De la communication à la connexion : comment Pioneer renforce la collaboration internationale grâce à DeepL Voice

Le défi : Commentmaintenez-vousla cohésion de vos équipes à mesure que les activités à l'étranger se développent ?

Guidée par sa mission d'entreprise, « Move the Heart and Touch the Soul », Pioneer se transforme en une entreprise de solutions qui relève les défis de la mobilité grâce à des produits et services intégrés. S'appuyant sur des décennies de technologies éprouvées depuis sa création en 1938, l'entreprise combine ses atouts traditionnels avec de nouvelles offres numériques et accélère sa transformation de fabricant à fournisseur de solutions à part entière.

À mesure que l'entreprise évolue, la manière dont ses équipes communiquent évolue également. De nouveaux centres de R&D en Inde et en Allemagne, ainsi que le développement d’une activité de fabricant d’équipement d’origine en Europe et en Inde, ont créé davantage d'opportunités de collaboration internationale. Et avec l'expansion des activités à l'étranger, l’efficacité de communication est devenue un enjeu central.

Les barrières liées aux langues, en particulier, constituent un obstacle majeur. Comme l'explique Yoichi Okuyama, responsable du service DX System :

« Chez Pioneer, les réunions réunissant des participants nationaux et internationaux se déroulaient traditionnellement en anglais. Cependant, ces réunions n'étaient pas particulièrement fréquentes, et comme elles reposaient sur la présence d'interprètes ou de participants maîtrisant l'anglais, la communication n'était pas vraiment entravée. Cependant, avec l'expansion de nos activités à l'étranger, nous avons beaucoup plus de projets communs.

Le nombre de réunions en anglais a considérablement augmenté, mettant clairement en évidence les défis liés à la communication. Nous encourageons nos employés à apprendre l'anglais, mais tous ne le maîtrisent pas. Compter uniquement sur quelques employés pour assurer l'interprétation, comme nous le faisions auparavant, ne suffisait plus pour faire face à l'augmentation du nombre de réunions. Par conséquent, nous avions besoin d’un nouveau mécanisme pour prendre en charge la communication entre les parties nationales et internationales.

▲ M. Yoichi Okuyama, responsable du service DX System, groupe Stratégie et gestion de l'information

Face aux défis posés par l'expansion de ses activités à l'étranger, le service DX System a été chargé par le directeur informatique de mettre en place des outils de traduction vocale. Les malentendus et la coordination limitée entre les sites étaient devenus des préoccupations pressantes pour la direction. En réponse, Pioneer a lancé une nouvelle initiative visant à renforcer la collaboration internationale.

La solution : Une ergonomie qui fait la différence

DeepL Voice for Meetings s'est imposé comme la meilleure solution capable d'afficher des traductions en temps réel directement dans Microsoft Teams. Elle élimine le besoin de passer d'une application ou d'un écran à l'autre et offre une efficacité opérationnelle supérieure.

M. Okuyama remarque :

« Il n’était pas facile de suivre les sous-titres défilant sur un autre outil tout en conversant avec la personne de l’autre côté de l’écran. Nous avons testé des versions d'essai de produits concurrents, mais il était difficile de suivre visuellement. À cet égard, DeepL Voice for Meetings affiche les traductions au sein de l'interface utilisateur familière de Teams, ce qui facilite grandement le suivi des sous-titres. »

Cette phase d'essai a également confirmé la grande précision des traductions des produits DeepL. M. Okuyama et son équipe ont constaté que des défis similaires existaient non seulement lors des réunions orales, mais aussi dans la traduction de texte. Les différents services utilisaient divers outils de traduction, ce qui entraînait une qualité inégale et un partage d'informations disparate. Pour y répondre, le département DX System a désigné DeepL comme l'outil recommandé à l'échelle de l'entreprise pour la traduction de texte, afin de garantir une précision et un ton cohérents tout en permettant une communication plus fluide et plus fiable. Aujourd'hui, DeepL Pro est largement utilisé dans tous les services, et les utilisateurs saluent l'amélioration de la précision des traductions ainsi que leur naturel accru.

Fort de ces succès, Pioneer a déployé DeepL Voice for Meetings sur ses sites nationaux et internationaux. Toutes les questions initiales concernant l'utilisation et la configuration ont été rapidement résolues grâce aux guides et aux directives de DeepL partagés sur le portail interne, qui ont grandement aidé les employés à comprendre et à adopter rapidement l'outil. 

Soulignant la valeur du service client de DeepL, M. Okuyama a déclaré : 

« Nous sommes toujours reconnaissants de l’aide apportée par le service client. » Par exemple, lorsque DeepL Voice a cessé de fonctionner en raison d'une mise à jour manquante du logiciel de travail collaboratif d'une autre entreprise, l’assistance technique de DeepL a rapidement saisi la situation et fourni une solution appropriée.

Le fait qu'ils offrent des conseils qui prennent en compte l'environnement global de l'utilisateur, et pas seulement le champ d'application de leur propre produit, est extrêmement rassurant d'un point de vue opérationnel. »

Les résultats : S'exprimer avec assurance, quelle que soit la langue

Pioneer utilise désormais DeepL Voice for Meetings que ce soit dans des réunions de la direction aux discussions quotidiennes en équipe. Selon M. Okuyama, cela a créé un environnement où les employés peuvent communiquer librement et se concentrer sur leurs discussions sans se soucier des différences de langue.

« Le principal avantage de l’introduction de DeepL Voice for Meetings est que les employés peuvent désormais se concentrer sur le fond de leurs échanges. Auparavant, les employés moins assurés en anglais s’inquiétait de savoir si leurs commentaires étaient compris ou avait du mal à suivre les autres intervenants, négligeant souvent les discussions à l'ordre du jour ou le partage d'informations. Dans certains cas, la complexité de ces interactions les incitait à hésiter à s'exprimer ou à poser des questions. Cela allait à l'encontre de l'objectif des réunions.

Désormais, tous les employés, quel que soit leur niveau en anglais, peuvent se concentrer sur des discussions constructives et le partage d'informations. Cet environnement amélioré a facilité une communication plus fluide tant au niveau national qu'international, réduit les itérations en matière de conception et de développement, et accéléré notre cycle d'activité, stimulant ainsi la productivité. »

Yoichi Okuyama, responsable du département DX System

Les réunions avec les équipes européennes étaient souvent bloquées en raison de barrières linguistiques, ce qui était source de stress pour les participants japonais. Mais grâce à DeepL Voice for Meetings, les employés peuvent exprimer leurs idées plus facilement, créant ainsi un espace sûr où chacun peut s'exprimer et discuter ouvertement des points à l'ordre du jour.

De plus, M. Okuyama explique que DeepL Pro et DeepL Voice for Meetings ont considérablement réduit la préparation auparavant nécessaire pour les réunions en anglais. Les employés n'ont plus besoin de passer des heures à traduire des documents ou à préparer à l'avance leurs interventions. Grâce à la fonctionnalité de traduction de fichier de DeepL Pro et à l'assistance en temps réel de DeepL Voice for Meetings, la préparation des réunions est devenue beaucoup plus efficace et la charge de travail des employés a été considérablement réduite.

Perspectives d'avenir : des liens plus solides, une collaboration internationale plus rapide

Pioneer explore actuellement DeepL Voice for Conversations, un outil de traduction vocale en temps réel destiné aux interactions en face à face. L'entreprise vise à éliminer les barrières liées aux langues non seulement lors des réunions en ligne, mais aussi lors des conversations en personne, afin d'améliorer encore davantage la communication interne.

M. Daisuke Matsumoto, de la section Infrastructure cloud du service DX System, a exposé ses attentes concernant les produits DeepL :

« Bien qu'il prenne en charge principalement la communication verbale, l'utilisation de DeepL Voice for Meetings a également eu un impact sur les aspects non verbaux, comme la compréhension des sentiments et des nuances. Personnellement, je ne maîtrise pas particulièrement bien l'anglais, et les interactions avec les équipes informatiques à l'étranger étaient donc auparavant un véritable défi.

Depuis l'introduction de DeepL Voice for Meetings, je peux aborder naturellement des sujets complexes ou des préoccupations que j'avais auparavant du mal à évoquer. Lorsque les échanges verbaux se déroulent plus facilement, les personnes deviennent également plus attentives aux signaux non verbaux, tels que les expressions faciales et les émotions, ce qui permet une communication plus profonde.

DeepL Voice for Meetings a sans aucun doute rapproché les employés du monde entier sur le plan émotionnel. Nous espérons que DeepL Voice for Conversations favorisera une unité encore plus grande au sein de notre organisation internationale. »

▲ M. Daisuke Matsumoto, Section Infrastructure cloud, service DX System, Groupe Stratégie et gestion de l'information

M. Okuyama a vécu une expérience similaire. Il a souligné que la traduction en temps réel et de haute précision de DeepL Voice for Meetings favorisait l’entente entre les employés et permettait une communication plus profonde et plus significative. Pour l'avenir, il espère que DeepL Voice for Conversations créera un environnement où les gens « auront envie de se rencontrer en face à face », renforçant ainsi les liens grâce à des interactions plus personnelles et plus engageantes sur le plan émotionnel.

Depuis l'adoption de DeepL, la collaboration internationale s'est accélérée, permettant aux employés de travailler plus efficacement dans différentes langues et générant des gains de productivité significatifs. La prise de décision s'est également accélérée, rendant ces outils indispensables pour les employés de Pioneer.

Alors que Pioneer se transforme, d'un fabricant à une entreprise de solutions, elle continue d'étendre ses activités à l'international. Pour prendre en charge cette structure internationale, il faut une culture d'entreprise forte, capable de relier les employés du monde entier et de favoriser la collaboration. 

Au cœur de cette transformation ? Une communication qui transcende les barrières linguistiques, renforce les liens entre les équipes et instaure une culture collaborative à l'échelle internationale.