Från kommunikation till sammanlänkning: hur Pioneer driver på det globala samarbetet med DeepL Voice

Utmaningen: Hurhåller niteamsen samman när verksamheten utomlands expanderar?

Med ledning av sitt företagsmål, ”Move the Heart and Touch the Soul”, utvecklas Pioneer till ett lösningsföretag som tar itu med mobilitetsutmaningar genom integrerade produkter och tjänster. Med utgångspunkt i årtionden av gedigen teknik sedan grundandet 1938 kombinerar företaget sina traditionella styrkor med nya digitala erbjudanden, vilket påskyndar omvandlingen från en tillverkare till en fullfjädrad leverantör av lösningar.

I takt med att företaget utvecklas förändras också sättet som teamen kommunicerar på. Nya FoU-baser i Indien och Tyskland, tillsammans med ett växande OEM-företag i Europa och Indien, har skapat fler möjligheter till gränsöverskridande samarbete. Och i takt med att verksamheten utomlands växer har effektiv kommunikation blivit en central utmaning.

Språkbarriärer var i synnerhet ett stort hinder som stod i vägen. Som Yoichi Okuyama, chef för DX System Department, förklarade:

”Hos Pioneer har möten med både inhemska och internationella deltagare traditionellt hållits på Engelska. Dessa var dock inte särskilt frekventa, och eftersom de var beroende av tolkar eller deltagare som behärskade Engelska innebar det att kommunikationen inte hindrades i någon större utsträckning. Men i takt med expansionen av vår utländska verksamhet ökade antalet gemensamma projekt avsevärt.

Möjligheterna till möten på engelska ökade dramatiskt, vilket gjorde kommunikationsutmaningarna mycket tydliga. Även om vi uppmuntrar våra medarbetare att lära sig engelska är det inte alla som behärskar språket. Att enbart förlita sig på ett fåtal medarbetare som tolkar, som vi gjorde tidigare, räckte inte till för att hantera det ökade antalet möten. Följaktligen blev det nödvändigt med en ny mekanism till support för kommunikationen mellan inhemska och internationella parter."

▲ Yoichi Okuyama, ledare, DX System Department, Information Strategy & Management Group

Inför utmaningarna med den växande utlandsverksamheten fick DX-systemavdelningen i uppdrag av CIO att införa verktyg för röstöversättning. Missförstånd och bristande samordning mellan olika kontor hade blivit ett akut problem för ledningen. Som svar på detta lanserade Pioneer ett nytt initiativ som syftar till att stärka det globala samarbetet.

Lösningen: Användarvänlighet som vinner

DeepL Voice for Meetings utmärkte sig som den bästa lösningen för att visa realtidsöversättningar direkt i Microsoft Teams, vilket eliminerar behovet av att växla mellan olika applikationer och skärmar och erbjuder överlägsen operativ effektivitet.

Okuyama konstaterade:

”Det var inte lätt att följa undertexter som rullade på ett annat verktyg samtidigt som man samtalade med personen på andra sidan skärmen. Vi provade testversioner av konkurrerande produkter, men det var svårt att hänga med visuellt. I detta avseende visar DeepL Voice for Meetings översättningar i det välbekanta Teams-gränssnittet, vilket gör det mycket enklare att följa undertexterna."

Testperioden bekräftade också den höga översättningsnoggrannheten hos DeepL:s produkter. Okuyama och hans team insåg att liknande utmaningar fanns inte bara vid muntliga möten utan även vid översättning av text. Olika avdelningar använde olika översättningsverktyg, vilket resulterade i ojämn kvalitet och ojämn informationsdelning. För att hantera detta har DX System Department infört DeepL som det rekommenderade verktyget för översättning av text i hela företaget, vilket säkerställer konsekvent noggrannhet och ton samtidigt som det möjliggör smidigare och mer tillförlitlig kommunikation. Idag används DeepL Pro i stor utsträckning inom alla avdelningar, och användarna berömmer dess förbättrade översättningsnoggrannhet och mer naturligt klingande översättningar.

Med utgångspunkt i dessa framgångar har Pioneer infört DeepL Voice for Meetings på både inhemska och internationella kontor. Eventuella inledande frågor om användning och konfiguration besvarades snabbt genom DeepL:s manualer och riktlinjer som delades på den interna portalen, vilket hjälpte medarbetarna att snabbt förstå och ta till sig verktyget. 

Okuyama betonade värdet av DeepL:s support och sa: 

"Vi är alltid tacksamma för kundsupporten. När DeepL Voice till exempel inte fungerade på grund av att ett annat företags grupprogramvara inte hade uppdaterats, förstod DeepL:s kundsupportteam snabbt situationen och tillhandahöll en lämplig lösning.

Det faktum att de erbjuder råd som tar hänsyn till användarens hela miljö, inte bara omfattningen av deras egen produkt, är extremt betryggande ur ett operativt perspektiv.

Resultaten: Övertydligt säga sin mening, oavsett språk

Pioneer använder nu DeepL Voice for Meetings i allt från styrelserum till dagliga teamdiskussioner. Enligt Okuyama har detta skapat en miljö där medarbetarna kan kommunicera fritt och fokusera på diskussionen utan att behöva oroa sig för språkskillnader.

"Den största fördelen med att införa DeepL Voice for Meetings är att medarbetarna nu kan fokusera på 'substantiv kommunikation'. Tidigare kunde medarbetare som kände sig mindre säkra på sin engelska oroa sig för om deras kommentarer förstods eller ha svårt att hänga med i vad andra sa, vilket ofta ledde till att de missade diskussioner på dagordningen eller informationsutbyte. I vissa fall gjorde besväret med sådana interaktioner att de tvekade att säga ifrån eller ställa frågor, vilket undergrävde syftet med mötena.

Nu kan alla medarbetare, oavsett hur bra de är på engelska, koncentrera sig på meningsfulla diskussioner och informationsutbyte. Denna förbättrade miljö har underlättat en smidigare kommunikation både nationellt och internationellt, minskat omarbetningar inom design och utveckling samt påskyndat vår affärscykel, vilket har ökat produktiviteten."

Yoichi Okuyama, chef för DX-systemavdelningen

Möten med europeiska teams fastnade ofta på grund av språksvårigheter, vilket skapade stress för de japanska deltagarna. Men med DeepL Voice for Meetings kan medarbetarna förmedla sina tankar enklare, vilket skapar en trygg miljö där alla kan säga sin mening och diskutera dagordningspunkter öppet.

Dessutom förklarar Okuyama att DeepL Pro och DeepL Voice for Meetings i hög grad har minskat den förberedelse som tidigare krävdes inför möten på engelska. Medarbetarna behöver inte längre lägga timmar på att översätta material eller förbereda tal i förväg. Med DeepL Pro:s filöversättningsfunktion och realtidsstöd från DeepL Voice for Meetings har mötesförberedelserna blivit mycket effektivare, vilket avsevärt minskar medarbetarnas arbetsbelastning.

Blick framåt: Starkare band, snabbare globalt samarbete

Pioneer utvärderar nu DeepL Voice for Conversations, ett verktyg för översättning av tal i realtid för interaktioner ansikte mot ansikte. Företaget strävar efter att eliminera språkbarriärer inte bara vid online-möten, utan även vid personliga samtal, för att ytterligare förbättra den interna kommunikationen.

Daisuke Matsumoto, Cloud Infrastructure Avsnitt, DX System Department, beskrev sina förväntningar på DeepL:s produkter:

”Även om DeepL Voice for Meetings främst stöder verbal kommunikation, visade det sig ha en inverkan även på de icke-verbala aspekterna, som att förstå känslor och nyanser. Personligen är jag inte särskilt duktig på engelska, så interaktionen med utländska IT-teams brukade vara en utmaning.

Sedan vi införde DeepL Voice for Meetings kan jag på ett naturligt sätt diskutera komplexa ämnen eller frågor som jag tidigare hade svårt att ta upp. När den verbala kommunikationen flyter smidigare blir människor också mer lyhörda för icke-verbala signaler, som ansiktsuttryck och känslor, vilket möjliggör en djupare kommunikation.

DeepL Voice for Meetings har utan tvekan fört medarbetare över hela världen närmare varandra på ett känslomässigt plan. Vi förväntar oss att DeepL Voice for Conversations kommer att främja ännu större sammanhållning inom vår globala organisation."

▲ Daisuke Matsumoto, avsnittet för molninfrastruktur, DX-systemavdelningen, gruppen för informationsstrategi och -hantering

Okuyama hade en liknande upplevelse. Han noterade att DeepL Voice for Meetings realtidsöversättning med hög noggrannhet främjade kamratskap bland medarbetarna och möjliggjorde en djupare och mer meningsfull kommunikation. Framöver hoppas han att DeepL Voice for Conversations ska skapa en miljö där människor ”känner att de vill träffas ansikte mot ansikte”, vilket ytterligare stärker banden genom mer personliga och känslomässigt engagerande interaktioner.

Sedan DeepL infördes har det globala samarbetet accelererat, vilket gör det möjligt för medarbetarna att arbeta över språkgränserna på ett mer effektivt sätt och driver på betydande produktivitetsvinster. Beslutsfattandet har också blivit snabbare, vilket gör dessa verktyg oumbärliga för Pioneers anställda.

I takt med att Pioneer utvecklas från en tillverkare till ett lösningsföretag fortsätter företaget att expandera sin verksamhet utomlands. För att till stöd av denna globala struktur krävs en stark organisationskultur – en kultur som förbinder medarbetare över hela världen och främjar samarbete. 

Vad är kärnan i denna omvandling? Kommunikation som överskrider språkbarriärer, stärker banden mellan teamen och bygger en global samarbetskultur.