ما الذي تراه الأكثر أهمية فيما يتعلق بأمن المعلومات في JAE؟

أعتقد أن توعية الموظفين بأهمية أمن المعلومات أمر بالغ الأهمية. لذلك، قمنا بوضع خطة متوسطة المدى ونعمل حاليًا على تنفيذها في جميع أنحاء الشركة. يتم التعامل مع أمن المعلومات بشكل مختلف في جميع أنحاء العالم، ويعتمد ذلك على الموقع الجغرافي والقطاع الصناعي.

تتقدم أوروبا بخطوة على البلدان الأخرى من حيث الامتثال للنظام الأوروبي العام لحماية البيانات (GDPR)، في حين لا تزال آسيا في المراحل الأولى من التنفيذ في بعض المناطق. على الرغم من وجود اختلافات بين المناطق، إلا أننا جميعًا نحمي نفس النوع من البيانات.

بالإضافة إلى ذلك، مع استخدام موظفينا الآن للخدمات السحابية، فإننا نعمل على وضع إدارة داخلية للتحكم في استخدامها.

لقد شاركت مؤخرًا في مبادرات جديدة، مثل إدخال روبوتات الدردشة وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA)، بالإضافة إلى تعزيز التحول الرقمي (DX). ما هي التقنيات التي جذبت انتباهك مؤخرًا؟

الذكاء الاصطناعي هو تقنية مثيرة للاهتمام، اعتمادًا على كيفية استخدامها. لاستخدامه بشكل صحيح في الإعداد المهني، يجب أن نقرر أنواع اللوائح التنظيمية التي يجب إعدادها. بصفتي شخصًا يعمل في مجال الأمن، فإنني قلق من احتمال إساءة استخدامه. يقال إن إساءة استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي ستؤدي إلى ظهور هجمات إلكترونية ذات أبعاد مختلفة عما نشهده اليوم.

من ناحية أخرى، أعتقد أنه سيكون من المثير للاهتمام استخدام الذكاء الاصطناعي لجمع المعلومات من الإنترنت وتلخيصها. سيكون هذا مفيدًا بشكل خاص لتلخيص المقالات. هنا، لا داعي لإدخال معلومات سرية عن الشركة ولا توجد مخاوف أمنية، لذا أعتقد أن ذلك يمكن أن يؤدي إلى تحسين الكفاءة.

ما هي احتياجات شركتك عند استخدام الترجمة الآلية والترجمة بالذكاء الاصطناعي؟

• في JAE، غالبًا ما يحتاج فريق المبيعات والتسويق لدينا إلى التواصل مع الزملاء والعملاء في الخارج، مما قد يؤدي إلى صعوبات عند ترجمة بريد إلكتروني/رسائل إلكترونية والوثائق المهمة. كانوا يستخدمون خدمة ترجمة مجانية على الإنترنت. ومع ذلك، كان من الصعب ترجمة المحتوى الذي تضمن معلومات داخلية سرية، واضطرت فرقنا إلى استبدال النصوص الحساسة بكلمات مختلفة، مما تسبب في حدوث ارتباك.
• كما أن قسم تكنولوجيا المعلومات لدينا كان يحتاج أحيانًا إلى إنشاء مستندات باللغة الإنجليزية عند التواصل مع الشركاء في الخارج. على الرغم من أننا نمتلك مُترجمين داخليين، إلا أنه كان من الصعب ترجمة المستندات إلى اللغة الإنجليزية في الوقت المناسب. لم نرغب في أن تتعطل اتصالاتنا بهذه الطريقة، لكننا لم نتمكن من إيجاد حل عملي.

لحسن الحظ، سمعت عن DeepL خلال رحلة عمل إلى المملكة المتحدة عندما أخبرني أحد موظفي JAE المحليين أن "هناك خدمة تسمى DeepL تسهل إنشاء المستندات باللغة الإنجليزية".

لاحقًا، تحدثت مع مقرنا الرئيسي في اليابان، والتعلم أن بعض الموظفين اليابانيين كانوا يستخدمون الإصدار المجاني بالفعل. لذلك، قرر مكتب أمن المعلومات إتاحة DeepL Pro لمجموعة أكبر من الموظفين في مختلف الأقسام.

لا بد أن إدخال برامج مثل DeepL في جميع أنحاء الشركة كان أمراً صعباً. هل لديك أي نصيحة للشركات الأخرى التي تفكر في استخدام DeepL؟

قد يكون نشر البرامج في جميع أنحاء الشركة أكثر صعوبة مما ينبغي. في هذه الحالة، اخترنا التعامل معها من منظور أمني. لذلك، أصدرنا إعلانًا على مستوى الشركة بأن يستخدم الموظفون DeepL عند ترجمة المعلومات أو المستندات السرية التي يجب ألا تتسرب خارج الشركة. في ذلك الوقت، قمنا أيضًا بإنشاء وثيقة توضح كيفية استخدام DeepL والرسوم المترتبة على ذلك.

كما عملنا مع مسؤولي إداريي تكنولوجيا المعلومات في كل بلد وشركة لنشره، وقد لقي استحسانًا كبيرًا.

أعتقد أنه كان من الأسهل لو جربنا الخدمة مجانًا أولاً، ثم قمنا بتوسيعها لتشمل كل شركة وقسم. لم يكن من السيئ أن نقول: "هذا المستوى من الجودة متاح مجانًا، وإذا دفعت مقابله، فسيتم تعزيز الأمان". في الآونة الأخيرة، عندما اقترحنا استخدام برامج الترجمة، ركزنا على مزايا استخدام الذكاء الاصطناعي في الترجمة. لكنني أعتقد أنه سيكون من الأسهل إقناع الناس باستخدام DeepL إذا ركزنا على الأمان.

عندما نسمع عن شركات أخرى، نحصل على انطباع بأنها تواجه صعوبة في شرح عائد الاستثمار (ROI) عند تقديم مقترحات داخلية أو الترويج لاستخدام البرنامج على نطاق واسع. كيف تحسب عائد الاستثمار؟

شخصياً، أعتقد أن خدمات DX والخدمات السحابية لا يمكن قياسها بمصطلحات فعالية التكلفة. نظرًا لأنك تدفع مقابل الإدارة المركزية، يجب أن تكون قادرًا على الشعور بآثار الخدمة. أعتقد أنه من الأفضل إجراء استطلاعات داخلية بشكل منتظم. ومع ذلك، لا يزال من الصعب قياس فعالية تكلفة مثل هذا النظام.

يعتقد الكثيرون أنه إذا لم يكن بالإمكان قياس فعالية التكلفة، فلا ينبغي إدخال نظام جديد. لكن إذا فكرت بهذه الطريقة، فسوف تتخلف أكثر فأكثر عن الشركات العالمية الأخرى.

بالطبع، هذا لا يعني أنه يمكننا الاستثمار دون أي حدود، ولكن إذا كان إنفاق بضعة آلاف من الينات شهريًا يجعل عملنا أكثر كفاءة، فيجب علينا الاستثمار.

ما هو التأثير الذي لاحظته في JAE الآن بعد أن بدأت في استخدام DeepL؟

عندما أقوم بإنشاء مستندات باللغة الإنجليزية، أقوم بتحميل المستندات اليابانية كملفات PowerPoint إلى DeepL وترجمتها إلى اللغة الإنجليزية. يمكننا الآن إرسال المستندات على الفور دون انتظار الترجمة.

في الماضي، كان هذا يستغرق أسبوعًا ليتم إنجازه يدويًا. لقد قلل DeepL عدد المرات التي اضطررنا فيها إلى إرسال المواد ولكننا كنا مشغولين للغاية لفعل ذلك. كما تم تحسين دقة تبادل المعلومات والتواصل بشكل عام.

قبل أن أبدأ في استخدام DeepL، كان يستغرقني الأمر أيامًا لإنشاء مستند واحد باللغة الإنجليزية. منذ أن بدأت في استخدام DeepL، أصبح بإمكاني إنجاز ذلك في حوالي يوم واحد.

بالإضافة إلى ذلك، أعتقد أنه قد تحسّن كفاءتي في ترجمة رسائل البريد الإلكتروني من شركاء العمل، والتي غالبًا ما تتضمن معلومات سرية، لأنني أستطيع ترجمتها كلها دفعة واحدة. كما يستخدم فريق التدقيق لدينا DeepL لترجمة المستندات. الجميع يقرأ ويكتب المستندات ورسائل البريد الإلكتروني/رسائل إلكترونية في أماكن مختلفة ولأغراض مختلفة، لذا فإن ذلك يساعدنا على توفير الوقت.

كيف استجابت JAE لاستخدام DeepL؟

نحن نستخدم DeepL منذ حوالي أربعة أشهر الآن، وقد قدم مستخدمونا تعليقات إيجابية للغاية.

من حيث الوظائف، تعتبر وظيفة ترجمة المستندات مفيدة بشكل خاص، حيث تلقينا العديد من الطلبات لترجمة ملفات PDF. كما أنني غالبًا ما أستخدم PowerPoint لإنشاء مستندات باللغة الإنجليزية، لذا أشعر أنه جعل عملي أكثر كفاءة وسهولة. بالإضافة إلى ذلك، حظيت إمكانية ترجمة صفحات الويب بالكامل باستخدام ملاحق متصفّح Edge بترحيب كبير.

إلى جانب الجودة، أقدر أيضًا حقيقة أن الشركة تقدم خدماتها على نطاق عالمي. من منظور أمني، من المهم بالنسبة لنا أن يكون مقر الشركة في أوروبا وأن تكون متوافقة مع النظام الأوروبي العام لحماية البيانات. بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن الخدمة مقسمة بوضوح إلى الإنجليزية الأمريكية والإنجليزية البريطانية وتغطي مجموعة واسعة من اللغات، كان من السهل توسيع نطاق الخدمة لتشمل بلدانًا أخرى خارج اليابان.

ما الذي ترغب في العمل عليه في المستقبل، دون الاقتصار على استخدام DeepL على وجه الخصوص؟

بصفتي عضوًا في قسم أمن المعلومات، أعتقد أن المسألة التي يتعين علينا معالجتها هي كيفية فهم وتقييم أمن أحدث التقنيات. على سبيل المثال، يجب أن نقرر ما إذا كنا سنستخدم الذكاء الاصطناعي وإنشاء والتعلم الآلي داخليًا أم لا.

بالطبع، نعتقد أنه يتعين علينا أولاً تعزيز تدابيرنا الأمنية. بالإضافة إلى ذلك، نود أيضًا جمع معلومات عن الأمن في المجالات ذات الصلة ومشاركتها داخل القطاع.