Översättning av komplex innehåll i stor skala

Eppendorf valde DeepL för att effektivisera översättningarna inom juridik-, regel- och företagsteamen. För dessa avdelningar är snabbhet, noggrannhet och formateringsnoggrannhet avgörande.

Som ett life science-företag som är verksamt på globala marknader behövde Eppendorf en lösning som kunde minska beroendet av byråer – särskilt för tidspressade översättningar – samtidigt som man förbättrade konsekvensen och säkerställde en säker hantering av känsliga dokument.

DeepL stöder nu en differentierad översättningsstrategi för Eppendorf: snabba översättningar via deras interna GPT, långa texter och hela dokument via DeepL, samt kritisk dokumentation via byråer. Detta gör det möjligt för teamen att arbeta snabbare samtidigt som de behåller kontrollen över sitt flerspråkiga innehåll. 

”Vi hade många verktyg men ingen centraliserad lösning, ingen gemensam process.”

Anna-Lena Rüsken Senior Ledare Transformation Projects på Eppendorf

Så vem är Eppendorf?

Eppendorf är ett ledande internationellt företag inom biovetenskap. Portföljen omfattar instrument, förbrukningsvaror och tjänster som används i laboratorier över hela världen, från pipetter och centrifuger till ultrafrysar och bioreaktorer. Dessa produkter används främst i akademiska och kommersiella forskningslaboratorier. 

Eppendorf har sitt huvudkontor i Tyskland och är verksamt i mer än 30 länder. Förutom sitt globala kommersiella nätverk har Eppendorf forsknings-, utvecklings- och produktionsanläggningar i USA, Tyskland, Storbritannien, Kina och Japan. 

Med team som arbetar i så många olika regioner och regelverk har vikten av korrekt, konsekvent och regelkonform kommunikation för att hålla alla på samma linje och verksamheten igång aldrig varit större. 

Förstå Eppendorfs utmaning

Innan DeepL infördes varierade översättningsarbetsprocesserna mellan olika avdelningar. Vissa team använde gratisverktyg för snabba jobb, medan andra anlitade byråer för alla sina översättningar. 

Och även om resultaten från dessa byråer var mycket exakta, var förseningarna och de höga kostnaderna svåra att motivera – med undantag för juridiska och regulatoriska dokument som krävde den nivån av precision.

”Vi hade olika verktyg som användes i olika avdelningar. Vissa använde DeepL, vissa använde Google Translate, vissa använde något annat. Vi kunde inte hålla reda på det.

Anna-Lena Rüsken Senior Ledare Transformation Projects på Eppendorf

Lösningen: Språk-AI

Eppendorf började använda DeepL med målet att effektivisera översättning av dokument mellan avdelningarna. Lösningen utmärkte sig genom sin förmåga att bevara formateringen, leverera juridiskt korrekta översättningar och producera resultat snabbare än byråer, utan att kompromissa med säkerheten.

Idag spelar DeepL en central roll i Eppendorfs differentierade översättningsstrategi. Den stöder:

1. Snabbt informellt innehåll (som att kontrollera ett kort stycke), där anställda använder GPT eller till och med DeepL:s webbkortkommando.
2. Intranet-dokumentation, kontrakt och företagskommunikation, där DeepL är den föredragna lösningen som balanserar hastighet, kvalitet och säkerhet. 
3. Viktiga dokument som myndighetsansökningar och vetenskapliga instruktioner, där Eppendorf fortfarande förlitar sig på mänsklig översättning, men redan undersöker möjligheter att integrera DeepL för att påskynda tidiga utkast och minska kostnaderna. 

”Om jag har en paragraf som jag bara vill få en snabb överblick över, använder jag fortfarande GPT. Men om jag behöver en säker lösning för att översätta hela dokument använder jag DeepL.

Anna-Lena Rüsken Senior Ledare Transformation Projects på Eppendorf

DeepL:s säkerhet på företagsnivå (inklusive GDPR-efterlevnad och en strikt policy om ingen modellträning) var också avgörande för Eppendorfs val. I takt med att användningen har ökat har DeepL blivit en samlande plattform för olika avdelningar, som hjälper teamen att upprätthålla konsekvens och kvalitet, även när de hanterar sina egna arbetsbelastningar självständigt.

Resultatet: snabbare arbetsprocesser och bättre kontroll

Sedan DeepL integrerades har Eppendorf sett betydande förbättringar i översättningshastighet, konsistens och kontroll. Interna team kan nu översätta kontrakt, artiklar och regelverk på några minuter istället för dagar, utan att behöva vänta på byråer eller riskera inkonsekvent terminologi. 

Det kan lätt ta ett par veckor innan översättningarna från byrån kommer tillbaka, och i många fall är det redan för sent. Nu lägger du bara in det i DeepL, och två minuter senare har du din översättning.

Anna-Lena Rüsken Senior Ledare Transformation Projects på Eppendorf

Nu när kritiska översättningar kan levereras snabbare kan teamen fokusera på mer värdeskapande arbete, som att anpassa kommunikation för lokala marknader eller analysera förändringar i regelverket.

Vad händer nu?

Med allt mer komplexa krav på flerspråkig efterlevnad och allt större krav på snabb insikt, översätter Eppendorfs team inte bara dokument snabbare: de öppnar upp för ett mer flexibelt arbetssätt.

Eppendorf överväger redan att integrera DeepL i sitt CAT-system, som främst används för starkt reglerade arbetsprocesser. Trots de regulatoriska begränsningarna för AI-baserad översättning leder detta till bättre samarbete och snabbare iteration mellan applikationer, FoU-experter och det tekniska skrivteamet.

Som en strategisk möjliggörare över avdelningsgränserna hjälper DeepL detta globala ledande företag inom biovetenskap att skala upp sin kunskap på ett säkert sätt, hålla sig samordnat över regionerna och agera snabbare där det är viktigast.