Utmaningen: Hurhanterar nigränsöverskridande kommunikation på ett effektivt och tillförlitligt sätt?

SQUARE ENIX:s många succéspel som Dragon Quest och Final Fantasy har skapat spänning och förundran hos miljontals människor världen över. Men med många utländska kontor som tillhandahåller support för dess globalt populära spel har smidig gränsöverskridande kommunikation inte alltid varit så enkel.

Detta beror på att företaget saknade en standardiserad översättningsplattform. Avdelningarna använde olika betalda verktyg, vilket ledde till inkonsekventa rutiner, högre kostnader och säkerhetsrisker. Anställda var ovilliga att använda icke godkända AI-översättningsverktyg (så kallad skugg-IT) av oro för att konfidentiella uppgifter skulle kunna exponeras eller användas för AI-träning. Detta gjorde valet av ett företagsomfattande AI-översättningsverktyg till en brådskande prioritet.

”Den globala IT-avdelningen fick en tydlig begäran från ledningen om att införa ett företagsomfattande standardverktyg för översättning.”

explains Felix Abraham, Enterprise Infrastructure Information System Department at SQUARE ENIX. ”Detta ledde till att vi konsoliderade de spridda verktygen inom organisationen.”

Lösningen: En enhetlig, Enterprise-anpassad översättningsplattform som till stöd för alla avdelningar och kontor

För att hantera dessa utmaningar valde SQUARE ENIX att använda DeepL för verksamheter. Med säkerhet i Enterprise-klass och omfattande support för kunder inom alla avdelningar – inklusive utveckling, publicering, HR och juridik – var det den perfekta lösningen för att ersätta ”skugg-IT” och gjorde det möjligt för anställda på globala kontor att samarbeta effektivt och övertygat.

De främsta skälen till att DeepL för verksamheter valdes var säkerheten och översättningskvaliteten på företagsnivå. Vetskapen om att företagets data inte skulle användas för AI-träning och att DeepL till fullo uppfyller EU:s General Data Protection Regulation (GDPR) försäkrade SQUARE ENIX om att företaget kunde uppfylla de kritiska kraven för hantering av konfidentiell information inom en global organisation.

Ett robust stödsystem

En annan viktig faktor i beslutet att välja DeepL för verksamheter var dess robusta supportsystem, som erbjuder hjälp från början till slut, från implementering till införande. Det finns ett dedikerat onboarding-team – separat från den vanliga kundsupporten – som guidar organisationen genom varje steg, från installation av tjänsten till fullständig intern implementering. Felix reflekterar:

”Teamet stödde oss noggrant steg för steg med implementeringsutmaningar, såsom att integrera anställdas konton som redan använde DeepL privat med DeepL för verksamheter och att konfigurera Enkel inloggning (SSO), vilket gjorde att vi kunde gå vidare med tillförsikt.”

DeepL tillhandahöll även hjälpsidor och vanliga frågor för support efter implementeringen, så att användarna kunde lösa frågor på egen hand. De flerspråkiga hjälpsidorna gav anställda enkel tillgång till information via ett användarvänligt gränssnitt. Dessutom säkerställde Premium-support – exklusivt för DeepL för verksamheter-kunder – en mer tillförlitlig och smidig implementeringsupplevelse.

Stark varumärkeskännedom

Felix betonade också att DeepL:s starka rykte spelade en stor roll i valet. Många team var redan bekanta med verktyget, och vissa avdelningar hade till och med betalda prenumerationer. Denna förkunskap gjorde det enklare att införa DeepL som standard i hela företaget, vilket minskade inlärningskurvan och hjälpte medarbetarna att anamma det med övertygande uttalanden.

Resultaten: Sömlös implementering, optimerade arbetsprocesser

När beslutet att implementera DeepL för verksamheter hade fattats, inledde IT-avdelningen en fullskalig lansering och konton beviljades till de anställda som begärt åtkomst.

"Vi hade en blandning av personer som använde DeepL:s betalda och gratisversioner, och några som inte kände till DeepL alls. Men den företagsomfattande lanseringen gick smidigare än vi hade föreställt oss. Vi är särskilt tacksamma mot teamet för support till nyanställda. För anställda som redan hade DeepL-konton behövde vi integrera dem med det nya systemet, och de gav oss detaljerade instruktioner om hur vi skulle göra det, vilket var till stor hjälp. Onboarding-supportteamet gav omfattande hjälp under implementeringen. 

Felix Abraham, avdelningen för Enterprise-infrastruktur och informationssystem.

Från kunskapsdelning till omedelbar översättning av dokument

Idag används DeepL inom flera avdelningar på SQUARE ENIX, bland annat utveckling, informationssystem, publicering, personal och juridik. Inom informationssystem har möjligheten att använda det i skrivbordsapplikationer, webbläsare och Office-tillägg avsevärt förbättrat bekvämligheten vid översättning. Med dessa verktyg till hands slipper du enkla men stressiga uppgifter, som att kopiera och klistra in stora mängder text eller ständigt växla mellan olika skärmar. Genom att utnyttja dessa funktioner kan användarna översätta innehåll till flera språk direkt och har upplevt en tydlig förbättring av den operativa effektiviteten.

Hålla sig uppdaterad

För att alla ska vara på samma sida efter implementeringen har SQUARE ENIX konfigurerat ett automatiserat system som lägger till anställda med DeepL-åtkomst till en särskild Slack-kanal. Denna kanal delar uppdateringar i realtid, inklusive nya releaser för funktioner och systemaviseringar, så att alla hålls informerade och uppkopplade. Felix konstaterade: ”Vi kan använda det med sinnesro eftersom den nödvändiga informationen når oss snabbt”, och underströk hur viktigt det är att upprätthålla en miljö där medarbetarna kan använda DeepL med övertygande och aktivt i det dagliga arbetet.

Översättning av text i sitt sammanhang

DeepL har också blivit ett ovärderligt verktyg för att förbättra översättningskvaliteten på SQUARE ENIX innehåll. Utvecklingsteamen använder DeepL Write till support för översättning för internationella målgrupper.

"Text i innehåll kräver mer än bara bokstavlig översättning – den behöver nyanser som passar varje regions språk och kultur", förklarade Felix. DeepL Write korrigerar inte bara grammatik och stavning, utan hjälper också till att förfina stil och tilltal genom att erbjuda naturliga, kulturellt medvetna alternativ. Den balansen mellan noggrannhet och uttrycksfullhet är en stor fördel.

En global kommunikationsstrategi, släppt lös

Framöver planerar SQUARE ENIX att ytterligare effektivisera den globala kommunikationen med DeepL. Felix konstaterar att även de minsta språkbarriärerna kan ha en stor inverkan på produktiviteten i hela organisationen.

”När jag till exempel får ett e-postmeddelande på ett språk jag inte förstår uppstår en psykologisk barriär – jag kan tveka att svara. De små ögonblicken av tvekan lägger till sig och bromsar hela företaget, förklarade han. ”Därför behöver vi ett intuitivt och säkert AI-översättningsverktyg som alla kan använda med förtroende. DeepL fortsätter att vara den drivande kraften som underlättar kommunikationen och bidrar till att påskynda vår globala strategi.

SQUARE ENIX fortsätter att skapa spel som älskas av spelare över hela världen, och DeepL förblir en viktig partner som möjliggör företagets globala expansion och bryter ner kommunikationsbarriärer världen över.