O que considera mais importante em relação à segurança das informações na JAE?

Considero extremamente importante aumentar a consciencialização dos funcionários sobre a segurança das informações. Portanto, elaborámos um plano de médio prazo e estamos atualmente a trabalhar para implementá-lo em toda a empresa. A segurança das informações é tratada de forma diferente em todo o mundo e depende da localização e do setor de atividade.

A Europa está um passo à frente de outros países em termos de conformidade com o RGPD, enquanto a Ásia ainda se encontra nas fases iniciais de implementação em algumas regiões. Embora existam diferenças por região, todos nós protegemos o mesmo tipo de dados.

Além disso, com os nossos funcionários agora a utilizar serviços em nuvem, estamos a formular uma gestão interna para controlar a sua utilização.

Recentemente, esteve envolvido em novas iniciativas, como a introdução de chatbots e automação de processos robóticos (RPA), bem como a promoção da transformação digital (DX). Quais tecnologias têm chamado a sua atenção recentemente?

A IA generativa é uma tecnologia interessante, dependendo de como é utilizada. Para utilizá-lo adequadamente num entorno profissional, devemos decidir quais tipos de regulamentos definir. Como alguém que lida com segurança, estou preocupado que isso possa ser utilizado indevidamente. Diz-se que, caso a IA generativa seja utilizada indevidamente, os ciberataques assumirão uma dimensão diferente daquela que observamos atualmente.

Por outro lado, considero que seria interessante utilizar a IA para recolher informações da Internet e resumir as mesmas. Isso seria especialmente útil para resumir artigos. Aqui, não há necessidade de inserir informações confidenciais da empresa e não há preocupações com segurança — portanto, acredito que isso pode levar a uma eficiência aperfeiçoada.

Quais são as necessidades da sua empresa ao utilizar tradução por IA e tradução automática?

• Na JAE, as nossas equipas de vendas e marketing frequentemente necessitam de se comunicar com colegas e clientes no exterior, o que pode resultar em dificuldades na tradução de e-mails e documentos importantes. Estavam a utilizar um serviço gratuito de tradução online. No entanto, era difícil traduzir conteúdos que incluíam informações internas confidenciais, e as nossas equipas foram obrigadas a substituir textos sensíveis por palavras diferentes, o que causou confusão.
• Além disso, o nosso departamento de TI ocasionalmente necessitava criar documentos em inglês para se comunicar com parceiros internacionais. Embora tenhamos tradutores internos, ainda era difícil traduzir documentos para o inglês em tempo hábil. Não desejávamos que a nossa comunicação fosse prejudicada dessa forma, mas não conseguimos encontrar uma solução viável.

Felizmente, tomei conhecimento do DeepL durante uma viagem de negócios ao Reino Unido, quando um funcionário local da JAE me informou que "existe um serviço chamado DeepL que facilita a criação de documentos em inglês".

Posteriormente, conversei com a nossa sede no Japão e aprendi que alguns funcionários japoneses já estavam a utilizar a versão gratuita. Portanto, o Gabinete de Segurança da Informação decidiu disponibilizar o DeepL Pro para um número maior de funcionários em todos os departamentos.

Deve ter sido desafiador implementar um software como o DeepL em toda a empresa. Você tem algum conselho para outras empresas que estão a considerar utilizar o DeepL?

Implementar software em toda a empresa pode ser mais complexo do que o necessário. Nesta situação, optamos por abordar a questão sob a perspectiva da segurança. Portanto, realizamos um anúncio para toda a empresa informando que, ao traduzir informações ou documentos confidenciais que não devem ser divulgados fora da empresa, deve-se utilizar o DeepL. Naquela ocasião, também elaborámos um documento descrevendo como utilizar o DeepL e as taxas envolvidas.

Também colaboramos com os gestores de TI de cada país e empresa para implementar o sistema, que foi bem recebido.

Considero que teria sido mais fácil se tivéssemos experimentado o serviço grátis primeiro e, em seguida, expandido para cada empresa e departamento. Não teria sido uma abordagem inadequada afirmar: "Este nível de qualidade está disponível gratuitamente e, caso opte por pagar, a segurança será reforçada." Recentemente, quando propomos o uso de software de tradução, tendemos a enfatizar as vantagens de utilizar IA para tradução. No entanto, acredito que será mais fácil convencer as pessoas a utilizarem o DeepL se destacarmos a segurança.

Quando ouvimos falar de outras empresas, temos a impressão de que elas têm dificuldade em explicar o retorno sobre o investimento (ROI) ao fazer propostas internas ou solicitar o uso generalizado do software. Como se calcula o retorno sobre o investimento (ROI)?

Pessoalmente, acredito que os serviços DX e em nuvem não podem ser avaliados em termos de custo-benefício. Uma vez que está a pagar por uma gestão centralizada, é necessário que consiga sentir os efeitos do serviço. Considero que é mais adequado realizar inquéritos internos regularmente. No entanto, ainda é difícil avaliar a relação custo-benefício de tal sistema.

Muitas pessoas acreditam que, se não for possível medir a relação custo-benefício, não se deve implementar um novo sistema. No entanto, se pensar dessa forma, ficará cada vez mais para trás em relação a outras empresas internacionais.

É evidente que isso não significa que possamos investir sem limites, mas se gastar alguns milhares de ienes por mês torna o nosso trabalho mais eficiente, devemos investir.

Que impacto observou na JAE agora que está a utilizar o DeepL?

Quando eu crio documentos em inglês, eu carrega os documentos em japonês como ficheiros PowerPoint no DeepL e traduzo-os para inglês. Agora podemos enviar os documentos imediatamente, sem aguardar a tradução.

No passado, isso levava uma semana para ser feito manualmente. A DeepL reduziu o número de ocasiões em que precisávamos enviar materiais, mas estávamos muito ocupados para fazê-lo. Também aperfeiçoou a granularidade da partilha de informações e a comunicação geral.

Antes de começar a utilizar o DeepL, eu levava dias para criar um único documento em inglês. Desde que comecei a utilizar o DeepL, consigo realizar o trabalho em aproximadamente um dia.

Além disso, acredito que também aperfeiçoou a minha eficiência na tradução de e-mails de parceiros empresariais, que frequentemente incluem informações confidenciais, pois posso traduzi-los todos de uma só vez. A nossa equipa de auditoria também tem utilizado o DeepL para traduzir documentos. Todos lemos e escrevemos documentos e e-mails em vários locais para diferentes fins, o que nos ajuda a economizar tempo.

Como a JAE respondeu ao uso do DeepL?

Utilizamos o DeepL há aproximadamente quatro meses e os nossos utilizadores têm fornecido feedback muito positivo.

Em termos de funcionalidade, a função de tradução de documentos é particularmente útil, pois temos recebido muitos pedidos para traduzir ficheiros PDF. Também utilizo frequentemente o PowerPoint para criar documentos em inglês, por isso considero que tornou o meu trabalho mais eficiente e fácil. Além disso, a capacidade de traduzir páginas inteiras da web com a extensão para Edge foi bem recebida.

Além da qualidade, também aprecio o facto de a empresa prestar serviços à escala internacional. Do ponto de vista da segurança, é importante para nós que a empresa tenha sede na Europa e esteja em conformidade com o RGPD. Além disso, como o serviço está claramente dividido em inglês (americano) e inglês (britânico) e abrange uma ampla variedade de idiomas, foi fácil expandi-lo para outros países fora do Japão.

O que gostaria de trabalhar no futuro, sem se limitar ao uso do DeepL em particular?

Como membro do Departamento de Segurança da Informação, considero que a questão que precisamos abordar é como compreender e avaliar a segurança das tecnologias mais recentes. Por exemplo, devemos decidir se utilizaremos ou não IA (IA) e aprendizagem automática internamente.

É evidente que acreditamos que, em primeiro lugar, precisamos reforçar as nossas próprias medidas de segurança. Além disso, gostaríamos também de recolher informações sobre segurança em áreas relacionadas e partilhá-las dentro do setor.