Membangun “Infrastruktur Bahasa” di seluruh perusahaan: Bagaimana Kanadevia memperkuat fondasi TI-nya untuk mendukung ekspansi global

Strategi pertumbuhan global Kanadevia: mengurangi hambatan akibat perbedaan bahasa

Kanadevia Corporation (sebelumnya Hitachi Zosen Corporation; selanjutnya disebut “Kanadevia”) mengoperasikan bisnis lingkungan dan energi yang berkontribusi pada dekarbonisasi dan sirkulasi sumber daya, mulai dari pembangkit listrik tenaga sampah hingga fasilitas pengolahan air, sistem produksi hidrogen, dan teknologi metanasi. Perusahaan bertujuan untuk meningkatkan rasio pendapatan operasional luar negeri menjadi 50% dan sedang memperluas kolaborasi dengan tim luar negeri, termasuk melalui anak perusahaannya di Swiss.

Namun, salah satu tantangan terbesar dalam mendorong strategi ini adalah komunikasi multibahasa.

Untuk mendukung terjemahan yang aman dan konsisten di seluruh organisasi serta mengurangi hambatan dalam rapat dan kolaborasi sehari-hari, Kanadevia menerapkan rangkaian produk DeepL. Perusahaan mengadopsi DeepL Pro untuk terjemahan dokumen, DeepL Write untuk dukungan penulisan, serta memperkenalkan DeepL Voice for Meetings dan DeepL Voice for Conversations untuk mendukung rapat daring maupun tatap muka.

(Dari kiri ke kanan)

Kenji Sueoka, Manajer, Bagian Manajemen Struktur Informasi Global, Markas Besar Promosi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Lee Jaeim, Insinyur TI, Bagian Manajemen Struktur Informasi Global, Departemen Manajemen Infrastruktur Informasi, Markas Besar Promosi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Kenji Ishibashi, Insinyur TI, Bagian Manajemen Struktur Informasi Global, Markas Besar Promosi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Hambatan komunikasi multibahasa yang menghambat ekspansi bisnis global

Bisakah Anda menceritakan tentang kebijakan bisnis Kanadevia dan tantangan yang Anda hadapi dalam memajukan globalisasi?

Sueoka: Perusahaan kami telah menetapkan kebijakan untuk bergerak menuju pembagian pendapatan operasional yang seimbang antara bisnis luar negeri dan domestik, dengan menargetkan rasio 50:50. Seiring dengan perluasan proyek-proyek kami di luar negeri, kolaborasi yang erat dan pertukaran informasi dengan kantor-kantor internasional kami menjadi sangat penting.

Namun, banyak dokumen internal yang disusun dalam bahasa Jepang. Bagi karyawan yang direkrut secara lokal di kantor-kantor kami di luar negeri, hal ini terkadang membuat mereka sulit memahami apa yang sedang terjadi. Dari perspektif departemen TI, ada juga permintaan yang semakin meningkat untuk menyediakan informasi pemeliharaan dan pengumuman internal dalam bahasa Jepang dan Inggris.

Selain itu, ketika rapat dengan tim luar negeri dijadwalkan, kecemasan terkait bahasa dapat menjadi hambatan psikologis dan terkadang memperlambat komunikasi. Tantangan bahasa ini pada akhirnya berdampak pada kecepatan dan efisiensi operasional.

Tantangannya tidak terbatas pada Inggris. Dalam banyak situasi, komunikasi dalam bahasa seperti Thai atau Indonesia diperlukan. Hanya menugaskan staf yang berbahasa Inggris tidak selalu cukup.

Kenji Sueoka, Manajer, Bagian Manajemen Struktur Informasi Global, Markas Besar Promosi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Bagaimana pertimbangan untuk menerapkan DeepL dimulai?

Sueoka: Pemicu awalnya adalah dukungan kuat dari salah satu eksekutif kami, yang meminta untuk memperkenalkan produk resmi DeepL. Saat kami melakukan survei internal, kami juga menemukan bahwa karyawan sudah menggunakan DeepL secara individual. Hal itu membuat kami menyimpulkan bahwa kami harus menyediakan lingkungan yang disetujui secara resmi di mana karyawan dapat menggunakannya dengan percaya diri.

Sebelum menerapkan DeepL sepenuhnya, bagaimana Anda menangani kebutuhan terjemahan?

Ishibashi: Kami menggunakan kombinasi alat penerjemahan berkas, alat terjemahan teks, dan AI serba guna, tergantung pada kasus penggunaannya. Namun, tidak satupun dari alat-alat ini dapat diposisikan sebagai satu alat standar untuk seluruh perusahaan. 

Beberapa di antaranya beroperasi dengan model penetapan harga berbasis penggunaan, yang mempersulit pengendalian anggaran dan proses persetujuan internal. Dalam kasus lain, kualitas terjemahan tidak selalu memadai untuk penggunaan bisnis profesional. Akibatnya, alat dan alur kerja bervariasi antar departemen dan individual, sehingga menimbulkan ketidakkonsistenan dalam hal kualitas dan beban kerja.

Kami merasa ada urgensi: tanpa lingkungan terjemahan yang aman dan mencakup seluruh perusahaan, berbagi informasi dengan kantor-kantor di luar negeri serta kecepatan operasi sehari-hari akan terpengaruh. Itulah sebabnya kami menyadari perlunya infrastruktur terjemahan terpadu yang dapat digunakan secara konsisten di seluruh organisasi.

Kenji Ishibashi, Insinyur TI, Bagian Manajemen Struktur Informasi Global, Markas Besar Promosi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Mulai dari kontrak dan R&D hingga TI: Penerapan DeepL meluas ke seluruh perusahaan

Bagaimana Anda melakukan validasi sebelum implementasi?

Sueoka: Pada tahun 2024, kami melakukan Uji Konsep (Proof of Concept/PoC) yang melibatkan sekitar 100 pengguna. Kami mendistribusikan lisensi DeepL dan meminta para peserta untuk menggunakan alat tersebut dalam operasional sehari-hari mereka. Dalam survei lanjutan, kami melihat respons yang kuat: banyak pengguna berkomentar bahwa kualitasnya tinggi dan dapat digunakan untuk keperluan bisnis.

Hampir tidak ada kekhawatiran mengenai cara menangani alat yang ada atau bagaimana tanggung jawab harus dibagi di antara berbagai solusi, dan penyelarasan internal berjalan dengan lancar. Keamanan dan kepatuhan regulasi juga sepenuhnya terjamin, sehingga tidak ada kekhawatiran besar selama proses seleksi. Akibatnya, implementasi berjalan dengan cepat, dan sekitar dua bulan kemudian kami beralih ke kontrak penuh.

Bagaimana DeepL saat ini digunakan di seluruh organisasi?

Ishibashi: Kami telah mengimplementasikan DeepL Pro, DeepL Write, DeepL Voice for Meetings, dan DeepL Voice for Conversations. Pengguna memilih alat yang sesuai untuk tugas tersebut. Dengan menyediakan add-in dan aplikasi desktop, kami menciptakan lingkungan yang mudah diakses yang mendukung adopsi di seluruh perusahaan.

DeepL digunakan dalam berbagai skenario. Bagian kontrak menerjemahkan perjanjian dengan partner luar negeri. R&D teams menerjemahkan makalah akademis dan literatur teknis. Tim proyek internasional mengandalkannya untuk berkomunikasi dengan kantor-kantor di luar negeri, sementara departemen TI menggunakannya untuk menerjemahkan dokumentasi teknis.

Lee: Secara pribadi, saya merasa penerjemahan berkas sangat bermanfaat. Bahkan ketika dokumen berisi campuran teks, bagan, dan gambar, tata letaknya tetap utuh. Kemampuan untuk menerjemahkan file PowerPoint, PDF, dan Word secara langsung sangatlah praktis.

Dengan alat AI serba guna, penerjemahan berkas dapat menimbulkan ketidakpastian dan membutuhkan waktu tambahan. Sebaliknya, DeepL memproses file dengan cepat dan mempertahankan formatnya, sehingga kami mengandalkannya untuk sebagian besar kebutuhan penerjemahan berkas.

Lee Jaeim, Insinyur TI, Bagian Manajemen Struktur Informasi Global, Markas Besar Promosi Teknologi Informasi dan Komunikasi

Menghilangkan hambatan dalam rapat dan percakapan dengan terjemahan suara

Bagaimana DeepL Voice digunakan?

Ishibashi: Selama perjalanan bisnis dan pameran di luar negeri, banyak karyawan menggunakan DeepL Voice for Conversations di ponsel pintar yang diberikan perusahaan untuk mendukung komunikasi tatap muka. Karena kebijakan perusahaan, jangkauan aplikasi yang dapat diinstal terbatas, sehingga ketersediaan aplikasi DeepL yang telah disetujui secara resmi sangat membantu.

Lee: DeepL Voice for Meetings juga banyak digunakan untuk rapat daring. Karena hanya ada sedikit alternatif yang layak, kami melihat nilai yang jelas dalam DeepL Voice sebagai solusi yang mendukung komunikasi baik online maupun offline.

Mempercepat ekspansi global dengan “infrastruktur bahasa”

Bagaimana Anda memandang perbedaannya dibandingkan dengan alat AI untuk keperluan umum?

Lee: Baru-baru ini, saya mencoba menggunakan alat AI serbaguna selama rapat di mana empat bahasa—Korea, Jepang, Inggris, dan Mandarin—digunakan. Kecepatan terjemahannya lambat, dan penundaan tersebut terlalu signifikan untuk rapat langsung.

Sebaliknya, DeepL Voice for Meetings menampilkan konten lisan secara real-time sebagai teks selama rapat daring. Hal ini membantu mempertahankan tempo percakapan yang alami dan memungkinkan diskusi berlangsung tanpa kehilangan alur dialog. Memiliki terjemahan berkualitas tinggi yang sama baik dalam rapat maupun dalam penerjemahan dokumen sangat penting untuk membangun infrastruktur bahasa standar di seluruh perusahaan.

Terakhir, bisakah Anda berbagi pandangan Anda tentang masa depan?

Sueoka: Memperluas proyek-proyek di luar negeri dan memperkuat kolaborasi dengan kantor-kantor internasional merupakan prioritas strategis utama. Dalam praktiknya, perbedaan bahasa dapat memperlambat pekerjaan. Itulah mengapa penting untuk mengintegrasikan alat penerjemahan berbasis AI sebagai bagian dari infrastruktur internal kami—agar bahasa tidak menjadi hambatan.

Dengan memanfaatkan DeepL, karyawan dapat fokus pada penerapan keahlian inti mereka sambil mengurangi hambatan akibat kendala bahasa. Kami yakin lingkungan ini akan memberikan dukungan untuk ekspansi global kami yang berkelanjutan.