Da comunicação à conexão: como a Pioneer impulsiona a colaboração internacional com o DeepL Voice

O desafio: Comomantémas equipas conectadas à medida que as operações no estrangeiro se expandem?

Guiada pela sua missão corporativa, «Move the Heart and Touch the Soul», a Pioneer está a evoluir para uma empresa de soluções que enfrenta os desafios da mobilidade através de produtos e serviços integrados. Com base em décadas de tecnologias sólidas desde a sua fundação em 1938, a empresa está a combinar os seus pontos fortes tradicionais com novas ofertas digitais, acelerando a sua transformação de um fabricante para um fornecedor de soluções de pleno direito.

À medida que a empresa evolui, o mesmo acontece com a forma como as suas equipas comunicam. Novas bases de I&D na Índia e na Alemanha, juntamente com um negócio empresarial em expansão na Europa e na Índia, criaram mais oportunidades de colaboração além-fronteiras. E com o crescimento das operações no estrangeiro, a comunicação eficaz tornou-se um desafio central.

As barreiras dos idiomas, em particular, constituíam um obstáculo fundamental no caminho. Como explicou Yoichi Okuyama, Diretor do Departamento de Sistemas DX:

«Na Pioneer, as reuniões que envolviam participantes nacionais e internacionais eram tradicionalmente conduzidas no inglês. No entanto, estas situações não eram particularmente frequentes e, uma vez que dependiam de intérpretes ou de participantes com proficiência no inglês, a comunicação não era significativamente prejudicada. No entanto, com a expansão das nossas operações no estrangeiro, os projetos conjuntos aumentaram substancialmente.

As oportunidades para reuniões em inglês aumentaram drasticamente, tornando os desafios de comunicação bastante evidentes. Embora encorajemos os nossos colaboradores a aprender inglês, nem todos são proficientes. Depender exclusivamente de alguns funcionários para interpretar, como fazíamos anteriormente, era insuficiente para lidar com o aumento do número de reuniões. Consequentemente, tornou-se necessário um novo mecanismo que fosse compatível com a comunicação entre as partes nacionais e internacionais."

▲ Sr. Yoichi Okuyama, Diretor de Departamento, Departamento de Sistemas DX, Grupo de Estratégia e Gestão da Informação

Perante os desafios decorrentes da expansão das suas operações no estrangeiro, o Departamento de Sistemas DX foi encarregado pelo CIO de introduzir ferramentas de tradução de voz. A falta de comunicação e a coordenação limitada entre locais tinham-se tornado preocupações prementes para a gestão. Em resposta, a Pioneer lançou uma nova iniciativa destinada a reforçar a colaboração internacional.

A solução: Usabilidade que conquista

O DeepL Voice for Meetings destacou-se como a melhor solução capaz de apresentar traduções em tempo real diretamente no Microsoft Teams, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes aplicações e ecrãs e oferecendo uma eficiência operacional superior.

O Sr. Okuyama observou:

«Não era fácil acompanhar as legendas a passar numa ferramenta diferente enquanto conversava com a pessoa do outro lado do ecrã. Experimentámos versões de avaliação de produtos concorrentes, mas era difícil acompanhar visualmente. Neste sentido, o DeepL Voice for Meetings apresenta as traduções na interface familiar do Teams, tornando muito mais fácil acompanhar as legendas."

O teste também reafirmou a elevada precisão de tradução dos produtos DeepL. O Sr. Okuyama e a sua equipa reconheceram que existiam desafios semelhantes não só nas reuniões presenciais, mas também na tradução de texto. Os diferentes departamentos utilizavam várias ferramentas de tradução, o que resultava numa qualidade inconsistente e numa partilha desigual de informações. Para dar resposta a isto, o Departamento de Sistemas DX estabeleceu o DeepL como a ferramenta recomendada a nível da empresa para a tradução de texto, garantindo precisão e tom consistentes, ao mesmo tempo que permite uma comunicação mais fluida e fiável. Atualmente, o DeepL Pro é amplamente utilizado em todos os departamentos, com os utilizadores a elogiarem a sua precisão de tradução aperfeiçoada e traduções com um tom mais natural.

Com base nestes sucessos, a Pioneer implementou o DeepL Voice for Meetings em todas as suas instalações nacionais e internacionais. Quaisquer dúvidas iniciais sobre a utilização e configuração foram rapidamente esclarecidas através dos manuais e diretrizes da DeepL partilhados no portal interno, ajudando os colaboradores a compreender e a adotar rapidamente a ferramenta. 

Salientando o valor do atendimento ao cliente da DeepL, o Sr. Okuyama afirmou: 

«Estamos sempre gratos pelo atendimento ao cliente.» Por exemplo, quando o DeepL Voice deixou de funcionar devido à falta de atualização do software de trabalho em grupo de outra empresa, a equipa de atendimento ao cliente da DeepL compreendeu rapidamente a situação e forneceu uma solução adequada.

O facto de eles oferecerem aconselhamento que tem em consideração todo o ambiente do utilizador, e não apenas o âmbito do seu próprio produto, é extremamente tranquilizador do ponto de vista operacional.»

Os resultados: Expressar-se com confiança, independentemente do idioma

A Pioneer utiliza agora o DeepL Voice for Meetings em definições que vão desde salas de reuniões da direção até discussões diárias de equipa. Segundo o Sr. Okuyama, isto criou um ambiente onde os colaboradores podem comunicar livremente e concentrar-se na discussão sem se preocuparem com as diferenças de idioma.

«A maior vantagem da introdução do DeepL Voice for Meetings é que os colaboradores podem agora concentrar-se na “comunicação substantiva”. Anteriormente, os colaboradores menos confiantes no inglês podiam preocupar-se se os seus comentários eram compreendidos ou ter dificuldade em acompanhar outros oradores, muitas vezes negligenciando as discussões da agenda ou a partilha de informações. Em alguns casos, o incómodo de tais interações levava-os a hesitar em falar ou fazer perguntas, comprometendo o objetivo das reuniões.

Agora, todos os colaboradores, independentemente do seu domínio do inglês, podem concentrar-se em discussões significativas e na partilha de informações. Este ambiente aperfeiçoado facilitou uma comunicação mais fluida, tanto a nível nacional como internacional, reduziu o retrabalho de design e desenvolvimento e acelerou o nosso ciclo de negócios, aumentando a produtividade."

Yoichi Okuyama, Diretor do Departamento de Sistemas DX

As reuniões com equipas europeias ficavam frequentemente paralisadas devido a dificuldades no idioma, criando stress para os participantes japoneses. Mas com o DeepL Voice for Meetings, os colaboradores podem transmitir as suas ideias mais facilmente, criando um espaço seguro onde todos podem expressar-se e discutir os pontos da agenda abertamente.

Além disso, o Sr. Okuyama explica que o DeepL Pro e o DeepL Voice for Meetings reduziram significativamente a preparação anteriormente necessária para as reuniões em inglês. Os colaboradores já não precisam de passar horas a traduzir materiais ou a preparar pontos de discussão com antecedência. Com a função de tradução de ficheiros do DeepL Pro e o atendimento em tempo real do DeepL Voice for Meetings, a preparação das reuniões tornou-se muito mais eficiente, reduzindo substancialmente a carga de trabalho dos colaboradores.

Perspetivas futuras: Laços mais fortes, colaboração internacional mais rápida

A Pioneer está agora a explorar o DeepL Voice for Conversations, uma ferramenta de tradução de voz em tempo real para interações cara a cara. A empresa pretende eliminar as barreiras linguísticas não só nas reuniões online, mas também nas conversas presenciais, aperfeiçoando ainda mais a comunicação interna.

O Sr. Daisuke Matsumoto, da secção de Infraestrutura na Nuvem, Departamento de Sistemas DX, descreveu as suas expectativas em relação aos produtos DeepL:

«Embora seja compatível principalmente com a comunicação verbal, a utilização do DeepL Voice for Meetings demonstrou ter um impacto também nos aspetos não verbais, como a compreensão de sentimentos e nuances.» Pessoalmente, não sou particularmente proficiente em inglês, pelo que as interações com as equipas de TI no estrangeiro costumavam ser um desafio.

Desde que introduzimos o DeepL Voice for Meetings, consigo discutir naturalmente temas complexos ou preocupações que antes me custava abordar. Quando as trocas verbais fluem mais facilmente, as pessoas também ficam mais atentas a sinais não verbais, como expressões faciais e emoções, permitindo uma comunicação mais profunda.

O DeepL Voice for Meetings aproximou, sem dúvida, os colaboradores de todo o mundo a nível emocional. Esperamos que o DeepL Voice for Conversations promova uma unidade ainda maior em toda a nossa organização internacional."

▲ Sr. Daisuke Matsumoto, Secção de Infraestrutura na Nuvem, Departamento de Sistemas DX, Grupo de Estratégia e Gestão da Informação

O Sr. Okuyama teve uma experiência semelhante. Ele observou que a tradução em tempo real e de alta precisão do DeepL Voice for Meetings promoveu o espírito de camaradagem entre os colaboradores e permitiu uma comunicação mais profunda e significativa. Olhando para o futuro, ele espera que o DeepL Voice for Conversations crie um ambiente onde as pessoas «sintam vontade de se encontrar cara a cara», reforçando ainda mais os laços através de interações mais pessoais e emocionalmente envolventes.

Desde a adoção do DeepL, a colaboração internacional acelerou, permitindo que os colaboradores trabalhem em diferentes idiomas de forma mais eficiente e gerando ganhos significativos de produtividade. A tomada de decisões também se tornou mais rápida, tornando estas ferramentas indispensáveis para os colaboradores da Pioneer.

À medida que a Pioneer evolui de uma empresa de fabrico para uma empresa de soluções, continua a expandir as suas operações no estrangeiro. Ser compatível com esta estrutura internacional requer uma cultura organizacional forte — uma cultura que conecte os colaboradores em todo o mundo e promova a colaboração. 

No centro desta transformação? Uma comunicação que transcende as barreiras de idioma, reforça os laços entre equipas e constrói uma cultura internacional colaborativa.