Übersetzung komplexer Inhalte in großem Umfang

Eppendorf entschied sich für DeepL, um die Übersetzungsprozesse in den Rechts‑, Zulassungs‑ und Zentralabteilungen zu optimieren. Für diese Abteilungen spielen Geschwindigkeit, Genauigkeit und zuverlässige Formatierung eine entscheidende Rolle.

Als global tätiges Life‑Science-Unternehmen benötigte Eppendorf eine Lösung, mit der es – insbesondere bei zeitkritischen Übersetzungen – seine Abhängigkeit von Übersetzungsagenturen reduzieren und gleichzeitig die sichere Handhabung sensibler Dokumente gewährleisten konnte.

DeepL unterstützt Eppendorf nun mit einem mehrstufigen Übersetzungsansatz: kurze Übersetzungen laufen über das interne GPT, lange Texte und ganze Dokumente über DeepL und wichtige Dokumente über Agenturen. Dadurch können die Teams schneller arbeiten und gleichzeitig die Kontrolle über ihre mehrsprachigen Inhalte behalten. 

„Wir hatten viele Tools im Einsatz, aber keine zentralisierte Lösung und keinen einheitlichen Prozess.“

Anna-Lena Rüsken Senior Manager Transformation Projects bei Eppendorf

Eppendorf

Eppendorf ist ein führendes internationales Life‑Science-Unternehmen. Sein Produktportfolio umfasst Geräte, Verbrauchsmaterialien und Services, die weltweit in Laboren zum Einsatz kommen: von Pipetten und Zentrifugen bis hin zu Ultra‑Tiefkühlgeräten und Bioreaktoren. Diese Produkte werden vor allem in akademischen und industriellen Forschungslaboren verwendet. 

Eppendorf hat seinen Hauptsitz in Deutschland und ist in mehr als 30 Ländern vertreten. Neben seinem globalen Vertriebsnetz unterhält Eppendorf Forschungs‑, Entwicklungs‑ und Produktionsstätten in den Vereinigten Staaten, Deutschland, dem Vereinigten Königreich, China und Japan. 

Angesichts der Teams, die in so vielen Regionen und unter so vielen unterschiedlichen regulatorischen Rahmenbedingungen arbeiten, ist eine genaue, konsistente und konforme Kommunikation wichtig, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.

Die Herausforderung

Vor der Einführung von DeepL unterschieden sich die Übersetzungsworkflows von Abteilung zu Abteilung. Einige Teams nutzten kostenlose Tools für kleine Projekte, andere beauftragten ausschließlich Übersetzungsagenturen. 

Die Ergebnisse dieser Agenturen waren zwar akkurat, aber die damit verbundenen zeitlichen Verzögerungen und hohen Kosten waren kaum zu rechtfertigen – außer bei rechtlichen und regulatorischen Dokumenten, die ein solches Maß an Präzision erforderten.

„In jeder Abteilung wurden unterschiedliche Tools verwendet. Einige nutzten DeepL, andere den Google Übersetzer, wieder andere etwas ganz anderes. Wir verloren den Überblick.“

Anna-Lena Rüsken Senior Manager Transformation Projects bei Eppendorf

Die Lösung: KI‑Sprachtechnologie

Eppendorf verwendete DeepL zunächst mit dem Ziel, die Übersetzung von Dokumenten abteilungsübergreifend zu optimieren. Die Lösung zeichnete sich vor allem dadurch aus, dass sie die Formatierung von Dokumenten beibehielt, zuverlässige Übersetzungen erstellte und schneller Ergebnisse lieferte als Übersetzungsagenturen – ohne Abstriche bei der Sicherheit zu machen.

Inzwischen spielt DeepL eine zentrale Rolle im mehrstufigen Übersetzungsansatz von Eppendorf. Das Tool unterstützt Folgendes:

1. Kurze informelle Inhalte (wie die Überprüfung eines Absatzes), bei denen die Mitarbeitenden auf GPT oder auch auf DeepL zurückgreifen
2. Interne Compliance-Dokumente, Verträge und Geschäftskommunikation, bei denen DeepL die bevorzugte Option ist, da es Geschwindigkeit, Qualität und Sicherheit vereint 
3. Wichtige Dokumente wie behördliche Anträge und wissenschaftliche Anweisungen, bei denen Eppendorf weiterhin auf menschliche Übersetzer setzt, aber bereits Möglichkeiten zur Integration von DeepL prüft, um die Erstellung erster Entwürfe zu beschleunigen und Kosten zu senken 

„Wenn ich einen Absatz nur schnell überfliegen möchte, verwende ich weiterhin GPT. Benötige ich jedoch eine sichere Lösung für die Übersetzung ganzer Dokumente, greife ich auf DeepL zurück.“

Anna-Lena Rüsken Senior Manager Transformation Projects bei Eppendorf

Die von DeepL gebotene Sicherheit der Enterprise‑Klasse (einschließlich DSGVO-Konformität und einer strikten Richtlinie, wonach keine Daten zum Trainieren von Modellen verwendet werden) war ebenfalls ausschlaggebend für die Entscheidung von Eppendorf. Durch den zunehmenden Einsatz hat sich DeepL zu einer zentralen Anlaufstelle für alle Abteilungen entwickelt. Sie hilft den verschiedenen Teams, Konsistenz und Qualität zu gewährleisten, auch wenn sie ihre Aufgaben unabhängig voneinander bearbeiten.

Das Ergebnis: schnellere Workflows und mehr Kontrolle

Seit der Integration von DeepL hat Eppendorf erhebliche Verbesserungen bei der Übersetzungsgeschwindigkeit und ‑kontrolle festgestellt. Teams können Verträge, Artikel und behördliche Dokumente nun innerhalb weniger Minuten statt wie bisher innerhalb mehrerer Tage übersetzen, ohne auf Agenturen warten zu müssen oder die inkonsistente Verwendung von Terminologie zu riskieren. 

„Es kann schon mal ein paar Wochen dauern, bis die Übersetzungen von Agenturen zurückkommen. In vielen Fällen ist das einfach zu spät. Jetzt gibt man den Text einfach bei DeepL ein und hat die Übersetzung zwei Minuten später.“

Anna-Lena Rüsken Senior Manager Transformation Projects bei Eppendorf

Da wichtige Übersetzungen nun schneller fertiggestellt werden, können sich die Teams auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren, wie die Anpassung der Unternehmenskommunikation an lokale Märkte oder die Analyse regulatorischer Änderungen.

Ausblick

Angesichts der zunehmenden Komplexität der mehrsprachigen Compliance und der Tatsache, dass schnelle Entscheidungen immer wichtiger werden, übersetzen die Teams von Eppendorf nicht nur Dokumente effizienter, sondern entwickeln auch eine agilere Arbeitsweise.

Eppendorf prüft bereits die Integration von DeepL in sein CAT-System, das in erster Linie für stark regulierte Arbeitsabläufe verwendet wird. Trotz der regulatorischen Einschränkungen für KI‑gestützte Übersetzungen führt dies zu einer besseren Zusammenarbeit und schnelleren Iterationen zwischen den Anwendungsspezialisten, F&E-Experten und dem technischen Redaktionsteam.

Als strategischer Wegbereiter für alle Abteilungen hilft DeepL diesem weltweit führenden Unternehmen im Life‑Science-Bereich dabei, Fachwissen sicher zu skalieren, international zu kommunizieren und in entscheidenden Fragen schnell zu handeln.