O que você considera mais importante sobre a segurança da informação na JAE?

Acredito que aumentar a conscientização dos funcionários sobre a segurança das informações é extremamente importante. Portanto, formulamos um plano de médio prazo e atualmente estamos trabalhando para implementá-lo em toda a empresa. A segurança da informação é tratada de forma diferente em todo o mundo e depende da localização e do setor em que você se encontra.

A Europa está um passo à frente de outros países em termos de conformidade com o RGPD, enquanto a Ásia ainda está nos estágios iniciais de implementação em algumas regiões. Embora existam diferenças por região, todos nós estamos protegendo o mesmo tipo de dados.

Além disso, como nossos funcionários agora usam serviços em nuvem, estamos formulando uma gestão interna para controlar seu uso.

Recentemente, você se envolveu em novas iniciativas, como a introdução de chatbots e automação de processamento robótico (RPA), bem como a promoção da transformação digital (DX). Quais tecnologias têm atraído a atenção de vocês recentemente?

A IA geradora é uma tecnologia interessante, dependendo de como é usada. Para usá-lo adequadamente em uma configuração profissional, precisamos decidir que tipos de regulamentos você deve estabelecer. Como alguém que lida com segurança, estou preocupado com o fato de que ele será mal utilizado. Foi dito que, se você abusar da IA geradora, os ataques cibernéticos assumirão uma dimensão diferente da que estamos vendo hoje.

Por outro lado, acho que seria interessante usar IA para coletar informações da Internet e resumi-las. Isso seria especialmente útil para você resumir artigos. Aqui, não há necessidade de inserir informações confidenciais da empresa e não há preocupações com a segurança, portanto, acho que isso pode melhorar a eficiência.

Quais são as necessidades da sua empresa ao usar a tradução feita por IA e a tradução automática?

• Na JAE, nossas equipes de vendas e marketing frequentemente precisam se comunicar com colegas e clientes estrangeiros, o que pode levar a dificuldades na tradução de e-mails e documentos importantes. Eles estavam usando um serviço gratuito de tradução online. No entanto, era difícil traduzir conteúdos que incluíam informações internas confidenciais, e nossas equipes eram forçadas a substituir textos sensíveis por palavras diferentes, causando confusão.
• Além disso, nosso departamento de TI às vezes precisava criar documentos em inglês para se comunicar com parceiros no exterior. Embora tenhamos tradutores internos, ainda era difícil traduzir documentos para o inglês em tempo hábil. Não queríamos que nossa comunicação fosse prejudicada dessa forma, mas não conseguimos encontrar uma solução viável.

Felizmente, fiquei sabendo do DeepL em uma viagem de negócios ao Reino Unido, quando um funcionário local da JAE me disse: "Há um serviço chamado DeepL que facilita a criação de documentos em inglês."

Mais tarde, falei com nossa sede no Japão e soube que alguns funcionários japoneses já estavam usando a versão gratuita. Portanto, o Escritório de Segurança da Informação decidiu disponibilizar o DeepL Pro para uma gama maior de funcionários em todos os departamentos.

Deve ter sido difícil introduzir um software como o DeepL em toda a empresa. Você tem algum conselho para outras empresas que estão pensando em usar o DeepL?

Implementar software em uma empresa inteira pode ser mais difícil do que o necessário. Nessa situação, optamos por abordar o problema sob a perspectiva da segurança. Por isso, fizemos um anúncio em toda a empresa de que, ao traduzir informações de confidencialidade ou documentos que não devem ser divulgados fora da empresa, você deve usar o site DeepL. Naquela ocasião, também criamos um documento descrevendo como você pode usar o DeepL e as taxas envolvidas.

Também trabalhamos com os gerentes de TI de cada país e empresa para implementá-lo, o que foi bem recebido.

Acho que teria sido mais fácil se primeiro tivéssemos experimentado o serviço gratuitamente e depois o expandido para cada empresa e departamento. Não teria sido uma abordagem ruim dizer: "Esse nível de qualidade está disponível gratuitamente e, se você pagar por ele, além disso, a segurança será aprimorada". Recentemente, quando propusemos o uso de software de tradução, tendemos a nos concentrar nas vantagens do uso de IA para tradução. Mas acho que será mais fácil convencer as pessoas a usar o DeepL se destacarmos a segurança.

Quando ouvimos falar de outras empresas, temos a impressão de que elas têm dificuldade em explicar o retorno sobre o investimento (ROI) quando fazem propostas internas ou solicitam o uso generalizado do software. Como você calcula o ROI?

Pessoalmente, acredito que a DX e os serviços em nuvem não podem ser medidos em termos de custo-benefício. Como você está pagando pelo gerenciamento centralizado, precisa ser capaz de sentir os efeitos do serviço. Acho que é melhor você realizar pesquisas internas regularmente. No entanto, ainda é difícil medir a relação custo-benefício desse sistema.

Muitas pessoas acham que, se você não consegue medir a relação custo-benefício, não deve introduzir um novo sistema. Mas se você pensar dessa forma, ficará cada vez mais atrás de outras empresas internacionais.

É claro que isso não significa que podemos investir sem nenhum limite, mas se gastar alguns milhares de ienes por mês tornar nosso trabalho mais eficiente, devemos investir.

Que impacto você viu na JAE agora que está usando o DeepL?

Quando crio documentos em inglês, carrego os documentos em japonês como arquivos do PowerPoint para DeepL e os traduzo para o inglês. Agora você pode enviar os documentos imediatamente, sem esperar pela tradução.

No passado, isso costumava levar uma semana para ser feito manualmente. O DeepL reduziu o número de ocorrências em que precisávamos enviar materiais, mas estávamos muito ocupados para isso. Além disso, melhorou a granularidade do compartilhamento de informações e a comunicação geral.

Antes de começar a usar o DeepL, eu levava dias para criar um único documento em inglês. Desde que comecei a usar o DeepL, agora posso fazer isso em um dia.

Além disso, acho que ele também melhorou minha eficiência ao traduzir e-mails de parceiros de negócios, que geralmente incluem informações confidenciais, porque posso traduzi-los todos de uma vez. Nossa equipe de auditoria também tem usado o site DeepL para a tradução de documentos. Todos leem e escrevem documentos e e-mails em vários lugares para diferentes finalidades, portanto, isso nos ajuda a economizar tempo.

Como a JAE reagiu ao uso do DeepL?

Estamos usando o DeepL há cerca de quatro meses e nossos usuários têm dado um feedback muito positivo.

Em termos de funcionalidade, a função de tradução de documentos é particularmente útil, pois recebemos muitas solicitações para traduzir arquivos PDF. Também uso o PowerPoint com frequência para criar documentos em inglês, por isso sinto que ele tornou meu trabalho mais eficiente e fácil. Além disso, a capacidade de traduzir páginas inteiras da Web com a extensão para Edge foi bem recebida.

Além da qualidade, também aprecio o fato de a empresa prestar serviços em escala internacional. Do ponto de vista da segurança, é importante para nós que a empresa tenha sede na Europa e esteja em conformidade com o RGPD. Além disso, como o serviço é claramente dividido em inglês americano e inglês (britânico) e abrange uma grande variedade de idiomas, foi fácil expandir o serviço para outros países fora do Japão.

No que você gostaria de trabalhar no futuro, não se limitando ao uso do DeepL em particular?

Como membro do Departamento de Segurança da Informação, acho que a questão que precisamos abordar é como entender e avaliar a segurança das tecnologias mais recentes. Por exemplo, precisamos decidir se você usará ou não IA geradora e aprendizado de máquina internamente.

É claro que acreditamos que, primeiro, precisamos fortalecer nossas próprias medidas de segurança. Além disso, também gostaríamos de coletar informações sobre segurança em áreas relacionadas e compartilhá-las com o setor.