedi

Per affrontare queste sfide, SQUARE ENIX ha scelto DeepL per l’impresa. Era la soluzione perfetta per dire addio allo “shadow IT”, grazie alla sicurezza di livello enterprise e al supporto clienti completo per tutti i reparti (compresi sviluppo, Publishing, risorse umane e l’ufficio legale). La sua adozione ha permesso ai dipendenti degli uffici sparsi in tutto il mondo di collaborare in modo efficiente e con decisione.

La scelta è ricaduta su DeepL per l’impresa soprattutto per via della sua sicurezza di livello enterprise e per la qualità delle traduzioni. La consapevolezza che i dati aziendali non sarebbero stati usati per l’addestramento dell’IA e che DeepL assicura la piena conformità con il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE ha rassicurato SQUARE ENIX, certa che i requisiti fondamentali per il trattamento delle informazioni riservate in un’azienda internazionale sarebbero stati soddisfatti.

Un supporto clienti affidabile

Un altro fattore decisivo nell’adozione di DeepL per l’impresa è stato l’eccellente supporto clienti, che assicura assistenza in ogni fase. C’è un team dedicato all’onboarding, diverso dal normale supporto clienti, che resta al fianco dell’azienda dalla configurazione iniziale fino alla completa adozione interna. Abraham riassume così la sua esperienza:

“Il team ci ha assistito con professionalità passo dopo passo, aiutandoci a superare tutte le sfide dell’implementazione. Per esempio, l’integrazione degli account dei dipendenti che già usavano DeepL per conto proprio con DeepL per l’impresa, oppure la configurazione del Single Sign-On (SSO) per una maggiore sicurezza”.

E dopo l’implementazione, si sono rivelate molto utili le risorse messe a disposizione da DeepL, comprese le risposte alle domande più frequenti, che hanno consentito agli utenti di chiarire in autonomia eventuali dubbi. Le pagine dell’assistenza, disponibili in diverse lingue, hanno permesso ai dipendenti di trovare in tutta semplicità le informazioni di cui avevano bisogno grazie a un’interfaccia intuitiva. Inoltre, il supporto clienti premium, riservato esclusivamente ai clienti che scelgono DeepL per l’impresa, ha reso l’implementazione ancora più fluida, evitando qualsiasi intoppo.

Un brand stimato

Abraham ha anche sottolineato l’importanza dell’ottima reputazione di DeepL ai fini della scelta. Molti team conoscevano già lo strumento e alcuni reparti avevano persino sottoscritto abbonamenti a pagamento. Questa dimestichezza ha semplificato il passaggio a DeepL come strumento standard dell’azienda: imparare a utilizzarlo ha richiesto meno impegno e i dipendenti l’hanno adottato senza esitazioni.

I risultati: implementazione senza intoppi, flussi di lavoro ottimizzati

Una volta presa la decisione di passare a DeepL per l’impresa, il reparto Information Systems ne ha curato l’implementazione su larga scala, assicurando un account a tutti i dipendenti che ne avevano fatto richiesta.

“La situazione di partenza era frammentata: c’erano persone che usavano la versione a pagamento di DeepL, altre la versione gratuita e altre ancora che non lo conoscevano. Ma il lancio nell’intera azienda è stato più semplice di quanto immaginassimo. Siamo davvero grati al team di onboarding. Dovevamo integrare i dipendenti che avevano già un account DeepL nel nuovo sistema; il team ci ha fornito istruzioni precise in merito, rendendo tutto molto più semplice. L’aiuto del team di onboarding è stato davvero prezioso durante l’implementazione”. 

Felix Abraham, reparto Enterprise Infrastructure Information Systems

Dalla condivisione delle conoscenze alla traduzione istantanea dei documenti

Oggi DeepL viene utilizzato in diversi reparti di SQUARE ENIX, tra cui sviluppo, Information Systems, Publishing, risorse umane e l’ufficio legale. Per Information Systems tradurre è diventato molto più pratico, potendo utilizzare DeepL nell’app desktop, tramite le estensioni per browser e Office. Avere questi strumenti a portata di mano elimina una serie di attività semplici ma stressanti, come dover copiare e incollare lunghi testi o passare continuamente da una schermata all’altra. Sfruttando queste funzioni, gli utenti possono tradurre i contenuti in diverse lingue in un attimo. Il risultato è stato un netto miglioramento dell’efficienza operativa.

Aggiornamenti e notifiche

Per tenere tutti al corrente delle ultime novità anche dopo l’implementazione, SQUARE ENIX ha creato un sistema automatico che aggiunge i dipendenti con accesso a DeepL a un canale Slack dedicato. Il canale viene utilizzato per aggiornamenti in tempo reale, notifiche sulle nuove funzioni e sullo stato del sistema, così tutti sono al corrente degli ultimi sviluppi e si sentono parte di una community. Abraham ha aggiunto: “Possiamo utilizzarlo in tutta tranquillità, perché le informazioni che servono ci vengono comunicate prontamente”, sottolineando l’importanza di creare un ambiente in cui i dipendenti possono ricorrere attivamente a DeepL ogni giorno, senza esitazioni.

Localizzazione in funzione del contesto

DeepL è diventato anche uno strumento prezioso per migliorare la qualità delle traduzioni dei contenuti di SQUARE ENIX. I team di sviluppatori usano DeepL Write per localizzare i prodotti per un pubblico internazionale.

“In questi casi una traduzione letterale non basta: bisogna saper cogliere le sfumature, tenendo conto non solo della lingua, ma anche della cultura dei singoli mercati” ha spiegato Abraham. “DeepL Write non si limita a correggere la grammatica o l’ortografia; aiuta a migliorare lo stile e il tono, suggerendo alternative scorrevoli e attente alle differenze culturali. Questo mix di precisione ed espressività fa davvero la differenza”.

Tutto il potenziale di una strategia di comunicazione globale

Guardando al futuro, SQUARE ENIX prevede di semplificare ancora di più la comunicazione globale con DeepL. Secondo Abraham, eliminare anche le più piccole barriere linguistiche può avere un impatto notevole sulla produttività in tutta l’azienda.

“Per esempio, quando ricevo un’e-mail in una lingua che non parlo, si crea un blocco psicologico che può indurmi a ritardare a rispondere. Sommati, tutti questi piccoli momenti di esitazione finiscono per diventare un freno per l’intera azienda” ha spiegato. “Ecco perché ci serve uno strumento di traduzione IA intuitivo e sicuro che tutti possano usare con disinvoltura. DeepL continua a essere quella forza trainante che rende la comunicazione più fluida e ci aiuta ad accelerare la nostra strategia globale”.

SQUARE ENIX continua a dare vita a giochi apprezzati in tutto il mondo, e DeepL rimane un partner fondamentale che aiuta l’azienda a crescere a livello globale senza barriere linguistiche.