Що, на вашу думку, є найважливішим у питанні безпеки інформації в JAE?

Я вважаю, що підвищення обізнаності співробітників з питань безпеки інформації є надзвичайно важливим. Тому ми сформулювали середньостроковий план і зараз працюємо над його впровадженням у всій компанії. Безпека інформації по-різному регулюється в різних країнах світу і залежить від місцезнаходження та галузі діяльності.

Європа випереджає інші країни в термінах дотримання GDPR, тоді як Азія в деяких регіонах все ще перебуває на початковому етапі впровадження. Хоча існують регіональні відмінності, ми всі захищаємо один і той самий тип даних.

Крім того, оскільки наші співробітники тепер використовують хмарні сервіси, ми розробляємо внутрішню систему менеджменту для контролю їх використання.

Нещодавно ви брали участь у нових ініціативах, таких як впровадження чат-ботів та автоматизації робототехнічних процесів (RPA), а також просування цифрової трансформації (DX). Які технології привернули вашу увагу останнім часом?

Генеративна ШІ — це цікава технологія, залежно від того, як її використовувати. Щоб правильно використовувати його в професійному налаштуванні, ми повинні вирішити, які види постанов встановити. Як людина, яка займається питаннями безпеки, я стурбований тим, що це може бути використано не за призначенням. Кажуть, що якщо генеративну ШІ використовувати не за призначенням, кібератаки набудуть іншого виміру, ніж той, який ми бачимо сьогодні.

З іншого боку, я думаю, що було б цікаво використовувати ШІ для збору інформації з Інтернету та її резюмувати. Це буде особливо корисно для резюмування статей. Тут немає необхідності вводити конфіденційну інформацію про компанію, і немає проблем з безпекою, тому я вважаю, що це може призвести до покращення ефективності.

Які потреби вашої компанії при використанні AI-перекладу та машинного перекладу?

• У JAE наші команди з продажу та маркетингу часто мають спілкуватися з закордонними колегами та клієнтами, що може спричинити труднощі під час перекладу важливих електронних листів та документів. Вони користувалися безкоштовним веб-сервісом перекладу. Однак було складно перекладати контент, що містив конфіденційну внутрішню інформацію, і наші команди були змушені замінювати чутливий текст іншими словами, що спричиняло плутанину.
• Крім того, наш ІТ-відділ іноді мав створювати документи англійською мовою під час спілкування з закордонними партнерами. Хоча у нас є штатні перекладачі, все одно було складно вчасно перекладати документи англійською мовою. Ми не хотіли, щоб наша комунікація була таким чином ускладнена, але не змогли знайти прийнятного рішення.

На щастя, я дізнався про DeepL під час ділової поїздки до Великої Британії, коли місцевий співробітник JAE розповів мені: «Існує сервіс під назвою DeepL, який полегшує створення документів англійською мовою».

Пізніше я поговорив з нашим головним офісом в Японії і дізнався, що деякі японські співробітники вже користуються безкоштовною версією. Тому відділ інформаційної безпеки вирішив зробити DeepL Pro доступним для ширшого кола співробітників у різних відділах.

Напевно, було складно впровадити таке програмне забезпечення, як DeepL, у всій компанії. Чи маєте ви якісь поради для інших компаній, які розглядають можливість використання DeepL?

Розгортати програмне забезпечення в масштабах всієї компанії може бути складнішим, ніж це необхідно. У цій ситуації ми вирішили підійти до цього питання з точки зору безпеки. Тому ми оголосили всій компанії, що для перекладу конфіденційної інформації або документів, які не повинні виходити за межі компанії, слід використовувати DeepL. Тоді ми також створили документ, в якому описали, як користуватися DeepL та які є тарифи.

Ми також співпрацювали з ІТ-менеджерами в кожній країні та компанії для його розгортання, що було добре сприйнято.

Я думаю, було б простіше, якби ми спочатку спробували послугу безкоштовно, а потім розширили її на кожну компанію та відділ. Не було б поганим підходом сказати: «Цей рівень якості доступний безкоштовно, а якщо ви за нього заплатите, то додатково буде підвищено рівень безпеки». Останнім часом, коли ми пропонуємо використовувати програмне забезпечення для перекладу, ми, як правило, акцентуємо увагу на перевагах використання ШІ для перекладу. Але я думаю, що буде простіше переконати людей використовувати DeepL, якщо ми зробимо акцент на безпеці.

Коли ми чуємо про інші компанії, у нас складається враження, що їм важко пояснити рентабельність інвестицій (ROI) під час складання внутрішніх пропозицій або заохочення до широкого використання програмного забезпечення. Як розрахувати рентабельність інвестицій?

Особисто я вважаю, що DX та хмарні сервіси не можна оцінювати в термінах економічної ефективності. Оскільки ви платите за централізоване управління, ви повинні відчувати ефект від цієї послуги. Я вважаю, що краще регулярно проводити внутрішні опитування. Однак, все ще важко оцінити економічну ефективність такої системи.

Багато людей вважають, що якщо неможливо виміряти економічну ефективність, не слід впроваджувати нову систему. Але якщо ви будете так думати, ви все більше відставатимете від інших міжнародних компаній.

Звичайно, це не означає, що ми можемо інвестувати без обмежень, але якщо витрата кількох тисяч ієн на місяць робить нашу роботу більш ефективною, ми повинні інвестувати.

Який вплив ви помітили в JAE після того, як почали використовувати DeepL?

Коли я створюю англійські документи, я вивантажую японські документи у вигляді файлів PowerPoint на DeepL і перекладаю їх англійською мовою. Тепер ми можемо відразу надсилати документи, не чекаючи на переклад.

Раніше на це вручну витрачався тиждень. DeepL зменшив кількість випадків, коли ми мали надіслати матеріали, але були занадто зайняті, щоб це зробити. Це також покращило детальність обміну інформацією та загальну комунікацію.

До того, як я почав користуватися DeepL, мені потрібно було кілька днів, щоб створити один англійський документ. З тих пір, як я почав користуватися DeepL, я можу зробити це приблизно за день.

Крім того, я вважаю, що це також покращило мою ефективність при перекладі електронної пошти від бізнес-партнерів, яка часто містить конфіденційну інформацію, оскільки я можу перекладати їх всі одразу. Наша аудиторська команда також використовує DeepL для перекладу документів. Кожен читає та пише документи та електронну пошту в різних місцях з різною метою, тому це допомагає нам заощадити час.

Як JAE відреагувала на використання DeepL?

Ми використовуємо DeepL вже близько чотирьох місяців, і наші користувачі надають дуже позитивні відгуки.

З точки зору функціональності, функція перекладу документів є особливо корисною, оскільки ми отримували багато запитів на переклад PDF-файлів. Я також часто використовую PowerPoint для створення документів англійською мовою, тому вважаю, що це зробило мою роботу більш ефективною та легшою. Крім того, можливість перекладати цілі веб-сторінки за допомогою Розширення для Edge була добре сприйнята.

Окрім якості, я також ціную те, що компанія надає послуги на міжнародному рівні. З точки зору безпеки для нас важливо, щоб штаб-квартира компанії знаходилася в Європі і відповідала вимогам GDPR. Крім того, оскільки сервіс чітко розділений на американську англійську та британську англійську і охоплює широкий спектр мов, його було легко розширити на інші країни за межами Японії.

Над чим би ви хотіли працювати в майбутньому, не обмежуючись використанням DeepL?

Як член відділу інформаційної безпеки, я вважаю, що питання, яке нам потрібно вирішити, полягає в тому, як розуміти та оцінювати безпеку новітніх технологій. Наприклад, ми повинні вирішити, чи використовувати генеративну ШІ та машинне навчання всередині компанії.

Звичайно, ми вважаємо, що, по-перше, нам потрібно посилити власні заходи безпеки. Крім того, ми також хотіли б збирати інформацію про безпеку в суміжних сферах і ділитися нею в межах галузі.