Complexe content op grote schaal vertalen

Eppendorf koos ervoor om DeepL te vertrouwen voor het stroomlijnen van vertalingen binnen juridische, regelgevende en zakelijke teams. Voor deze teams zijn snelheid, nauwkeurigheid en consistense opmaak van essentieel belang.

Eppendorf is een bedrijf dat actief is op de internationale markt voor biowetenschappen. Het bedrijf had behoefte aan een oplossing om minder afhankelijk te zijn van vertaalbureaus, in het bijzonder voor tijdgevoelige vertalingen. Tegelijkertijd moest de consistentie worden verbeterd en moest de veilige verwerking van gevoelige documenten worden gewaarborgd.

DeepL ondersteunt nu een gelaagde benadering van vertalingen voor Eppendorf: de snelle vertalingen worden uitgevoerd door hun interne GPT, de lange teksten en volledige documenten worden vertaald door DeepL en de kritieke documentatie wordt vertaald door vertaalbureaus. Hierdoor kunnen teams sneller werken en tegelijkertijd de controle over hun meertalige content behouden. 

“We beschikten over veel tools, maar niet over een gecentraliseerde oplossing of een centraal proces.”

Anna-Lena Rüsken Senior Manager Transformation Projects bij Eppendorf

Wie is Eppendorf?

Eppendorf is een toonaangevend internationaal bedrijf op het gebied van biowetenschappen. Het bedrijf biedt instrumenten, verbruiksartikelen en diensten die wereldwijd in laboratoria worden gebruikt, uiteenlopend van pipetten en centrifuges tot ultra-diepvriezers en bioreactoren. Deze producten worden voornamelijk gebruikt in academische en commerciële onderzoekslaboratoria. 

Het hoofdkantoor van Eppendorf is gevestigd in Duitsland en het bedrijf is aanwezig in meer dan 30 landen. Eppendorf beschikt niet alleen over een wereldwijd commercieel netwerk, maar ook over faciliteiten voor onderzoek, ontwikkeling en productie in de Verenigde Staten, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, China en Japan. 

Aangezien de teams in zoveel verschillende regio's en regelgevingskaders werken, is het belangrijker dan ooit om nauwkeurig, consistent en conform de regels te communiceren, zodat iedereen op één lijn blijft en de processen soepel blijven verlopen. 

Wat is de uitdaging voor Eppendorf?

Voordat Eppendorf DeepL gebruikte, werkten de verschillende teams op verschillende manieren met vertalingen. Sommige teams gebruikten gratis tools voor snelle klussen, terwijl andere teams uitsluitend vertaalbureaus inschakelden voor hun vertalingen. 

En hoewel de geleverde vertalingen van deze bureaus zeer nauwkeurig waren, was het moeilijk om de vertragingen en hoge kosten te rechtvaardigen, behalve voor juridische en regelgevende documenten waarvoor dat niveau van nauwkeurigheid vereist was.

“Onze afdelingen gebruikten verschillende tools. Sommige teams gebruikten DeepL, anderen Google Translate en weer anderen iets anders. We konden het niet bijhouden.”

Anna-Lena Rüsken Senior Manager Transformation Projects bij Eppendorf

De oplossing: Language AI

Eppendorf is DeepL gaan gebruiken met het doel om de documentvertalingen tussen teams te stroomlijnen. DeepL viel op door zijn vermogen om de opmaak te behouden, juridisch correcte vertalingen te leveren en sneller resultaten te produceren dan vertaalbureaus, zonder dat dit ten koste ging van de veiligheid.

DeepL speelt momenteel een centrale rol in de gelaagde benadering van vertalingen bij Eppendorf. DeepL ondersteunt het volgende binnen Eppendorf:

1. Snelle informele content (zoals het vertalen van een korte alinea), waarbij medewerkers GPT of de web-sneltoets van DeepL gebruiken.
2. Interne nalevingsdocumentatie, contracten en zakelijke communicatie, waarbij DeepL de voorkeursoplossing is vanwege de balans tussen snelheid, kwaliteit en veiligheid. 
3. Belangrijke documenten zoals wettelijke documenten en wetenschappelijke instructies, waarvoor Eppendorf nog vertrouwt op menselijke vertalingen, maar al mogelijkheden onderzoekt om DeepL te integreren om vroege concepten te versnellen en kosten te verlagen. 

“Als ik even snel een beter begrip wil krijgen van een bepaalde paragraaf, gebruik ik nog steeds GPT. Maar als ik een veilige oplossing nodig heb om hele documenten te vertalen, gebruik ik DeepL.”

Anna-Lena Rüsken Senior Manager Transformation Projects bij Eppendorf

De hoogwaardige beveiliging van DeepL (inclusief naleving van de AVG en een strikt beleid zonder model-training) speelde ook een belangrijke rol in de keuze van Eppendorf. Naarmate DeepL steeds meer werd toegepast binnen Eppendorf, is het uitgegroeid tot een platform dat alle teams met elkaar verbindt en teams helpt om consistentie en kwaliteit te behouden, zelfs als ze hun eigen workloads onafhankelijk beheren.

De resultaten: snellere workflows en meer controle

Eppendorf heeft sinds de integratie van DeepL aanzienlijke verbeteringen geboekt op het gebied van vertaalsnelheid, consistentie en controle. De interne teams kunnen nu contracten, artikelen en regelgevingsdocumenten binnen enkele minuten vertalen in plaats van enkele dagen. Zo hoeven ze niet langer te wachten op vertaalbureaus en zijn er geen inconsistente vertalingen meer. 

“Vertalingen door vertaalbureaus kunnen zomaar een paar weken in beslag nemen, wat meestal te laat voor ons is. Nu zetten we het gewoon in DeepL en twee minuten later hebben we onze vertaling.”

Anna-Lena Rüsken Senior Manager Transformation Projects bij Eppendorf

Doordat kritieke vertalingen nu sneller worden geleverd, kunnen teams zich focussen op werk met een hogere toegevoegde waarde, zoals het aanpassen van communicatie voor lokale markten of het analyseren van wijzigingen in regelgevingen.

Volgende stappen

Aangezien meertalige compliance steeds complexer wordt en het steeds belangrijker wordt om snel inzicht te krijgen, vertalen de teams van Eppendorf niet alleen documenten sneller, maar maken ze ook een flexibelere manier van werken mogelijk.

Eppendorf onderzoekt momenteel de mogelijkheid om DeepL te integreren in het eigen CAT-systeem, dat voornamelijk wordt gebruikt voor sterk gereguleerde workflows. Dit resulteert, ondanks de wettelijke beperkingen voor AI-gebaseerde vertalingen, in een betere samenwerking en snellere iteratie tussen de applicatiespecialisten, de deskundigen op het gebied van onderzoek en ontwikkeling en het technische schrijfteam.

DeepL is van strategisch belang voor de teams binnen Eppendorf en helpt deze internationale marktleider op het gebied van biowetenschappen om kennis veilig op te schalen, regio's op elkaar af te stemmen en processen te versnellen.