Wat is voor JAE bijzonder belangrijk als het gaat om informatiebeveiliging?

Naar mijn mening is het vooral belangrijk om onze werknemers bewust te maken van het belang van informatiebeveiliging. Daarom hebben we hiervoor een middellangetermijnplan ontwikkeld en werken we momenteel aan de implementatie daarvan in ons hele bedrijf. Informatiebeveiliging wordt over de hele wereld op verschillende manieren gehandhaafd en is afhankelijk van de locatie en de bedrijfstak in kwestie.

Met de AVG is Europa een stap voor ten opzichte van andere landen als het gaat om gegevensbescherming. In Azië bevinden sommige regio's zich bijvoorbeeld nog in de beginfase. Hoewel er regionale verschillen zijn in de wereld, draait de kwestie van gegevensbescherming uiteindelijk altijd om hetzelfde soort gegevens.

Clouddiensten zijn een ander belangrijk onderwerp voor ons. Aangezien onze werknemers er steeds meer gebruik van maken, ontwikkelen we momenteel interne managementrichtlijnen voor het gebruik van de cloud.

U was onlangs betrokken bij een aantal nieuwe initiatieven, waaronder de introductie van chatbots en robotische procesautomatisering (RPA) en de bevordering van digitale transformatie. Welke technologieën hebben de laatste tijd uw aandacht het meest getrokken?

Generatieve AI is een interessante technologie met een breed scala aan toepassingsmogelijkheden. Om zulke technologieën goed te kunnen gebruiken in een professionele omgeving, moeten we echter de juiste regels definiëren. Als beveiligingsexpert maak ik me grote zorgen over het mogelijke misbruik van deze technologie. Zonder de juiste tegenmaatregelen kunnen cyberaanvallen als gevolg van generatieve AI bijvoorbeeld een heel andere dimensie krijgen.

Aan de andere kant kan AI natuurlijk ook heel nuttig zijn, bijvoorbeeld om informatie van het internet te verzamelen en samen te vatten. Vooral de mogelijkheid om langere artikelen samen te vatten zou van voordeel zijn. Hiervoor zijn immers geen vertrouwelijke bedrijfsgegevens nodig, waardoor de efficiëntiewinst hoog is en de veiligheidsrisico's miniem.

Wat zijn de vereisten van uw bedrijf op het gebied van machine- en AI-vertaling?

• Bij JAE moeten onze verkoop- en marketingteams vaak communiceren met collega's en klanten in het buitenland. Daarvoor vertrouwen zij op nauwkeurige vertalingen van belangrijke e-mails en documenten. In het verleden gebruikten we hiervoor een gratis online service. Vertrouwelijke inhoud vormde echter een enorm probleem. Onze teams moesten de relevante informatie verwijderen en vervangen door nepgegevens, wat tot enorme verwarring leidde.
• Daarnaast had onze IT-afdeling soms documenten in het Engels nodig om met buitenlandse partners te communiceren. Hoewel we interne vertalers in dienst hebben, was het vaak moeilijk om alle documenten op tijd naar het Engels te vertalen. We wilden onze communicatiestroom versnellen, maar konden geen goede oplossing vinden.

Tijdens een zakenreis naar het Verenigd Koninkrijk had ik het geluk om kennis te maken met DeepL. Een van onze medewerkers daar vertelde me namelijk over een tool die gebruikt kon worden om documenten met gemak in het Engels op te stellen, en die tool bleek DeepL te zijn.

Toen ik later met ons hoofdkantoor in Japan sprak, hoorde ik dat sommige van onze Japanse werknemers al gebruik maakten van de gratis versie. Onze afdeling heeft daarna besloten om DeepL Pro beschikbaar te maken voor meer werknemers op alle afdelingen.

De introductie van software zoals DeepL in het hele bedrijf klinkt als een grote opgave. Heeft u advies voor andere bedrijven die overwegen om DeepL te gaan gebruiken?

Het uitrollen van software voor een hele organisatie blijkt vaak onverwacht moeilijk. We hebben daarom besloten om de introductie van DeepL vanuit een beveiligingsperspectief te benaderen: we hebben voor het hele bedrijf aangekondigd dat DeepL gebruikt moet worden bij het vertalen van vertrouwelijke informatie of documenten die niet naar de buitenwereld mogen lekken. Daarnaast hebben we ook een document opgesteld over het gebruik en de prijsstructuur van DeepL.

We werkten bovendien ook samen met de IT-managers in de afzonderlijke landen en dochterondernemingen om de tool te implementeren, waar zeer positief op werd gereageerd.

Ik denk dat het gemakkelijker zou zijn geweest als we de service eerst gratis hadden uitgeprobeerd binnen bepaalde afdelingen en daarna hadden uitgerold naar andere dochterondernemingen en afdelingen. Het was geen slechte aanpak om te benadrukken dat het kwaliteitsniveau zelfs met de gratis versie betrouwbaar hoog is, maar dat de premium versie onder andere een betere beveiliging garandeert. Als het om vertaalsoftware gaat, richten velen zich op de voordelen die AI op dit gebied kan bieden. Maar ik denk dat vooral het veiligheidsaspect een echt concurrentievoordeel oplevert dat in verkoopgesprekken niet mag worden verwaarloosd.

Wanneer we met andere bedrijven spreken, krijgen we vaak de indruk dat ze het moeilijk vinden om informatie te geven over het rendement op investering (ROI) wanneer ze interne voorstellen doen of het wijdverbreide gebruik van de software promoten. Wat betekent ROI voor u?

Persoonlijk ben ik van mening dat de meerwaarde van DX- en clouddiensten niet alleen gemeten kan worden in de vorm van kostenefficiëntie. Je betaalt immers voor gecentraliseerd beheer, wat betekent dat de voordelen van de service ook echt tastbaar moeten zijn. Of die meerwaarde wordt bereikt, kan bijvoorbeeld worden gemeten door middel van regelmatige interne bedrijfsenquêtes. Maar zelfs dan is het moeilijk om de kostenefficiëntie van een dergelijk systeem in te schatten.

Veel mensen denken dat nieuwe systemen alleen moeten worden ingevoerd als de kostenefficiëntie nauwkeurig kan worden gemeten, maar wie zo denkt, raakt steeds verder achterop bij andere internationale bedrijven.

Dit betekent natuurlijk niet dat we een onbeperkt bedrag kunnen investeren, maar als een paar duizend yen per maand ons werk efficiënter maakt, is de beslissing natuurlijk gemakkelijk gemaakt.

Welke impact heeft het gebruik van DeepL bij JAE tot nu toe gehad?

Wanneer ik Engelse documenten opstel, upload ik de Japanse documenten als PowerPoint-bestanden naar DeepL en vertaal ik ze naar het Engels. We kunnen de documenten nu meteen versturen zonder op de vertaling te hoeven wachten.

In het verleden duurde dit een week omdat de documenten handmatig vertaald moesten worden. DeepL heeft het aantal gevallen verminderd waarin we materialen niet op tijd konden versturen vanwege ontbrekende vertalingen. DeepL heeft ook de algemene informatie- en communicatiestroom verbeterd.

Voordat ik DeepL ging gebruiken, kostte het me dagen om één Engels document op te stellen. Sinds ik DeepL gebruik, kan ik dit in ongeveer een dag doen.

DeepL heeft mij ook efficiënter gemaakt bij het vertalen van e-mails van zakenpartners, omdat ik ze allemaal tegelijk kan vertalen zonder dat ik me zorgen hoef te maken over potentieel gevoelige informatie. Ook ons auditteam maakt gebruik van DeepL om documentvertalingen te maken. Onze werknemers zijn verspreid over veel verschillende locaties en moeten elke dag documenten en e-mails lezen, wat nu ook veel sneller gaat. Kortom, DeepL biedt een echte tijdsbesparing voor iedereen.

Hoe reageerde het personeel van JAE op de introductie van DeepL?

We gebruiken DeepL nu ongeveer vier maanden en de feedback van onze gebruikers is erg positief.

We zijn vooral erg blij met DeepL's documentvertalingen, omdat we regelmatig PDF-bestanden moeten vertalen. DeepL heeft mijn werk bovendien ook efficiënter en gemakkelijker gemaakt, omdat ik nu veel sneller klaar ben met het voorbereiden van Engelstalige PowerPoints. Daarnaast maken veel van onze medewerkers ook graag gebruik van de Edge-extensie om hele webpagina's te vertalen.

Ook waardeer ik het feit dat DeepL internationaal actief is. Vanuit een beveiligingsoogpunt is het voor ons namelijk belangrijk dat het bedrijf zijn hoofdkantoor in Europa heeft en AVG-compliant is. Omdat DeepL ook duidelijk onderscheid kan maken tussen Amerikaans en Brits Engels en tevens een groot aantal talen dekt, konden we de tool bovendien ook gemakkelijk uitbreiden naar andere landen buiten Japan.

Welke andere projecten verwacht u in de toekomst?

Als informatiebeveiligingsexpert ben ik van mening dat we moeten bekijken hoe we de beveiliging van nieuwe technologieën beter kunnen begrijpen en evalueren. We moeten bijvoorbeeld beslissen of generatieve AI en machine learning intern gebruikt kunnen worden of niet.

Natuurlijk werken we eerst aan het versterken van onze eigen veiligheidsmaatregelen. We willen echter ook informatie over gespecialiseerde veiligheidsaspecten in de hele sector verzamelen en delen met het bedrijfsleven.