Что вы считаете наиболее важным в области безопасности информации в JAE?

Я считаю, что повышение осведомленности сотрудников о безопасности информации является чрезвычайно важным. Поэтому мы разработали среднесрочный план и в настоящее время работаем над его внедрением во всей компании. Безопасность информации регулируется по-разному в разных странах мира и зависит от местоположения и отрасли.

Европа опережает другие страны в плане соблюдения GDPR, в то время как Азия в некоторых регионах все еще находится на ранних этапах внедрения. Несмотря на региональные различия, мы все защищаем один и тот же тип данных.

Кроме того, в связи с тем, что наши сотрудники теперь используют облачные услуги, мы разрабатываем внутреннюю систему менеджмента для контроля их использования.

В последнее время вы участвовали в новых инициативах, таких как внедрение чат-ботов и автоматизация процессов с помощью робототехники (RPA), а также продвижение цифровой трансформации (DX). Какие технологии привлекли ваше внимание в последнее время?

Генеративный ИИ представляет собой интересную технологию, в зависимости от того, как она используется. Для его правильного использования в профессиональной настройке необходимо определить, какие постановления следует установить. Как специалист по вопросам безопасности, я обеспокоен тем, что это может быть использовано не по назначению. Утверждается, что в случае неправомерного использования генеративного ИИ кибератаки приобретут иные масштабы по сравнению с тем, что мы наблюдаем сегодня.

С другой стороны, я считаю, что было бы интересно использовать ИИ для сбора информации из Интернета и ее сокращения. Это будет особенно полезно для сокращения статей. Здесь нет необходимости вводить конфиденциальную информацию компании, и нет проблем с безопасностью, поэтому я считаю, что это может улучшить эффективность.

Каковы потребности вашей компании при использовании ИИ и машинного перевода?

• В JAE наши отделы продаж и маркетинга часто взаимодействуют с зарубежными коллегами и клиентами, что может вызывать сложности при переводе важных адресов электронной почты и документов. Они использовали бесплатный веб-сервис перевода. Однако было сложно переводить контент, содержащий конфиденциальную внутреннюю информацию, и наши команды были вынуждены заменять конфиденциальный текст другими словами, что приводило к путанице.
• Кроме того, нашему ИТ-отделу иногда требовалось создавать документы на английском языке при взаимодействии с зарубежными партнерами. Несмотря на наличие штатных переводчиков, нам по-прежнему было сложно своевременно переводить документы на английский язык. Мы не хотели, чтобы наше общение было затруднено таким образом, однако не смогли найти приемлемого решения.

К счастью, я узнал о DeepL во время деловой поездки в Великобританию, когда местный сотрудник JAE сообщил мне: «Существует сервис под названием DeepL, который упрощает создание документов на английском языке».

Позже я связался с нашим головным офисом в Японии и узнал, что некоторые японские сотрудники уже используют бесплатную версию. В связи с этим отдел информационной безопасности принял решение предоставить доступ к DeepL Pro более широкому кругу сотрудников из разных отделов.

Должно быть, было сложно внедрить программное обеспечение, такое как DeepL, во всей компании. Есть ли у вас какие-либо рекомендации для других компаний, которые рассматривают возможность использования DeepL?

Устанавливать программное обеспечение по всей компании может оказаться более сложной задачей, чем необходимо. В данной ситуации мы решили подойти к вопросу с точки зрения безопасности. Поэтому мы объявили во всей компании, что при переводе конфиденциальной информации или документов, которые не должны попадать за пределы компании, следует использовать DeepL. В то время мы также подготовили документ с описанием использования DeepL и соответствующих тарифов.

Мы также сотрудничали с ИТ-менеджерами в каждой стране и компании для установки данной системы, которая была положительно воспринята.

Я полагаю, было бы проще, если бы мы сначала опробовали услугу бесплатно, а затем распространили ее на каждую компанию и отдел. Неплохим подходом было бы сказать: «Этот уровень качества доступен бесплатно, а если вы за него заплатите, то в дополнение к этому будет повышена безопасность». В последнее время, когда мы предлагаем использовать программное обеспечение для перевода, мы обычно акцентируем внимание на преимуществах использования ИИ для перевода. Однако я полагаю, что будет проще убедить людей использовать DeepL, если мы сделаем акцент на безопасности.

Когда мы слышим о других компаниях, у нас создается впечатление, что им сложно объяснить окупаемость инвестиций (ROI) при подготовке внутренних предложений или продвижении широкого использования программного обеспечения. Как рассчитывается окупаемость инвестиций?

Лично я считаю, что DX и облачные услуги не могут быть оценены с точки зрения экономической эффективности. Поскольку вы оплачиваете услуги централизованного управления, вам необходимо ощущать эффект от этих услуг. Я считаю, что целесообразно проводить внутренние опросы на регулярной основе. Тем не менее, по-прежнему сложно оценить экономическую эффективность такой системы.

Многие считают, что если невозможно измерить экономическую эффективность, то не следует внедрять новую систему. Однако, если вы будете придерживаться такого мнения, вы будете все больше и больше отставать от других глобальных компаний.

Конечно, это не означает, что мы можем инвестировать без ограничений, но если расходы в несколько тысяч иен в месяц повышают эффективность нашей работы, мы должны инвестировать.

Какое влияние вы наблюдаете в JAE после внедрения DeepL?

При создании документов на английском языке я загружаю японские документы в формате PowerPoint в DeepL и перевожу их на английский язык. Теперь мы можем отправить документы немедленно, не ожидая перевода.

Раньше на выполнение этой работы вручную уходила неделя. DeepL сократил количество случаев, когда нам необходимо было отправить материалы, но мы были слишком заняты, чтобы это сделать. Это также улучшило детализацию обмена информацией и общее качество коммуникации.

До того, как я начал использовать DeepL, мне требовались дни, чтобы создать один документ на английском языке. С тех пор как я начал использовать DeepL, теперь я могу выполнить эту работу примерно за день.

Кроме того, я считаю, что это также улучшило мою эффективность при переводе адресов электронной почты от деловых партнеров, которые часто содержат информацию конфиденциальности, поскольку я могу переводить их все сразу. Наша аудиторская команда также использует DeepL для перевода документов. Все читают и пишут документы и адреса электронной почты в различных местах для разных целей, поэтому это помогает нам экономить время.

Как компания JAE отреагировала на использование DeepL?

Мы используем DeepL уже около четырех месяцев, и наши пользователи предоставили очень положительные отзывы.

С точки зрения функциональности, функция перевода документов является особенно полезной, поскольку мы получали много запросов на перевод PDF-файлов. Я также часто использую PowerPoint для создания документов на английском языке, поэтому считаю, что это сделало мою работу более эффективной и удобной. Кроме того, возможность переводить целые веб-страницы с помощью расширения для Edge была хорошо принята.

Помимо качества, я также ценю тот факт, что компания предоставляет услуги в глобальном масштабе. С точки зрения безопасности для нас важно, чтобы компания имела головной офис в Европе и соответствовала требованиям GDPR. Кроме того, поскольку сервис четко разделен на американский и британский английский и охватывает широкий спектр языков, его было легко расширить на другие страны за пределами Японии.

Над чем бы Вы хотели работать в будущем, не ограничиваясь использованием DeepL в частности?

Как сотрудник отдела информационной безопасности, я считаю, что нам необходимо решить вопрос о том, как понимать и оценивать безопасность новейших технологий. Например, нам необходимо принять решение о целесообразности использования генеративного ИИ и машинного обучения внутри компании.

Конечно, мы считаем, что в первую очередь необходимо усилить наши собственные меры безопасности. Кроме того, мы также хотели бы собирать информацию о безопасности в смежных областях и делиться ею в рамках отрасли.