JAE'de bilgi güvenliği konusunda en önemli şeyin ne olduğunu düşünüyorsunuz?

Çalışanların bilgi güvenliği konusunda farkındalıklarının artırılmasının son derece önemli olduğuna inanıyorum. Bu nedenle, orta vadeli bir plan hazırladık ve şu anda bunu şirket genelinde uygulamaya koymak için çalışıyoruz. Bilgi güvenliği dünya çapında farklı şekillerde ele alınmaktadır ve kişinin bulunduğu yere ve sektörüne bağlıdır.

Avrupa, GDPR uyumluluğu terimlerinde diğer ülkelerden bir adım önde iken, Asya bazı bölgelerde hala uygulamanın ilk aşamalarında bulunmaktadır. Bölgelere göre farklılıklar olsa da, hepimiz aynı tür verileri koruyoruz.

Ayrıca, çalışanlarımız artık bulut hizmetlerini kullandığından, bunların kullanımını kontrol etmek için iç yönetim kuralları oluşturuyoruz.

Son zamanlarda, chatbotların ve robotik işleme otomasyonunun (RPA) tanıtımı ve dijital dönüşümün (DX) teşviki gibi yeni girişimlerde yer aldınız. Son zamanlarda hangi teknolojiler dikkatinizi çekiyor?

Üretken yapay zeka, nasıl kullanıldığına bağlı olarak ilginç bir teknolojidir. Profesyonel bir ortamda doğru bir şekilde kullanmak için, ne tür düzenlemeler yapacağımıza karar vermeliyiz. Güvenlikle ilgilenen biri olarak, bunun kötüye kullanılacağından endişe duyuyorum. Üretken yapay zekanın kötüye kullanılması durumunda, siber saldırıların bugün gördüğümüzden farklı bir boyuta ulaşacağı söyleniyor.

Öte yandan, yapay zekayı kullanarak internetten bilgi toplamak ve bunları özetle ilginç olabilir diye düşünüyorum. Bu, özellikle makaleleri özetlemek için yararlı olacaktır. Burada, gizlilik gerektiren şirket bilgilerini girmeye gerek yoktur ve güvenlik endişesi de yoktur; bu nedenle verimliliğin iyileştirilmesine katkıda bulunabileceğini düşünüyorum.

Yapay zeka çeviri ve makine çevirisi kullanırken şirketinizin ihtiyaçları nelerdir?

• JAE'de, Satış ve Pazarlama ekiplerimiz sık sık yurtdışındaki meslektaşları ve müşterilerle iletişim kurmak zorunda kalır, bu da önemli e-postaların ve belgelerin çevirisinde zorluklara yol açabilir. Ücretsiz bir web çeviri hizmeti kullanıyorlardı. Ancak, gizli iç bilgileri içeren içeriği çevirmek zordu ve ekiplerimiz hassas metinleri farklı kelimelerle değiştirmek zorunda kaldılar, bu da karışıklığa neden oldu.
• Ayrıca, BT departmanımız bazen yurtdışı iş ortaklarıyla iletişim kurarken İngilizce belgeler oluşturmak zorunda kalıyordu. Şirketimizde çevirmenler bulunmasına rağmen, belgeleri zamanında İngilizceye çevirmek hala zordu. İletişimimizin bu şekilde engellenmesini istemedik, ancak uygulanabilir bir çözüm bulamadık.

Neyse ki, Birleşik Krallık'a yaptığım bir iş gezisinde, yerel bir JAE çalışanı bana "DeepL adında, İngilizce belgeler oluşturmayı kolaylaştıran bir hizmet var" dediğinde DeepL'den haberdar oldum.

Daha sonra Japonya'daki merkezimizle görüştüm ve bazı Japon çalışanların zaten ücretsiz sürüm kullandığını öğrendim. Bu nedenle, Bilgi Güvenliği Ofisi, DeepL Pro'yu departmanlar genelinde daha geniş bir çalışan kitlesine sunmaya karar verdi.

DeepL gibi bir yazılımı şirket genelinde uygulamaya koymak zor olmuş olmalı. DeepL'yi kullanmayı düşünen diğer şirketlere tavsiyeniz var mı?

Yazılımı şirket genelinde dağıtmak, gerekenden daha zor olabilir. Bu durumda, güvenlik açısından yaklaşmayı tercih ettik. Bu nedenle, şirket genelinde bir duyuru yayınlayarak, şirket dışına sızdırılmaması gereken gizli bilgileri veya belgeleri çevirirken DeepL'yi kullanın. O zaman, DeepL'in nasıl kullanılacağını ve ilgili ücretleri özetleyen bir belge de hazırladık.

Ayrıca, her ülke ve şirketteki BT yöneticileriyle birlikte çalışarak bunu uygulamaya koyduk ve çok olumlu tepkiler aldık.

Önce hizmeti ücretsiz olarak deneseydik ve ardından her şirkete ve departmana yaygınlaştırsaydık daha kolay olurdu diye düşünüyorum. "Bu kalite seviyesi ücretsiz olarak sunulmaktadır ve ek ücret öderseniz güvenlik daha da artırılacaktır" demek kötü bir yaklaşım olmazdı. Son zamanlarda, çeviri yazılımı kullanımını önerdiğimizde, çeviri için yapay zeka kullanmanın avantajlarına odaklanma eğilimindeyiz. Ancak, güvenliği ön plana çıkarırsak, insanları DeepL'i kullanmaya ikna etmenin daha kolay olacağını düşünüyorum.

Diğer şirketler hakkında duyduğumuzda, iç teklifler yaparken veya yazılımın yaygın kullanımını teşvik ederken ROI'yi açıklamakta zorlandıkları izlenimini ediniyoruz. ROI'yi nasıl hesaplarsınız?

Şahsen, DX ve bulut hizmetlerinin maliyet etkinliği terimlerinde ölçülemeyeceğine inanıyorum. Merkezi yönetim için ödeme yaptığınız için, hizmetin etkilerini hissedebilmeniz gerekir. Bence düzenli olarak iç anketler yapmak daha iyi olur. Ancak, böyle bir sistemin maliyet etkinliğini ölçmek hala zordur.

Birçok kişi, maliyet etkinliğini ölçemiyorsanız yeni bir sistem uygulamaya koymamalısınız diye düşünür. Ancak bu şekilde düşünürseniz, diğer küresel şirketlerin gerisinde kalmaya devam edeceksiniz.

Elbette, bu sınırsız yatırım yapabileceğimiz anlamına gelmez, ancak ayda birkaç bin yen harcayarak işimizi daha verimli hale getirebiliyorsak, yatırım yapmalıyız.

DeepL'yi kullanmaya başladığınızdan beri JAE'de ne gibi etkiler gördünüz?

İngilizce belgeler oluştururken, Japonca belgeleri PowerPoint dosyaları olarak DeepL'e yükle, İngilizceye çevir. Artık çeviriyi beklemeden belgeleri hemen gönderebiliriz.

Geçmişte, bu işlem manuel olarak bir hafta sürerdi. DeepL, materyalleri göndermemiz gereken ancak çok meşgul olduğumuz için bunu yapamadığımız durumların sayısını azalttı. Ayrıca bilgi paylaşımının ayrıntı düzeyini ve genel iletişimi de iyileştirmiştir.

DeepL'yi kullanmaya başlamadan önce, tek bir İngilizce belge oluşturmak günlerimi alıyordu. DeepL'i kullanmaya başladığımdan beri, artık bunu yaklaşık bir günde yapabiliyorum.

Ayrıca, iş ortağı kaynaklı e-postaları tek seferde çevirebildiğim için, çeviri verimliliğimin de iyileştiğini düşünüyorum. Denetim ekibimiz de belgeleri çevirmek için DeepL kullanıyor. Herkes farklı amaçlarla çeşitli yerlerde belgeler ve e-postalar okur ve yazar, bu da zaman kazanmamıza yardımcı olur.

JAE, DeepL kullanımına nasıl tepki gösterdi?

DeepL'i yaklaşık dört aydır kullanıyoruz ve kullanıcılarımızdan çok olumlu geri bildirimler aldık.

İşlevsellik açısından, PDF dosyalarını çevirmek için çok sayıda talep aldığımızdan, belge çevirisi özellikle kullanışlıdır. Ayrıca İngilizce belgeler oluşturmak için sık sık PowerPoint kullanıyorum, bu sayede işlerimi daha verimli ve kolay hale getirdiğini düşünüyorum. Bunun yanı sıra, Edge uzantısı ile web sayfalarının tamamını çevirme özelliği de büyük beğeni topladı.

Kalitenin yanı sıra, şirketin küresel ölçekte hizmet sunmasını da takdir ediyorum. Güvenlik açısından, şirketin merkezi Avrupa'da olması ve GDPR ile uyumlu olması bizim için önemlidir. Ayrıca, hizmet Amerikan İngilizcesi ve İngiliz İngilizcesi olarak açıkça ayrılmış ve çok çeşitli dilleri kapsadığından, hizmeti Japonya dışındaki diğer ülkelere genişletmek kolay oldu.

DeepL'in kullanımıyla sınırlı olmamak kaydıyla, gelecekte hangi konularda çalışmak istersiniz?

Bilgi Güvenliği Departmanı'nın bir üyesi olarak, ele almamız gereken konunun en son teknolojilerin güvenliğini nasıl anlayıp değerlendireceğimiz olduğunu düşünüyorum. Örneğin, şirket içinde üretken yapay zeka ve makine öğrenimini kullanıp kullanmayacağımıza karar vermeliyiz.

Elbette, öncelikle kendi güvenlik önlemlerimizi güçlendirmemiz gerektiğine inanıyoruz. Bunun yanı sıra, ilgili alanlarda güvenlikle ilgili bilgileri de toplamak ve sektör içinde paylaşmak istiyoruz.