Van communiceren naar verbinding: hoe Pioneer de internationale samenwerking stimuleert met DeepL Voice

De uitdaging: Hoezorgt u ervoor datteams met elkaar verbonden blijven terwijl de processen in het buitenland blijven toenemen?

Pioneer heeft “Ontroer het hart en raak de ziel” als bedrijfsmissie en ontwikkelt zich tot een bedrijf dat oplossingen biedt voor mobiliteitsuitdagingen met geïntegreerde producten en services. Pioneer heeft sinds de oprichting in 1938 tientallen jaren ervaring opgebouwd op het gebied van audiotechnologie en combineert zijn traditionele sterke punten nu met nieuwe digitale oplossingen. Zo wordt de transformatie van productiebedrijf naar volwaardige leverancier van totaaloplossingen versneld.

Het bedrijf ontwikkelt zich en daarmee verandert ook de manier waarop teams communiceren. Dankzij de nieuwe onderzoeks- en ontwikkelingscentra in India en Duitsland en de groeiende OEM-activiteiten in Europa en India zijn er meer mogelijkheden ontstaan voor internationale samenwerking. En nu de processen in het buitenland steeds verder uitbreiden, is effectieve communicatie een belangrijke uitdaging geworden voor Pioneer.

Met name taalbarrières vormden een groot obstakel. Yoichi Okuyama, hoofd van de afdeling DX-systemen, gaf het volgende aan:

"Bij Pioneer werden vergaderingen met zowel binnenlandse als internationale deelnemers altijd in het Engels gehouden. Bovendien was er altijd een tolk aanwezig of waren de deelnemers zelf vloeiend in het Engels, waardoor de communicatie niet aanzienlijk werd belemmerd. Dankzij de uitbreiding van onze activiteiten in het buitenland nam het aantal samenwerkingsprojecten echter aanzienlijk toe.

Het aantal vergaderingen waarin Engels werd gesproken nam enorm toe, waardoor de communicatieproblemen overduidelijk werden. We moedigen onze medewerkers weliswaar aan om Engels te leren, maar niet iedereen beheerst de taal even goed. We konden niet zoals voorheen op een paar medewerkers vertrouwen om te tolken, aangezien er inmiddels te veel vergaderingen waren. Daarom was er behoefte aan een nieuw mechanisme om de communicatie tussen binnenlandse en internationale partijen te ondersteunen."

▲ De heer Yoichi Okuyama, afdelingshoofd van de afdeling DX-systemen, groep Informatiestrategie en -beheer

De afdeling DX-systemen had te maken met uitdagingen door de uitbreiding van de processen in het buitenland en kreeg van de CIO de opdracht om tools voor stemvertaling toe te passen. Het management maakte zich zorgen over de gebrekkige communicatie en de beperkte coördinatie tussen de vestigingen. Pioneer heeft hierop gereageerd met een nieuw initiatief dat gericht is op het versterken van de internationale samenwerking.

De oplossing: uitstekende gebruiksvriendelijkheid

DeepL Voice for Meetings kwam naar voren als de beste oplossing om realtime vertalingen rechtstreeks in Microsoft Teams aan te bieden, waardoor het niet langer nodig is om tussen verschillende applicaties en schermen te schakelen, wat leidt tot snellere processen.

Meneer Okuyama merkte het volgende op:

"Het was lastig om ondertiteling te volgen die op een ander scherm voorbij scrolde, terwijl ik tegelijkertijd een gesprek met iemand aan de andere kant van het scherm voerde. We hebben proefperiodes van producten van concurrenten getest, maar deze waren niet voldoende qua design. DeepL Voice for Meetings toont de vertalingen binnen de vertrouwde Teams-gebruikersinterface, zodat de ondertitels veel gemakkelijker te volgen zijn."

Tijdens de proefperiode werd ook opnieuw bevestigd dat de vertalingen van DeepL-producten zeer nauwkeurig zijn. Meneer Okuyama en zijn team stelden vast dat soortgelijke uitdagingen niet alleen bij mondelinge vergaderingen bestonden, maar ook bij tekstvertalingen. Verschillende afdelingen werkten met verschillende vertaaltools, wat leidde tot wisselende kwaliteit en een ongelijkmatige uitwisseling van informatie. Hierop heeft de afdeling DX-systemen van Pioneer DeepL aangewezen als aanbevolen tool voor tekstvertalingen binnen het hele bedrijf. Dit zorgt voor consistentie in de nauwkeurigheid en toon van vertalingen en maakt een vlottere en betrouwbaardere communicatie binnen Pioneer mogelijk. Tegenwoordig wordt DeepL Pro veelvuldig gebruikt binnen verschillende afdelingen. De gebruikers zijn lovend over de verbeterde vertaalnauwkeurigheid en de vertalingen die natuurlijker klinken.

Pioneer heeft voortgebouwd op deze successen en DeepL Voice for Meetings op alle binnenlandse en internationale locaties geïmplementeerd. Alle eerste vragen over het gebruik en de configuratie werden snel beantwoord dankzij de handleidingen en richtlijnen van DeepL die op het interne portaal werden gedeeld. Dit heeft medewerkers geholpen om de tool snel onder de knie te krijgen en te waarderen. 

Meneer Okuyama benadrukte het belang van de ondersteuning door DeepL en gaf het volgende aan: 

"We zijn zeer tevreden over de klantenondersteuning van DeepL. Omdat de groupware van een ander bedrijf niet was bijgewerkt, werkte DeepL Voice bijvoorbeeld niet. De klantenservice van DeepL had de situatie echter snel onder controle en bood een passende oplossing.

Het feit dat ze een aanbod doen waarbij rekening wordt gehouden met de volledige omgeving van de gebruiker, en niet alleen met de reikwijdte van hun eigen product, is vanuit procesmatig oogpunt zeer geruststellend."

De resultaten: Vol vertrouwen spreken in alle talen

Pioneer gebruikt DeepL Voice for Meetings nu in allerlei situaties, van vergaderingen van de raad van bestuur tot dagelijkse teamgesprekken. Volgens meneer Okuyama heeft dit geleid tot een omgeving waarin medewerkers vrijuit kunnen communiceren en zich op de inhoud van de discussie kunnen concentreren, zonder zich zorgen te hoeven maken over taalverschillen.

"Het grootste voordeel van de introductie van DeepL Voice for Meetings is dat medewerkers zich nu kunnen concentreren op inhoudelijke communicatie. Vroeger maakten medewerkers die het Engels minder goed beheersten zich zorgen of hun opmerkingen wel begrepen zouden worden of hadden ze moeite om andere sprekers te volgen, waardoor ze vaak de agendapunten of uitwisseling van informatie misten. Soms leidde de rompslomp rond dergelijke interacties ertoe dat men aarzelde om het woord te nemen of vragen te stellen, waardoor het doel van de vergaderingen teniet werd gedaan.

Tegenwoordig kunnen alle medewerkers, ongeacht hun kennis van het Engels, zich concentreren op zinvolle gesprekken en het uitwisselen van informatie. Deze verbeterde werkomgeving heeft gezorgd voor een vlottere nationale en internationale communicatie, minder aanpassingen aan ontwerpen en ontwikkelingen en een versnelling van onze bedrijfscyclus, wat de productiviteit heeft verhoogd."

Yoichi Okuyama, hoofd van de afdeling DX-systemen

Vergaderingen met Europese teams verliepen vaak moeizaam vanwege taalproblemen, wat tot stress leidde bij de Japanse deelnemers. Met DeepL Voice for Meetings kunnen medewerkers hun mening echter gemakkelijker overbrengen. Zo ontstaat er een veilige werkomgeving waarin iedereen vrijuit het woord kan nemen en openlijk agendapunten kan bespreken.

Meneer Okuyama voegt hieraan toe dat DeepL Pro en DeepL Voice for Meetings veel tijd hebben bespaard bij het voorbereiden van Engelstalige vergaderingen. Medewerkers hoeven niet meer urenlang materiaal te vertalen of van tevoren gespreksonderwerpen voor te bereiden. Dankzij de functie voor documentvertaling van DeepL Pro en de realtime ondersteuning van DeepL Voice for Meetings worden vergaderingen veel efficiënter voorbereid, wat de werkdruk voor medewerkers aanzienlijk vermindert.

Vooruitblik: Sterkere banden en snellere internationale samenwerkingen

Pioneer verkent momenteel DeepL Voice for Conversations, een tool voor realtime spraakvertaling voor persoonlijke gesprekken. Het bedrijf streeft ernaar om niet alleen taalbarrières bij online vergaderingen weg te nemen, maar ook bij persoonlijke gesprekken, waardoor de interne communicatie verder wordt verbeterd.

Daisuke Matsumoto van de afdeling Cloudinfrastructuur binnen de afdeling DX-systemen gaf het volgende aan over zijn verwachtingen van de DeepL-producten:

"Hoewel DeepL Voice for Meetings in de eerste plaats verbale communicatie ondersteunt, heeft het ook invloed op non-verbale communicatieaspecten, zoals het begrijpen van gevoelens en nuances. Ik ben zelf niet zo bedreven in het Engels, dus de samenwerking met buitenlandse IT-teams was voor mij al uitdagend geweest.

Dankzij DeepL Voice for Meetings kan ik nu natuurlijk complexe onderwerpen of kwesties bespreken die ik voorheen moeilijk kon aankaarten. Als de mondelinge communicatie soepeler verloopt, worden mensen ook bewuster van non-verbale signalen, zoals gezichtsuitdrukkingen en emoties, waardoor de communicatie meer diepgang krijgt.

DeepL Voice for Meetings heeft ongetwijfeld internationale medewerkers op emotioneel vlak dichter bij elkaar gebracht. We verwachten dat DeepL Voice for Conversations de eenheid binnen onze internationale organisatie nog verder zal versterken."

▲ De heer Daisuke Matsumoto, afdeling Cloudinfrastructuur, afdeling DX-systemen, Groep Informatiestrategie en -beheer

De heer Okuyama had een soortgelijke ervaring. Hij merkte op dat de realtime en zeer nauwkeurige vertalingen van DeepL Voice for Meetings de teamgeest onder de medewerkers bevorderden en leidden tot diepgaandere communicatie. Hij hoop dat DeepL Voice for Conversations in de toekomst de basis legt voor een omgeving waarin mensen elkaar persoonlijk willen ontmoeten, waardoor de onderlinge banden verder worden versterkt doordat er meer persoonlijke en emotionele gesprekken plaatsvinden.

Na de implementatie van DeepL is de internationale samenwerking in een stroomversnelling gekomen, waardoor medewerkers efficiënter in verschillende talen kunnen werken en de productiviteit aanzienlijk is gestegen. Ook de besluitvorming verloopt nu sneller, waardoor deze tools onmisbaar zijn geworden voor de medewerkers van Pioneer.

Pioneer ontwikkelt zich van een productiebedrijf tot een bedrijf dat totaaloplossingen biedt en breidt daarbij de processen verder uit naar het buitenland. Voor deze internationale structuur is een sterke organisatiecultuur vereist waarin de internationale medewerkers met elkaar verbonden zijn en de samenwerking wordt gestimuleerd. 

Wat vormt de kern van deze transformatie? Communicatie die taalbarrières overwint, de banden tussen teams versterkt en een internationale samenwerkingscultuur bevordert.