Vad anser du vara viktigast när det gäller informationssäkerhet på JAE?

Jag anser att det är oerhört viktigt att öka medarbetarnas medvetenhet om informationsäkerhet. Därför har vi utarbetat en medelfristig plan och arbetar för närvarande med att införa den i hela företaget. Informationen om säkerhet hanteras olika runt om i världen och beror på var man befinner sig och vilken bransch man arbetar inom.

Europa ligger ett steg före andra länder i termer av efterlevnaden av GDPR, medan Asien fortfarande befinner sig i ett tidigt skede av implementeringen i vissa regioner. Även om det finns skillnader mellan olika regioner, skyddar vi alla samma typ av data.

Dessutom, eftersom våra anställda nu använder molntjänster, utformar vi interna rutiner för att kontrollera deras användning.

Du har nyligen varit involverad i nya initiativ, såsom införandet av chatbots och robotics processing automation (RPA), samt främjandet av digital transformation (DX). Vilka tekniker har väckt ditt intresse på senare tid?

Generativ AI är en intressant teknik, beroende på hur den används. För att kunna använda det på ett korrekt sätt i en professionell inställning måste vi bestämma vilka typer av regelverk som ska ställas in. Som någon som arbetar med säkerhet är jag orolig för att det kommer att missbrukas. Det har sagts att om generativ AI missbrukas kommer cyberattacker att få en helt annan dimension än vad vi ser idag.

Å andra sidan tror jag att det skulle vara intressant att använda AI för att samla in information från internet och sammanfatta den. Detta skulle vara särskilt användbart för att sammanfatta artiklar. Här behöver man inte ange konfidentiell företagsinformation och det finns inga säkerhetsrisker, så jag tror att det kan leda till förbättrad effektivitet.

Vilka behov har ditt företag när det gäller AI-översättning och maskinöversättning?

• På JAE behöver våra sälj- och marknadsföringsteam ofta kommunicera med kollegor och klienter utomlands, vilket kan leda till svårigheter när viktiga e-postmeddelanden och dokument ska översättas. De använde en gratis webböversättningstjänst. Det var dock svårt att översätta innehåll som innehöll konfidentiell intern information, och våra team tvingades ersätta känslig text med andra ord, vilket orsakade förvirring.
• Dessutom behövde vår IT-avdelning ibland skapa dokument på engelska när de kommunicerade med utländska partners. Trots att vi har egna översättare var det fortfarande svårt att översätta dokument till engelska i tid. Vi ville inte att vår kommunikation skulle hindras på detta sätt, men vi kunde inte hitta någon fungerande lösning.

Tack och lov hörde jag talas om DeepL under en affärsresa till Storbritannien, när en lokal JAE-anställd berättade för mig att det finns en tjänst som heter DeepL som gör det enkelt att skapa dokument på engelska.

Senare pratade jag med vårt huvudkontor i Japan, jag lär mig att några japanska anställda redan använde gratisversionen. Därför beslutade informationssäkerhetsavdelningen att göra DeepL Pro tillgängligt för ett större antal anställda inom olika avdelningar.

Det måste ha varit svårt att införa programvara som DeepL i hela företaget. Har du några råd till andra företag som överväger att använda DeepL?

Att driftsätta programvara i hela företaget kan vara svårare än nödvändigt. I denna situation valde vi att närma oss frågan ur ett säkerhetsperspektiv. Därför gjorde vi ett företagsövergripande tillkännagivande om att DeepL ska användas vid översättning av konfidentiell information eller dokument som inte får läcka ut utanför företaget. Vid den tidpunkten skapade vi också ett dokument som beskriver hur DeepL används och vilka avgifter som tillkommer.

Vi samarbetade också med IT-ledare i varje land och företag för att driftsätta det, vilket mottogs väl.

Jag tror att det hade varit enklare om vi först hade provat tjänsten utan kostnad och sedan utökat den till varje företag och avdelning. Det hade inte varit en dålig strategi att säga: "Denna kvalitetsnivå är tillgänglig utan kostnad, och om du betalar för den kommer säkerheten dessutom att förbättras." När vi nyligen har föreslagit användning av översättningsprogramvara har vi tenderat att fokusera på fördelarna med att använda AI för översättning. Men jag tror att det blir lättare att övertyga människor att använda DeepL om vi lyfter fram säkerheten.

När vi hör talas om andra företag får vi intrycket att de har svårt att förklara avkastningen på investeringen (ROI) när de lägger fram interna förslag eller uppmanar till en bred användning av programvaran. Hur beräknar man avkastningen?

Personligen anser jag att DX och molntjänster inte kan mätas i termer av kostnadseffektivitet. Eftersom du betalar för centraliserad hantering måste du kunna känna effekterna av tjänsten. Jag tror att det är bättre att genomföra interna undersökningar regelbundet. Det är dock fortfarande svårt att mäta kostnadseffektiviteten hos ett sådant system.

Många människor anser att om man inte kan mäta kostnadseffektiviteten, bör man inte införa ett nytt system. Men om du tänker så kommer du att hamna allt längre efter andra globala företag.

Det betyder förstås inte att vi kan investera utan begränsningar, men om några tusen yen i månaden gör vårt arbete mer effektivt, bör vi investera.

Vilken inverkan har du sett på JAE nu när ni använder DeepL?

När jag skapar engelska dokument, laddar jag upp de japanska dokumenten som PowerPoint-filer till DeepL och översätter dem till engelska. Vi kan nu skicka dokumenten direkt utan att behöva vänta på översättningen.

Tidigare tog det en vecka att göra detta manuellt. DeepL har minskat antalet tillfällen då vi var tvungna att skicka material men var för upptagna för att göra det. Det har också förbättrat detaljeringsgraden i informationsutbytet och kommunikationen i stort.

Innan jag började använda DeepL tog det flera dagar att skapa ett enda dokument på engelska. Sedan jag började använda DeepL kan jag nu göra det på ungefär en dag.

Dessutom tror jag att det också har förbättrat min effektivitet när jag översätter e-post från företagspartners, som ofta innehåller konfidentiell information, eftersom jag kan översätta dem alla på en gång. Vårt revisionsteam har också använt DeepL för att översätta dokument. Alla läser och skriver dokument och e-post på olika platser och för olika ändamål, så det hjälper oss att spara tid.

Hur har JAE reagerat på användningen av DeepL?

Vi har använt DeepL i ungefär fyra månader nu, och våra användare har gett mycket positiv feedback.

När det gäller funktionalitet är översättning av dokument särskilt användbar, eftersom vi har fått många förfrågningar om att översätta PDF-filer. Jag använder också ofta PowerPoint för att skapa engelska dokument, så jag tycker att det har gjort mitt arbete mer effektivt och enklare. Dessutom har möjligheten att översätta hela webbsidor med Edge-tillägg fått ett positivt mottagande.

Förutom kvaliteten uppskattar jag också att företaget tillhandahåller tjänster på global nivå. Ur säkerhetssynpunkt är det viktigt för oss att företaget har sitt huvudkontor i Europa och följer GDPR. Dessutom, eftersom tjänsten är tydligt uppdelad i amerikansk engelska och brittisk engelska och täcker ett brett spektrum av språk, var det enkelt att utvidga tjänsten till andra länder utanför Japan.

Vad skulle du vilja arbeta med i framtiden, inte begränsat till användningen av DeepL i synnerhet?

Som medlem av informationssäkerhetsavdelningen anser jag att den fråga vi behöver ta itu med är hur vi ska förstå och utvärdera säkerheten hos de senaste teknikerna. Vi måste till exempel besluta om vi ska använda generativ AI och maskininlärning internt eller inte.

Naturligtvis anser vi att vi först och främst måste stärka våra egna säkerhetsåtgärder. Utöver det vill vi också samla in information om säkerhet inom relaterade områden och dela den inom branschen.