Dalla comunicazione alle relazioni interpersonali: ecco come Pioneer potenzia la collaborazione globale con DeepL Voice

La sfida: come fare a mantenere i team interconnessi quando le operazioni all’estero si espandono?

Guidata dalla sua missione aziendale, “Move the Heart and Touch the Soul” (tocca il cuore e l’anima), Pioneer si sta evolvendo in un’azienda di soluzioni che affronta le sfide della mobilità attraverso prodotti e servizi integrati. Basandosi su decenni di solide tecnologie sin dalla sua fondazione nel 1938, l’azienda sta combinando i suoi tradizionali punti di forza con nuove offerte digitali, accelerando la sua trasformazione da azienda manifatturiera a fornitore di soluzioni a tutti gli effetti.

Man mano che l’azienda si evolve, cambia anche il modo in cui comunicano i suoi team. Le nuove sedi di ricerca e sviluppo in India e Germania, insieme all’espansione dell’attività OEM in Europa e in India, hanno creato maggiori opportunità di collaborazione internazionale. E con la crescita delle operazioni all’estero, comunicare in modo efficace è diventata una sfida centrale.

Le barriere linguistiche, in particolare, rappresentavano un grande ostacolo. Come ha spiegato Yoichi Okuyama, responsabile del reparto DX System:

“Da Pioneer le riunioni che coinvolgevano partecipanti sia locali che internazionali si svolgevano tradizionalmente in inglese. Non erano però casi particolarmente frequenti e, poiché ci si affidava a interpreti o partecipanti con una buona padronanza dell’inglese, la comunicazione non ne risentiva in modo significativo. Tuttavia, con l’espansione delle nostre operazioni all’estero, i progetti in collaborazione sono aumentati in modo sostanziale.

Le opportunità di riunioni in lingua inglese sono diventate sempre più frequenti, mettendo in evidenza le sfide comunicative. Anche se incoraggiamo i nostri dipendenti a imparare l’inglese, non tutti lo parlano bene. Affidarsi esclusivamente a pochi dipendenti per fare da interpreti, come facevamo in passato, non bastava per far fronte al numero crescente di riunioni. Si è perciò reso necessario un nuovo meccanismo per supportare la comunicazione tra i dipendenti locali e internazionali”.

▲ Yoichi Okuyama, responsabile del reparto DX System, Information Strategy & Management Group

Di fronte alle sfide poste dall’espansione delle operazioni all’estero, il reparto DX System è stato incaricato dal CIO di introdurre strumenti di traduzione vocale. La mancanza di comunicazione e il coordinamento limitato tra le sedi erano diventati motivi di preoccupazione per il management. Pioneer ha quindi lanciato una nuova iniziativa volta a rafforzare la collaborazione globale.

La soluzione: un’usabilità vincente

DeepL Voice for Meetings si è distinta come la soluzione migliore in grado di mostrare traduzioni in tempo reale direttamente all’interno di Microsoft Teams, senza bisogno di passare da un’applicazione all’altra e da una schermata all’altra, offrendo così un’efficienza operativa superiore.

Yoichi Okuyama sostiene:

“Non era facile seguire i sottotitoli che scorrevano su uno strumento diverso mentre parlavo con la persona dall’altra parte dello schermo. Abbiamo provato vari prodotti della concorrenza, ma non erano paragonabili dal punto di vista visivo. A tal proposito DeepL Voice for Meetings mostra le traduzioni all’interno dell’interfaccia di Teams, rendendo molto più facile seguire i sottotitoli”.

Il periodo di prova ha inoltre ribadito l’elevata accuratezza di traduzione dei prodotti DeepL. Yoichi Okuyama e il suo team hanno riconosciuto che sfide simili esistevano non solo nelle riunioni, ma anche nella traduzione di testo. I diversi reparti utilizzavano vari strumenti di traduzione, con conseguente qualità incostante e condivisione delle informazioni non uniforme. Il reparto DX System ha perciò scelto DeepL come strumento raccomandato a livello aziendale per la traduzione di testo, garantendo accuratezza e tono coerenti e consentendo al contempo una comunicazione più scorrevole e affidabile. Ora DeepL Pro è ampiamente utilizzato in tutti i reparti: gli utenti ne apprezzano la maggiore accuratezza e il tono più naturale delle traduzioni.

Sulla scia di questi successi, Pioneer ha implementato DeepL Voice for Meetings in tutte le sedi nazionali e internazionali. Eventuali dubbi iniziali su utilizzo e configurazione sono stati rapidamente risolti grazie ai manuali e alle linee guida di DeepL condivisi sul portale interno, che hanno aiutato i dipendenti a capire e ad adottare rapidamente lo strumento. 

Sottolineando il valore del supporto clienti di DeepL, Yoichi Okuyama dichiara: 

“Siamo sempre grati per il supporto clienti. Per esempio, quando DeepL Voice non funzionava a causa del mancato aggiornamento del groupware di un’altra azienda, il team di supporto clienti di DeepL ha capito subito cos’era successo e ha fornito una soluzione adeguata.

Il fatto che offrano consigli che tengono conto dell’intero sistema dell’utente, non solo dell’ambito del proprio prodotto, è estremamente rassicurante dal punto di vista operativo”.

I risultati: esprimersi con spigliatezza, a prescindere dalla lingua

Pioneer utilizza ora DeepL Voice for Meetings in situazioni che vanno dai consigli di amministrazione alle discussioni quotidiane dei team. Secondo Yoichi Okuyama, ha creato un ambiente in cui i dipendenti possono comunicare liberamente e concentrarsi sull’argomento trattato anziché preoccuparsi delle differenze linguistiche.

“Il vantaggio principale dell’introduzione di DeepL Voice for Meetings è che i dipendenti possono ora concentrarsi sulla ‘comunicazione sostanziale’. Prima i dipendenti meno sicuri in inglese temevano di non farsi capire con i loro commenti o di avere difficoltà a seguire gli altri interventi, finendo spesso per trascurare i temi all’ordine del giorno o la condivisione di informazioni. In alcuni casi, la complessità di queste interazioni li induceva a esitare nel prendere la parola o nel porre domande, vanificando così lo scopo delle riunioni.

Ora tutti i dipendenti, a prescindere dalla loro padronanza dell’inglese, possono focalizzarsi su discussioni costruttive e sulla condivisione di informazioni. Questo contesto migliorato ha semplificato la comunicazione sia a livello locale sia internazionale, ha ridotto le modifiche necessarie in fase di progettazione e sviluppo e ha accelerato il nostro ciclo di business, aumentando la produttività”.

Yoichi Okuyama, responsabile del reparto DX System

Le riunioni con i team europei spesso si arenavano a causa delle difficoltà linguistiche, causando stress per i partecipanti giapponesi. Con DeepL Voice for Meetings, invece, i dipendenti possono esprimere i propri pensieri più facilmente, il che crea uno spazio sicuro in cui tutti possono intervenire e discutere apertamente i punti all’ordine del giorno.

Yoichi Okuyama spiega anche che DeepL Pro e DeepL Voice for Meetings hanno notevolmente ridotto la preparazione di cui avevano bisogno prima per le riunioni in inglese. I dipendenti non devono più dedicare ore alla traduzione dei materiali o alla preparazione degli argomenti da trattare. Grazie alla funzione di traduzione di file di DeepL Pro e al supporto in tempo reale di DeepL Voice for Meetings, prepararsi alle riunioni è diventato molto più efficiente, il che ha diminuito drasticamente il carico di lavoro dei dipendenti.

Uno sguardo al futuro: legami più forti e una collaborazione globale più rapida

Pioneer sta ora valutando DeepL Voice for Conversations, uno strumento di traduzione vocale in tempo reale per le interazioni faccia a faccia. L’azienda mira a eliminare le barriere linguistiche non solo per le riunioni online, ma anche per le conversazioni di persona, migliorando ulteriormente la comunicazione interna.

Daisuke Matsumoto (Cloud Infrastructure Section, reparto DX System) ha illustrato le sue aspettative per i prodotti DeepL:

“Pur supportando principalmente la comunicazione verbale, usare DeepL Voice for Meetings ha avuto un impatto anche sugli aspetti non verbali, come la comprensione delle emozioni e delle sfumature di significato. Io personalmente non parlo benissimo l’inglese, quindi le interazioni con i team IT all’estero erano spesso una sfida.

Da quando abbiamo introdotto DeepL Voice for Meetings, riesco a discutere con naturalezza argomenti complessi o questioni che in precedenza mi risultava difficile affrontare. Quando la conversazione scorre senza intoppi, le persone diventano anche più sensibili ai segnali non verbali, come le espressioni facciali e le emozioni, il che porta a una comunicazione più profonda.

DeepL Voice for Meetings ha senza dubbio avvicinato i dipendenti di tutto il mondo dal punto di vista emotivo. Ci aspettiamo che DeepL Voice for Conversations favorisca un maggiore spirito di squadra all’interno della nostra organizzazione globale”.

▲ Daisuke Matsumoto, Cloud Infrastructure Section, reparto Sistemi DX, Information Strategy & Management Group

Yoichi Okuyama ha avuto un’esperienza simile. Ha notato che la traduzione in tempo reale e altamente accurata di DeepL Voice for Meetings ha migliorato lo spirito di squadra tra i dipendenti e ha reso possibile una comunicazione più profonda e significativa. Guardando al futuro, Okuyama spera che DeepL Voice for Conversations crei un ambiente in cui le persone “sentano il desiderio di incontrarsi faccia a faccia”, rafforzando ulteriormente i legami attraverso interazioni più personali ed emotivamente coinvolgenti.

Da quando è stato adottato DeepL, la collaborazione globale ha subito un’accelerazione, consentendo ai dipendenti di lavorare in modo più efficiente tra lingue diverse e generando significativi aumenti di produttività. Anche il processo decisionale è diventato più rapido, rendendo questi strumenti indispensabili per i dipendenti di Pioneer.

Mentre Pioneer si evolve da azienda manifatturiera a fornitore di soluzioni, continua a espandere le proprie operazioni all’estero. Sostenere questa struttura globale richiede una cultura organizzativa complessa, in grado di collegare i dipendenti in tutto il mondo e promuovere la collaborazione. 

Cosa c’è al centro di questa trasformazione? Una comunicazione che supera le barriere linguistiche, rafforza i legami tra i team e costruisce una cultura globale collaborativa.