Co uważasz za najważniejsze w kwestii bezpieczeństwa informacji w JAE?

Uważam, że podnoszenie świadomości pracowników w zakresie bezpieczeństwa informacji jest niezwykle ważne. W związku z tym opracowaliśmy plan średnioterminowy i obecnie pracujemy nad jego wdrożeniem w całej firmie. Bezpieczeństwo informacji jest traktowane różnie na całym świecie i zależy od lokalizacji oraz branży.

Europa wyprzedza inne kraje w terminach zgodności z RODO, podczas gdy Azja wciąż znajduje się na wczesnym etapie wdrażania przepisów w niektórych regionach. Chociaż istnieją różnice między regionami, wszyscy chronimy ten sam rodzaj danych.

Ponadto, ponieważ nasi pracownicy korzystają obecnie z usług w chmurze, opracowujemy wewnętrzne zasady zarządzania, aby kontrolować ich wykorzystanie.

Ostatnio zaangażowałeś się w nowe inicjatywy, takie jak wprowadzenie chatbotów i automatyzacji procesów robotycznych (RPA), a także promocja transformacji cyfrowej (DX). Które technologie przyciągnęły ostatnio twoją uwagę?

Generatywna AI to interesująca technologia, w zależności od tego, jak się ją wykorzystuje. Aby właściwie korzystać z niego w profesjonalnym ustawieniu, musimy zdecydować, jakie rodzaje rozporządzeń należy wprowadzić. Jako osoba zajmująca się bezpieczeństwem obawiam się, że zostanie to wykorzystane w niewłaściwy sposób. Mówi się, że jeśli generatywna AI zostanie nadużyta, cyberataki przybiorą zupełnie inny wymiar niż ten, który znamy dzisiaj.

Z drugiej strony uważam, że interesującym rozwiązaniem byłoby wykorzystanie AI do zbierania informacji z internetu i tworzenia streszczenia. Byłoby to szczególnie przydatne, aby utworzyć streszczenie artykułów. W tym przypadku nie ma potrzeby wprowadzania poufnej informacji firmowej i nie ma żadnych obaw dotyczących bezpieczeństwa, więc uważam, że może to prowadzić do poprawy wydajności.

Jakie są potrzeby twojej firmy w zakresie tłumaczeń opartych na sztucznej inteligencji i tłumaczeń maszynowych?

• W JAE nasze zespoły ds. sprzedaży i marketingu często muszą komunikować się z zagranicznymi współpracownikami i klientami, co może powodować trudności podczas tłumaczenia ważnych wiadomości e-mail i dokumentów. Korzystali z darmowej usługi tłumaczeniowej. Jednak tłumaczenie treści zawierających poufne informacje wewnętrzne było trudne, a wasze zespoły były zmuszone do zastąpienia wrażliwych fragmentów tekstu innymi słowami, co powodowało niejasności.
• Ponadto wasz dział IT musiał czasem tworzyć dokumenty w języku angielskim podczas komunikacji z partnerami zagranicznymi. Mimo że dysponujemy własnymi tłumaczami, nadal trudno było wam terminowo tłumaczyć dokumenty na język angielski. Nie chcieliśmy, aby wasza komunikacja była w ten sposób utrudniona, ale nie byliśmy w stanie znaleźć realnego rozwiązania.

Na szczęście dowiedziałem się o DeepL podczas podróży biznesowej do Wielkiej Brytanii, kiedy lokalny pracownik JAE powiedział mi: „Istnieje usługa o nazwie DeepL, która ułatwia tworzenie dokumentów w języku angielskim”.

Później rozmawiałem z naszą siedzibą główną w Japonii i dowiedziałem się, że niektórzy japońscy pracownicy już korzystali z wersji bezpłatnej. W związku z tym Biuro Bezpieczeństwa Informacji podjęło decyzję o udostępnieniu DeepL Pro szerszemu gronu pracowników z różnych działów.

Wprowadzenie oprogramowania takiego jak DeepL w całej firmie musiało być trudnym zadaniem. Czy macie jakieś rady dla innych firm, które rozważają korzystanie z DeepL?

Uruchomienie oprogramowania w całej firmie może być trudniejsze niż to konieczne. W tej sytuacji postanowiliśmy podejść do sprawy z perspektywy bezpieczeństwa. W związku z tym ogłosiliśmy w całej firmie, że do tłumaczenia poufnych informacji lub dokumentów, które nie mogą zostać ujawnione poza firmą, należy używać DeepL. W tym samym czasie stworzyliśmy również dokument opisujący sposób korzystania z DeepL oraz związane z tym opłaty.

Współpracowaliśmy również z menedżerami działów IT w każdym kraju i firmie, aby uruchomić to rozwiązanie, które spotkało się z pozytywnym odbiorem.

Myślę, że byłoby łatwiej, gdybyśmy najpierw wypróbowali tę usługę za darmo, a następnie rozszerzyli ją na każdą firmę i dział. Nie byłoby złym podejściem powiedzieć: „Ten poziom jakości jest dostępny bezpłatnie, a jeśli za niego zapłacisz, dodatkowo zwiększysz bezpieczeństwo”. Ostatnio, kiedy proponujemy wam korzystanie z oprogramowania tłumaczeniowego, skupiamy się głównie na zaletach wykorzystania AI do tłumaczenia. Ale myślę, że łatwiej będzie przekonać was do korzystania z DeepL, jeśli położymy nacisk na bezpieczeństwo.

Kiedy słyszymy o innych firmach, odnosimy wrażenie, że macie trudności z wyjaśnieniem zwrotu z inwestycji (ROI) podczas przedstawiania wewnętrznych propozycji lub promowania powszechnego stosowania oprogramowania. Jak obliczyć ROI?

Osobiście uważam, że DX i usługi w chmurze nie mogą być mierzone w terminach opłacalności. Skoro płacisz za scentralizowane zarządzanie, musisz odczuwać efekty tej usługi. Myślę, że lepiej jest regularnie przeprowadzać wewnętrzne ankiety. Jednak nadal trudno jest zmierzyć opłacalność takiego systemu.

Wiele osób uważa, że jeśli nie można zmierzyć opłacalności, nie należy wprowadzać nowego systemu. Ale jeśli tak myślisz, będziesz coraz bardziej pozostawać w tyle za innymi globalnymi firmami.

Oczywiście nie oznacza to, że możecie inwestować bez żadnych ograniczeń, ale jeśli wydatek rzędu kilku tysięcy jenów miesięcznie sprawi, że wasza praca stanie się bardziej wydajna, to warto zainwestować.

Jakie korzyści odnotowałaś w JAE od momentu rozpoczęcia korzystania z DeepL?

Kiedy tworzę dokumenty w języku angielskim, przesłać dokumenty w języku japońskim w formacie PowerPoint do serwisu DeepL i tłumaczę je na język angielski. Teraz możemy wysłać dokumenty natychmiast, bez czekania na tłumaczenie.

W przeszłości wykonanie tej czynności ręcznie zajmowało tydzień. DeepL zmniejszyło liczbę sytuacji, w których musieliśmy wysłać materiały, ale byliśmy zbyt zajęci, aby to zrobić. Poprawiło to również szczegółowość wymiany informacji i ogólną komunikację.

Zanim zacząłem korzystać z DeepL, stworzenie jednego dokumentu w języku angielskim zajmowało mi kilka dni. Odkąd zacząłem korzystać z DeepL, zajmuje mi to około jednego dnia.

Ponadto uważam, że poprawiło to również moją wydajność podczas tłumaczenia wiadomości e-mail od partnerów biznesowych, które często zawierają poufne informacje, ponieważ mogę je tłumaczyć wszystkie naraz. Wasz zespół audytowy również korzysta z DeepL do tłumaczenia dokumentów. Wszyscy czytacie i piszecie dokumenty oraz e-maile w różnych miejscach i w różnych celach, więc pomaga wam to zaoszczędzić czas.

Jak firma JAE zareagowała na wykorzystanie DeepL?

Korzystamy z DeepL od około czterech miesięcy i otrzymaliśmy bardzo pozytywne opinie od naszych użytkowników.

Pod względem funkcjonalności szczególnie przydatna jest funkcja tłumaczenia dokumentów, ponieważ otrzymaliśmy wiele próśb o tłumaczenie plików PDF. Często używam PowerPoint do tworzenia dokumentów w języku angielskim, więc uważam, że dzięki temu moja praca stała się bardziej wydajna i łatwiejsza. Poza tym możliwość tłumaczenia całych stron internetowych za pomocą rozszerzenia przeglądarki Edge spotkała się z pozytywnym odbiorem.

Oprócz jakości doceniam również fakt, że firma świadczy usługi na skalę globalną. Z punktu widzenia bezpieczeństwa ważne jest dla nas, aby firma miała siedzibę w Europie i przestrzegała przepisów RODO. Ponadto, ponieważ usługa jest wyraźnie podzielona na amerykański angielski i brytyjski angielski oraz obejmuje szeroki zakres języków, łatwo było rozszerzyć ją na inne kraje poza Japonią.

Nad czym chciałbyś pracować w przyszłości, nie ograniczając się w szczególności do korzystania z DeepL?

Jako członek działu bezpieczeństwa informacji uważam, że kwestią, którą należy się zająć, jest sposób rozumienia i oceny bezpieczeństwa najnowszych technologii. Na przykład musimy zdecydować, czy używać generatywnej AI i uczenia maszynowego wewnętrznie.

Oczywiście uważamy, że przede wszystkim musimy wzmocnić nasze własne środki bezpieczeństwa. Ponadto chcielibyśmy również gromadzić informacje dotyczące bezpieczeństwa w powiązanych obszarach i dzielić się nimi w ramach branży.