Co považujete za nejdůležitější ohledně bezpečnosti informací ve společnosti JAE?

Domnívám se, že zvyšování povědomí zaměstnanců o bezpečnosti informací je nesmírně důležité. Proto jsme vypracovali střednědobý plán a v současné době pracujeme na jeho zavedení v celé společnosti. Bezpečnost informací je po celém světě řešena odlišně a závisí na lokalitě a odvětví.

Evropa je v pojmech dodržování GDPR o krok napřed před ostatními zeměmi, zatímco Asie se v některých regionech stále nachází v rané fázi implementace. I když existují regionální rozdíly, všichni chráníme stejný druh dat.

Navíc, vzhledem k tomu, že naši zaměstnanci nyní využívají cloudové služby, připravujeme interní řízení, které bude kontrolovat jejich používání.

V poslední době jste se zapojil do nových iniciativ, jako je zavedení chatbotů a automatizace robotických procesů (RPA), stejně jako podpora digitální transformace (DX). Které technologie vás v poslední době zaujaly?

Generativní AI je zajímavá technologie, záleží však na tom, jak se používá. Abychom ji mohli správně používat v profesionálním nastavení, musíme se rozhodnout, jaké nařízení nastavit. Jako člověk, který se zabývá bezpečností, se obávám, že bude zneužito. Říká se, že pokud bude generativní AI zneužita, kybernetické útoky nabudou zcela jiné dimenze, než jakou známe dnes.

Na druhou stranu si myslím, že by bylo zajímavé použít AI ke sběru informací z internetu a jejich shrnutí. To by bylo zvláště užitečné, aby se články shrnuly. Zde není třeba zadávat důvěrné informace o společnosti a nehrozí žádné bezpečnostní riziko, takže si myslím, že to může vést ke zlepšení efektivity.

Jaké jsou potřeby vaší společnosti při používání překladu pomocí AI a strojového překladu?

• V JAE musí naše obchodní oddělení a marketingové týmy často komunikovat se zahraničními kolegy a klienty, což může vést k potížím při překladu důležitých e-mailů a dokumentů. Používali bezplatnou webovou překladatelskou službu. Bylo však obtížné překládat obsah, který obsahoval důvěrné interní informace, a naše týmy byly nuceny nahradit citlivý text jinými slovy, což způsobovalo zmatek.
• Naše IT oddělení také někdy potřebovalo vytvářet dokumenty v angličtině při komunikaci se zahraničními partnery. Přestože máme vlastní překladatele, bylo stále obtížné překládat dokumenty do angličtiny včas. Nechtěli jsme, aby byla naše komunikace takto narušována, ale nebyli jsme schopni najít schůdné řešení.

Naštěstí jsem se o DeepL dozvěděl během obchodní cesty do UK, když mi místní zaměstnanec JAE řekl: „Existuje služba jménem DeepL, která usnadňuje vytváření dokumentů v angličtině.“

Později jsem hovořil s naším ústředím v Japonsku a zjistil jsem, že někteří japonští zaměstnanci již bezplatnou verzi používají. Proto se Úřad pro informační bezpečnost rozhodl zpřístupnit DeepL Pro širšímu okruhu zaměstnanců napříč odděleními.

Muselo být obtížné zavést software jako DeepL v celé společnosti. Máte nějakou radu pro jiné společnosti, které zvažují použití DeepL?

Nasazení softwaru v celé společnosti může být složitější, než je nutné. V této situaci jsme se rozhodli přistupovat k tomu z hlediska bezpečnosti. Proto jsme vydali celofiremní oznámení, že při překladu důvěrných informací nebo dokumentů, které nesmějí být vyneseny mimo společnost, je třeba používat DeepL. V té době jsme také vytvořili dokument, který popisuje, jak DeepL používat a jaké jsou s tím spojené poplatky.

Při nasazování jsme také spolupracovali s IT manažery/ka v jednotlivých zemích a společnostech, což bylo velmi kladně přijato.

Myslím, že by bylo jednodušší, kdybychom nejprve vyzkoušeli službu zdarma a poté ji rozšířili na jednotlivé společnosti a oddělení. Nebylo by špatné říci: „Tato úroveň kvality je k dispozici zdarma a pokud za ni zaplatíte, bude navíc zvýšena bezpečnost.“ V poslední době, když navrhujeme použití překladatelského softwaru, se zaměřujeme především na výhody využití AI pro překlady. Ale myslím si, že bude snazší přesvědčit lidi, aby používali DeepL, pokud zdůrazníme bezpečnost.

Když slyšíme o jiných společnostech, máme dojem, že mají potíže vysvětlit návratnost investic (ROI) při předkládání interních návrhů nebo při prosazování širokého používání softwaru. Jak se počítá návratnost investic (ROI)?

Osobně se domnívám, že DX a cloudové služby nelze měřit v pojmech nákladové efektivnosti. Jelikož platíte za centralizovanou správu, musíte být schopni pocítit účinky této služby. Myslím, že je lepší provádět pravidelné interní průzkumy. Je však stále obtížné měřit nákladovou efektivitu takového systému.

Mnoho lidí si myslí, že pokud nelze změřit nákladovou efektivitu, neměl by se zavádět nový systém. Ale pokud budete takto uvažovat, budete stále více zaostávat za ostatními globálními společnostmi.

Samozřejmě to neznamená, že můžeme investovat bez omezení, ale pokud nám výdaje v řádu několika tisíc jenů měsíčně pomohou zefektivnit práci, měli bychom do toho investovat.

Jaký dopad jste zaznamenali ve společnosti JAE od té doby, co používáte DeepL?

Když vytvářím anglické dokumenty, nahrám japonské dokumenty jako soubory PowerPoint do DeepL a přeložím je do angličtiny. Nyní můžeme dokumenty odeslat okamžitě, aniž bychom museli čekat na překlad.

V minulosti trvalo ruční provedení této operace týden. DeepL snížil počet případů, kdy jsme museli posílat materiály, ale byli jsme příliš zaneprázdněni, abychom tak mohli učinit. Zlepšila se také podrobnost sdílení informací a celková komunikace.

Než jsem začal používat DeepL, trvalo mi vytvoření jednoho anglického dokumentu několik dní. Od té doby, co používám DeepL, mi to trvá asi jeden den.

Navíc si myslím, že se tím zlepšila i moje efektivita při překládání e-mailů od obchodních partnerů, které často obsahují důvěrné informace, protože je mohu překládat najednou. Náš auditorský tým také používá DeepL k překladu dokumentů. Každý čte a píše dokumenty a e-maily na různých místech a pro různé účely, takže nám to pomáhá šetřit čas.

Jak reagovala společnost JAE na používání DeepL?

DeepL používáme již asi čtyři měsíce a naši uživatelky a uživatelé nám poskytli velmi pozitivní zpětnou vazbu.

Z hlediska funkčnosti je funkce překladu dokumentů obzvláště užitečná, protože jsme dostali mnoho žádostí o překlad souborů PDF. PowerPoint také často používám k vytváření anglických dokumentů, takže mám pocit, že mi usnadnil a zefektivnil práci. Kromě toho byla velmi kladně přijata možnost překládat celé webové stránky pomocí rozšíření pro Edge.

Kromě kvality oceňuji také to, že společnost poskytuje služby na globální úrovni. Z hlediska bezpečnosti je pro nás důležité, aby společnost měla sídlo v Evropě a byla v souladu s GDPR. Kromě toho, jelikož je služba jasně rozdělena na americkou angličtinu a britskou angličtinu a pokrývá širokou škálu jazyků, bylo snadné rozšířit službu i do dalších zemí mimo Japonsko.

Na čem byste chtěli v budoucnu pracovat, nejen v souvislosti s používáním DeepL?

Jako člen oddělení informační bezpečnosti se domnívám, že problémem, kterým se musíme zabývat, je to, jak porozumět a vyhodnotit bezpečnost nejnovějších technologií. Například musíme rozhodnout, zda budeme interně používat generativní AI a strojové učení.

Samozřejmě věříme, že nejprve musíme posílit naše vlastní bezpečnostní opatření. Kromě toho bychom také rádi shromažďovali informace o bezpečnosti v souvisejících oblastech a sdíleli je v rámci odvětví.