Een taalinfrastructuur opzetten voor het hele bedrijf: hoe Kanadevia het IT-fundament versterkt om internationale groei mogelijk te maken

De internationale groeistrategie van Kanadevia: het wegnemen van taalbarrières die ontstaan door taalverschillen

Kanadevia Corporation (voorheen Hitachi Zosen Corporation; hierna “Kanadevia”) is actief in de milieu- en energiesector en levert een bijdrage aan decarbonisatie en de kringloop van grondstoffen. Het bedrijf houdt zich bezig met activiteiten die variëren van afvalenergiecentrales tot waterzuiveringsinstallaties, waterstofproductiesystemen en methanisatietechnologieën. Het bedrijf streeft ernaar om de inkomsten uit buitenlandse activiteiten te verhogen tot 50% en breidt de samenwerking met buitenlandse teams uit, onder meer via de Zwitserse dochteronderneming.

Toen deze strategie werd doorgevoerd, bleek echter dat meertalige communicatie één van de grootste uitdagingen vormde.

Kanadevia heeft DeepL-producten geïmplementeerd om veilige en consistente vertalingen binnen de hele organisatie te waarborgen en de taalbarrières bij vergaderingen en dagelijkse werkzaamheden weg te nemen. Het bedrijf heeft DeepL Pro geïmplementeerd voor documentvertalingen, DeepL Write voor ondersteuning bij het schrijven van teksten. Kanadevia heeft ook DeepL Voice for Meetings en DeepL Voice for Conversations geïmplementeerd om zowel online vergaderingen als persoonlijke ontmoetingen te ondersteunen.

(Van links naar rechts)

Kenji Sueoka, Manager, Afdeling Beheer van internationale Informatiestructuren, Hoofdkantoor voor de bevordering van informatie- en communicatietechnologie

Lee Jaeim, IT-engineer, Afdeling Beheer van internationale Informatiestructuren, Afdeling Beheer van informatie-infrastructuren, Hoofdkantoor voor de bevordering van informatie- en communicatietechnologie

Kenji Ishibashi, IT-engineer, Afdeling Beheer van internationale Informatiestructuren, Hoofdkantoor voor de bevordering van informatie- en communicatietechnologie

De taalbarrière van meertalige communicatie die de internationale groei belemmert

Kunt u ons iets vertellen over het bedrijfsbeleid van Kanadevia en de uitdagingen waarmee u te maken heeft bij het bevorderen van de internationale groei?

Sueoka: Ons bedrijf streeft naar een gelijkmatige verdeling van de bedrijfsopbrengsten tussen onze activiteiten in het buitenland en in eigen land, waarbij we streven naar een verhouding van 50:50. Aangezien we onze buitenlandse projecten steeds verder uitbreiden, is het essentieel om nauw samen te werken en informatie uit te wisselen met onze internationale vestigingen.

Veel interne documenten worden echter in het Japans opgesteld. Hierdoor was het voor de lokale medewerkers in onze buitenlandse vestigingen niet altijd even duidelijk welke ontwikkelingen er gaande waren. Vanuit het perspectief van de IT-afdeling was er ook een toenemende vraag om onderhoudsinformatie en interne mededelingen zowel in het Japans als in het Engels aan te bieden.

Tijdens vergaderingen met teams uit het buitenland kon, uit angst omdat sommige medewerkers een taal niet goed beheersen, een psychologische barrière ontstaan en de communicatie vertragen. Deze taalkundige beperkingen hadden uiteindelijk gevolgen voor de snelheid en efficiëntie van de processen.

Dit was niet alleen een uitdaging voor de Engelse taal. We hebben regelmatig te maken met situaties waarin communicatie in talen als het Thais of het Indonesisch vereist is. Het volstaat niet altijd om uitsluitend personeel aan te stellen dat de Engelse taal beheerst.

Kenji Sueoka, Manager, Afdeling Beheer van internationale Informatiestructuren, Hoofdkantoor voor de bevordering van informatie- en communicatietechnologie

Op basis waarvan werd de implementatie van DeepL overwogen binnen Kanadevia?

Sueoka: De eerste aanleiding was de krachtige aanbeveling van één van onze leidinggevenden, die wilde dat het officiële DeepL-product zou worden geïntroduceerd. Toen we een interne enquête hielden, bleek dat sommige medewerkers DeepL al gebruikten. Op basis hiervan besloten we dat we een officieel goedgekeurde vertaalomgeving moesten bieden die medewerkers met een gerust hart konden gebruiken.

Hoe werden de vertalingen afgehandeld voordat DeepL volledig werd geïmplementeerd?

Ishibashi: We gebruikten verschillende tools voor documentvertaling, tekstvertaling en algemene AI, afhankelijk van het gebruik. Geen van deze tools was echter geschikt als standaardoplossing voor het hele bedrijf. 

Sommige tools werkten op basis van gebruiksgebaseerde prijsmodellen, wat niet geschikt voor ons is vanwege de budgetcontrole en interne goedkeuringsprocessen. Andere tools leverden niet altijd een vertaling van voldoende kwaliteit om professioneel te kunnen gebruiken. Hierdoor werden er verschillende tools en workflows gebruikt per afdeling en per medewerker, wat leidde tot verschillen in kwaliteit en werkdruk.

We zagen de noodzaak ervan in: als we geen veilige, bedrijfsbrede vertaalomgeving zouden implementeren, zou dit nadelige gevolgen hebben voor de informatie-uitwisseling met onze buitenlandse vestigingen en de efficiëntie van onze dagelijkse processen. We merkten dat er behoefte was aan een uniforme en consistente vertaalinfrastructuur die door de hele organisatie kon worden gebruikt.

Kenji Ishibashi, IT-engineer, Afdeling Beheer van internationale Informatiestructuren, Hoofdkantoor voor de bevordering van informatie- en communicatietechnologie

Van contracten en onderzoek en ontwikkeling tot IT: DeepL is in het hele bedrijf ingevoerd

Hoe heeft u de validatie vóór de implementatie uitgevoerd?

Sueoka: We hebben in 2024 een Proof of Concept (PoC) uitgevoerd met ongeveer 100 gebruikers. We hebben DeepL-licenties uitgedeeld en deelnemers gevraagd om de tool te gebruiken in hun dagelijkse processen. Uit een aanvullende enquête kwam een duidelijk positief beeld naar voren: veel gebruikers gaven aan dat de kwaliteit van de vertalingen oog was en dat het product geschikt was voor zakelijk gebruik.

We ervaarden nauwelijks problemen over de manier waarop we de huidige tools zouden afhandelen of over de taakverdeling binnen de verschillende oplossingen. De interne afstemming verliep heel vlot. Daarnaast was de veiligheid en naleving van de regelgeving volledig gewaarborgd, waardoor er tijdens het selectieproces geen ernstige zorgen waren. Daardoor verliep de implementatie snel en ongeveer twee maanden later zijn we overgestapt op een volledig contract.

Hoe wordt DeepL op dit moment binnen de organisatie gebruikt?

Ishibashi: We hebben DeepL Pro, DeepL Write, DeepL Voice for Meetings en DeepL Voice for Conversations geïmplementeerd. Onze werknemers kiezen zelf welke tool geschikt is voor hun taak. We boden add-ons en desktopapplicaties aan en hebben zo een toegankelijke omgeving ontwikkeld die de implementatie door het hele bedrijf ondersteunt.

DeepL wordt op veel verschillende manieren gebruikt. Contractafdelingen vertalen overeenkomsten met buitenlandse partners. Onderzoeks- en ontwikkelingsteams vertalen wetenschappelijke artikelen en technische literatuur. Internationale projectteams gebruiken DeepL om te communiceren met buitenlandse vestigingen, terwijl de IT-afdeling het inzet voor het vertalen van technische documentatie.

Lee: Ik vind de documentvertaling-functie bijzonder handig. De opmaak blijft bijna volledig intact, zelfs wanneer documenten een combinatie van tekst, grafieken en afbeeldingen bevatten. Het is handig dat PowerPoint--, PDF- en Word-bestanden direct worden vertaald.

Bij algemene AI-tools kan de documentvertaling inconsistente resultaten leveren en extra tijd kosten. DeepL verwerkt documenten echter snel en behoudt daarbij de opmaak. Daarom gebruiken we momenteel DeepL voor documentvertalingen.

Lee Jaeim, IT-engineer, Afdeling Beheer van internationale Informatiestructuren, Hoofdkantoor voor de bevordering van informatie- en communicatietechnologie

Taalbarrières wegnemen tijdens vergaderingen en gesprekken met stemvertaling

Hoe wordt DeepL Voice toegepast binnen Kanadevia?

Ishibashi: Veel medewerkers gebruiken DeepL Voice for Conversations op hun zakelijke smartphone tijdens zakelijke reizen en beurzen in het buitenland om de persoonlijke communicatie te ondersteunen. Vanwege het bedrijfsbeleid kan er slechts een beperkt aantal apps worden geïnstalleerd. Het is dan ook erg handig dat er een officieel goedgekeurde DeepL-app beschikbaar is.

Lee: DeepL Voice for Meetings wordt ook veel ingezet voor online vergaderingen. Aangezien er weinig goede alternatieven zijn, zijn we overtuigd van de meerwaarde van DeepL Voice als oplossing om zowel de online als offline communicatie te ondersteunen.

De internationale groei versnellen met een taalinfrastructuur

Welke verschillen zijn er volgens u tussen DeepL en algemene AI-tools?

Lee: Ik heb onlangs een algemene AI-tool uitgeprobeerd tijdens een vergadering waar vier talen werden gesproken: Koreaans, Japans, Engels en Chinees. De vertaalsnelheid was traag en de vertraging was te groot voor een live-vergadering.

DeepL Voice for Meetings geeft echter gesproken content in realtime weer als tekst tijdens online vergaderingen. Zo blijft het natuurlijke tempo van gesprekken behouden en verlopen de discussies vlot en zonder onderbrekingen. Bij het ontwikkelen van een taalinfrastructuur voor het hele bedrijf is het essentieel dat de vertaalkwaliteit tijdens vergaderingen even hoog is als de vertaalkwaliteit van de documentvertalingen.

Tenslotte, hoe ziet de toekomst er volgens u uit?

Sueoka: Kanadevia richt zich strategisch gezien vooral op het uitbreiden van de projecten in het buitenland en het versterken van de samenwerking met internationale vestigingen Onze werkprocessen kunnen in de praktijk door taalverschillen worden vertraagd. AI-vertaaltools moeten in onze interne infrastructuur geïntegreerd zijn om te voorkomen dat taal uitgroeit tot een beperkende factor.

Medewerkers die DeepL gebruiken, kunnen zich richten op hun belangrijkste werkzaamheden en tegelijkertijd de hinder van taalbarrières verminderen. We zijn ervan overtuigd dat deze omgeving onze voortdurende internationale groei verder zal ondersteunen.