Traducir contenido complejo a gran escala

Eppendorf escogió DeepL para simplificar los procesos de traducción en sus departamentos jurídicos, reguladores y comerciales. Para ellos la rapidez, la precisión y la preservación del formato original son imprescindibles.

Como empresa biocientífica internacional, Eppendorf necesitaba una solución para reducir su dependencia de agencias de traducción —especialmente para las traducciones urgentes— que garantizase la seguridad de la información confidencial de sus documentos.

DeepL permite a Eppendorf adoptar un enfoque de traducción por niveles: las traducciones cortas se llevan a cabo mediante su GPT interno, las traducciones de texto largas y de documentos completos se hacen usando DeepL y las de documentación de importancia crítica con agencias. Este proceso les permite trabajar de forma más eficiente manteniendo el control sobre el contenido multilingüe. 

«Teníamos muchas herramientas pero nos hacían falta una solución centralizada y un proceso uniforme»

Anna-Lena Rüsken Gestora sénior de proyectos de transformación en Eppendorf

Eppendorf en pocas palabras

Eppendorf es una empresa líder a nivel internacional en el sector de las biociencias. Su catálogo incluye instrumentos, consumibles y servicios utilizados en laboratorios de todo el mundo, desde pipetas y centrifugadoras hasta ultracongeladores y biorreactores. Estos productos se usan sobre todo en laboratorios dedicados a la investigación académica y comercial. 

La sede de Eppendorf se encuentra en Alemania y opera en más de 30 países. Además de su red comercial internacional, Eppendorf cuenta con instalaciones de I+D y producción en Estados Unidos, Alemania, Reino Unido, China y Japón. 

Con equipos que trabajan en tantas regiones y marcos normativos diferentes, la comunicación precisa, coherente y conforme resulta indispensable para garantizar la coordinación entre las personas y el buen funcionamiento de las operaciones.

El reto de Eppendorf

Antes de de adoptar DeepL, los procesos de traducción variaban de un departamento a otro. Algunos equipos recurrían a herramientas gratuitas para traducir rápidamente y otros encargaban todas sus traducciones a agencias. 

A pesar de que los resultados de estas agencias eran de calidad, los retrasos y los costes eran difíciles de justificar, salvo en el caso de los documentos legales y normativos que exigían ese nivel de precisión.

«Cada departamento usaba herramientas distintas. Algunos usaban DeepL, otros el Traductor de Google y otros otras herramientas. Era imposible llevar el control de todo».

Anna-Lena Rüsken Gestora sénior de proyectos de transformación en Eppendorf

La solución: IA lingüística

Eppendorf empezó a usar DeepL para agilizar la traducción de documentos en sus departamentos. La solución destacó por su capacidad de preservar el formato de los documentos y ofrecer traducciones fiables más rápidamente que las agencias de traducción, todo ello sin comprometer la seguridad.

Hoy en día, DeepL desempeña un papel fundamental en el enfoque por niveles de Eppendorf para la traducción, basado en el tipo de contenido:

1. Para traducir contenido informal rápido (como un párrafo corto), los empleados recurren al GPT interno o la aplicación de escritorio de DeepL.
2. Para traducir documentación interna relativa a la normativa, contratos y comunicaciones comerciales, DeepL es la solución preferida, ya que garantiza velocidad, calidad y seguridad. 
3. Para traducir materiales de alto riesgo, como documentos normativos e instrucciones científicas, Eppendorf sigue confiando en la traducción humana, pero ya está explorando formas de integrar DeepL para acelerar los borradores iniciales y reducir los costes. 

«Si quiero hacerme una idea rápida del contenido de un párrafo, suelo usar GPT. Pero si quiero traducir un documento completo de forma segura, entonces uso DeepL».

Anna-Lena Rüsken Gestora sénior de proyectos de transformación en Eppendorf

Un factor decisivo para Eppendorf fueron las medidas de seguridad de nivel empresarial que ofrece DeepL, como el cumplimiento del RGPD y su política estricta de no usar los datos de los clientes para entrenar sus modelos. A medida que ha ido aumentando su uso, DeepL se ha convertido en un punto de referencia para todos los departamentos que ayuda a los distintos equipos a garantizar la coherencia y la calidad, incluso cuando trabajan de forma independiente.

Los resultados: mayor rapidez y control

Desde que integró DeepL, Eppendorf ha observado mejoras significativas en la rapidez , la coherencia y el control de sus traducciones. Los equipos internos ahora pueden traducir contratos, artículos y documentos normativos cuando quieran en cuestión de minutos, en lugar de días, sin tener que esperar a las agencias ni correr el riesgo de que haya inconsistencias terminológicas. 

«Las agencias de traducción pueden llegar a tardar fácilmente un par de semanas en mandarnos las traducciones y, en muchos casos, es demasiado tiempo. Ahora soltamos el archivo en DeepL y tenemos la traducción en un par de minutos».

Anna-Lena Rüsken Gestora sénior de proyectos de transformación en Eppendorf

Ahora que los equipos pueden obtener las traducciones importantes mucho más rápidamente, los equipos pueden centrarse en tareas de mayor valor, como adaptar las comunicaciones a los mercados locales o analizar cambios normativos.

Vamos paso a paso

Dada la creciente complejidad del cumplimiento normativo multilingüe y la necesidad cada vez mayor de rapidez en la obtención de información, los equipos de Eppendorf ahora no solo han agilizado sus traducciones de documentos, sino también su forma de trabajar.

Eppendorf ya está estudiando la posibilidad de integrar DeepL en su herramienta TAO que emplea principalmente para flujos de trabajo altamente regulados. A pesar de las limitaciones normativas para la traducción basada en IA, esto lleva a una mejor colaboración y a la aceleración de los procesos entre los especialistas en aplicaciones, los expertos en I+D y el equipo de redacción técnica.

Al facilitar la colaboración estratégica entre departamentos, DeepL está ayudando a este líder biocientífico internacional a difundir sus conocimientos especializados de forma segura, comunicarse de forma eficaz en múltiples idiomas y acelerar sus procesos más importantes.