Qual è l’aspetto più importante della sicurezza delle informazioni per JAE?

Sensibilizzare i dipendenti sulla sicurezza delle informazioni è estremamente importante. Pertanto, abbiamo formulato un piano a medio termine e stiamo attualmente lavorando per implementarlo in tutta l’azienda. La sicurezza delle informazioni viene gestita in modo diverso in tutto il mondo e dipende dalla posizione geografica e dal settore.

L’Europa è un passo avanti rispetto ad altri Paesi in termini di conformità al GDPR, mentre l’Asia in alcune regioni è ancora nelle prime fasi di implementazione. Al netto delle differenze regionali, tutti proteggiamo lo stesso tipo di dati.

Inoltre, dato che i nostri dipendenti ora usano servizi cloud, stiamo definendo una gestione interna per controllarne l’uso.

Di recente è stato coinvolto in nuove iniziative, come l’introduzione dei chatbot e dell’automazione dei processi robotici (RPA), nonché la promozione della trasformazione digitale (DX). Quali tecnologie hanno attirato la sua attenzione?

L’IA generativa è una tecnologia interessante, a seconda di come viene impiegata. Per usarla correttamente in un contesto professionale, dobbiamo decidere quali tipi di regolamenti stabilire. Come esperto di sicurezza, mi preoccupa che possa essere usata in modo improprio. Si dice che se l’IA generativa viene usata male, gli attacchi informatici assumeranno una dimensione diversa da quella che conosciamo oggi.

D’altra parte, sarebbe interessante usare l’IA per raccogliere informazioni da Internet e sintetizzarle. Sarebbe utile soprattutto per riassumere articoli. In questo caso non è necessario inserire informazioni aziendali riservate e non ci sono problemi di sicurezza, quindi penso che possa aumentare la produttività.

Quali sono le esigenze della vostra azienda quando usate la traduzione automatica basata sull’IA?

• Da JAE i nostri team di vendita e di marketing hanno spesso bisogno di comunicare con colleghi e clienti all’estero, il che può comportare difficoltà nella traduzione di e-mail e documenti importanti. Prima usavano un servizio di traduzione web gratuito, ma era difficile tradurre contenuti contenenti informazioni interne riservate e i nostri team erano costretti a sostituire i testi sensibili con parole diverse, creando confusione.
• Inoltre, il nostro dipartimento IT a volte aveva bisogno di creare documenti in inglese per comunicare con i partner esteri. Sebbene disponessimo di traduttori interni, era comunque difficile tradurre i documenti in inglese in modo tempestivo. Non volevamo che la nostra comunicazione fosse ostacolata in questo modo, ma non riuscivamo a trovare una soluzione valida.

Ho avuto la fortuna di scoprire DeepL durante un viaggio di lavoro nel Regno Unito, quando un dipendente locale di JAE mi ha informato dell’esistenza di un servizio chiamato DeepL che semplificava la traduzione di documenti in inglese.

In seguito, parlando con i dipendenti nella nostra sede centrale in Giappone, ho scoperto che qualcuno stava già usando la versione gratuita. Perciò l’ufficio per la sicurezza informatica ha deciso di rendere DeepL Pro disponibile a un numero maggiore di dipendenti in tutti i dipartimenti.

Deve essere stato complesso implementare un software come DeepL in tutta l’azienda. Ha qualche consiglio da offrire alle altre aziende che stanno valutando l’adozione di DeepL?

Implementare un software in tutta l’azienda può essere più complesso del necessario. Nel nostro caso abbiamo deciso di affrontare la questione dal punto di vista della sicurezza. Abbiamo quindi comunicato a tutti i dipendenti di usare DeepL per tradurre informazioni riservate o documenti che non devono essere divulgati all’esterno dell’azienda. All’epoca abbiamo anche creato un documento che spiegava come usare DeepL e quali erano i costi.

Abbiamo inoltre collaborato con i responsabili IT di ogni Paese e azienda per implementarlo, iniziativa accolta positivamente.

Sarebbe stato più semplice provare prima il servizio gratuitamente e poi estenderlo a tutte le aziende e a tutti i dipartimenti. Non sarebbe stato un approccio sbagliato dire: “Questo livello di qualità è disponibile gratuitamente: pagando, migliora anche il livello di sicurezza”. Di recente, quando proponiamo l’uso di un software di traduzione, tendiamo a concentrarci sui vantaggi di usare l’IA. Tuttavia credo che sarebbe più facile convincere le persone a usare DeepL se mettessimo in evidenza la sicurezza.

Quando sentiamo parlare di altre aziende, abbiamo l’impressione che abbiano difficoltà a spiegare il ritorno sull’investimento (ROI) quando presentano proposte interne o invitano a usare il software in modo diffuso. Come calcolate voi il ROI?

Personalmente ritengo che la DX e i servizi cloud non possano essere misurati in termini di efficacia dei costi. Dal momento che si paga per una gestione centralizzata, è necessario poter percepire gli effetti del servizio. È meglio condurre periodicamente sondaggi interni. Resta comunque difficile misurare l’efficacia dei costi di un sistema di questo tipo.

Molti pensano che, non potendo misurare l’efficacia in termini di costi, non si dovrebbe introdurre un nuovo sistema. Ma ragionando in questo modo, si rischia di rimanere sempre più indietro rispetto alle altre aziende internazionali.

Naturalmente questo non significa che si possa investire senza limiti, ma se spendere qualche migliaio di yen al mese rende il nostro lavoro più efficiente, allora vale la pena investire.

Quale impatto ha riscontrato in JAE da quando usate DeepL?

Quando devo preparare dei documenti in inglese, carico i documenti giapponesi come file PowerPoint su DeepL e li traduco in inglese. Ora possiamo inviare i documenti subito senza dover aspettare la traduzione.

In passato ci voleva una settimana per farlo manualmente. DeepL ha ridotto il numero di volte in cui dovevamo inviare materiali ma non riuscivamo perché eravamo troppo occupati. Ha anche migliorato la precisione della condivisione delle informazioni e la comunicazione in generale.

Prima di iniziare a usare DeepL mi ci volevano giorni per creare un singolo documento in inglese. Da quando ho DeepL ci metto più o meno un giorno.

Credo inoltre che abbia migliorato la mia efficienza nella traduzione delle e-mail dei partner commerciali, che spesso contengono informazioni riservate, perché posso tradurle tutte in una volta sola. Anche il nostro team di audit usa DeepL per tradurre i documenti. Tutti leggono e scrivono documenti e e-mail in luoghi diversi e per scopi diversi, quindi ci aiuta a risparmiare tempo.

Come ha accolto JAE l’uso di DeepL?

Sono circa quattro mesi che adoperiamo DeepL e i nostri utenti hanno dato un feedback molto positivo.

Per quanto riguarda le funzioni, la traduzione dei documenti è particolarmente utile poiché riceviamo molte richieste di traduzione di file PDF. Io stesso uso spesso PowerPoint per creare documenti in inglese, perciò ha semplificato e agevolato il mio lavoro. A parte questo, la possibilità di tradurre intere pagine web con l’estensione per Edge è stata un altro punto a favore.

Oltre alla qualità, apprezzo anche il fatto che l’azienda fornisca servizi su scala globale. Dal punto di vista della sicurezza, per noi è importante che l’azienda abbia sede in Europa e sia conforme al GDPR. Inoltre, poiché il servizio è suddiviso in inglese americano e inglese britannico e copre un’ampia gamma di lingue, è stato facile espandere il servizio ad altri Paesi al di fuori del Giappone.

Su cosa vorrebbe lavorare in futuro, senza limitarsi all’uso specifico di DeepL?

In qualità di membro del dipartimento per la sicurezza informatica, per me la questione da affrontare è come comprendere e valutare la sicurezza delle tecnologie più recenti. Per esempio, dobbiamo decidere se usare o meno l’IA generativa e il machine learning all’interno dell’azienda.

Ovviamente riteniamo che in primis sia necessario rafforzare le nostre misure di sicurezza. Dopodiché vorremmo raccogliere informazioni sulla sicurezza in ambiti correlati e condividerle all’interno del settore.